Enregistrer la facture comme envoyée

Équipe éditoriale Flowtly5 min

Toutes les factures ne partent pas via Flowtly. Vous en envoyez peut-être une depuis votre propre boîte mail, vous la postez, ou vous la remettez en main propre lors d'un rendez-vous. « Marquer comme envoyée » consigne cette remise, pour que la facture soit traitée comme toute autre facture envoyée au lieu d'attendre un envoi qui a déjà eu lieu.

Enregistrer une remise n'envoie rien. Aucun PDF n'est généré, aucun e-mail ne quitte Flowtly, et rien n'est transmis à KSeF ni à aucun autre canal de facturation électronique. L'action consigne une remise qui s'est produite ailleurs.

Avant de commencer

  • Vous avez besoin du rôle gestionnaire de factures. Le même rôle peut annuler l'enregistrement.
  • La facture doit être émise et en attente de paiement. Un brouillon ne peut pas être enregistré comme envoyé : émettez-le d'abord.
  • Une facture que Flowtly a déjà envoyée, ou qui a déjà été enregistrée comme envoyée une fois, ne peut pas l'être à nouveau.

Enregistrer la remise

  1. Dans la liste des factures, cliquez sur le bouton « Plus d'options » de la ligne de la facture, ou ouvrez son aperçu.
  2. Choisissez « Marquer comme envoyée ».
  3. Renseignez éventuellement « Remise le ». La date par défaut est aujourd'hui et ne peut pas être dans le futur.
  4. Ajoutez éventuellement une « Note (facultatif) » sur la façon dont elle est partie, par exemple envoyée par e-mail depuis la boîte du bureau. Jusqu'à 500 caractères.
  5. Cliquez sur « Enregistrer la remise ».

Le statut de la facture devient Envoyée, exactement comme si Flowtly l'avait envoyée par e-mail.

Les deux dates sont conservées : le jour où vous indiquez qu'elle a été remise, et le jour où vous l'avez enregistrée. « Elle a été postée le 29 » et « elle a été consignée le 2 » sont deux faits différents ; l'historique de la facture montre les deux, ainsi que la personne qui a enregistré.

Ce qui change après l'enregistrement

  • La facture est relancée pour paiement : elle rejoint les listes d'échéances dépassées et les rappels de paiement, ce qui est tout l'intérêt d'enregistrer la remise.
  • Elle apparaît comme Envoyée dans la liste des factures.
  • Elle compte désormais comme émise pour les exports comptables et y figure.
  • Son historique indique que la remise a été enregistrée à la main et non envoyée par e-mail par Flowtly.

Annuler une remise enregistrée

Si vous l'avez enregistrée par erreur :

  1. Ouvrez l'aperçu de la facture : l'annulation y est proposée, pas sur la ligne de la liste.
  2. Choisissez « Annuler le marquage comme envoyée ».
  3. Indiquez éventuellement un « Motif (facultatif) ».
  4. Cliquez sur « Retirer le marquage ».

La facture repasse en attente de remise et n'est plus relancée pour paiement : elle quitte les listes d'échéances dépassées et aucun autre rappel ne part.

La facture reste dans les exports comptables

C'est voulu, et c'est la partie à comprendre avant d'enregistrer quoi que ce soit.

C'est l'enregistrement de la remise qui fait que la facture compte comme émise, et l'annulation ne revient pas sur ce point. La facture reste dans les exports comptables, l'enregistrement d'origine demeurant visible dans son historique.

La raison est qu'un export que la comptabilité a déjà vu ne doit pas perdre un document en silence. Flowtly garde la correction visible plutôt que d'effacer le fait. C'est aussi pourquoi un brouillon ne peut pas être enregistré comme envoyé : c'est le seul cas où rester dans les exports serait faux, puisque la facture n'a jamais été émise — l'action est donc refusée d'emblée au lieu de vous laisser un enregistrement impossible à annuler.

Ce que l'annulation ne peut pas faire

  • Elle fonctionne une fois. Après une annulation, la facture ne peut plus être enregistrée comme envoyée à la main. Flowtly peut toujours l'envoyer normalement.
  • Elle ne retire qu'un enregistrement manuel. Une facture que Flowtly a réellement envoyée par e-mail ne peut pas être remise en attente de remise : le client a déjà le PDF, et arrêter ses rappels serait une erreur.
  • Elle disparaît dès que la facture est modifiée. Si vous changez la facture après avoir enregistré la remise, l'annulation n'est plus proposée : la facture porte alors le signal « modifiée après que le client l'a vue », et l'annulation l'effacerait.

Exemples de cas d'utilisation

  • Une facture envoyée depuis votre propre boîte mail : l'enregistrer pour qu'elle soit relancée, sans envoyer au client un second exemplaire.
  • Une facture remise en rendez-vous : l'enregistrer avec la date de la remise.
  • Une facture envoyée par courrier : enregistrer la date d'envoi et noter le moyen.
  • Une ligne erronée : annuler l'enregistrement le jour même, avant le début des rappels, et la facture repasse en attente de remise.

Carte des relations

Renvoie àConsommeDérivé dePartie dePrévu vs réel
Décrit iciDécrit ailleurs
invoice facturé à counterparty. invoice taxé par tax-group. cost impute sur budget. cost dû à counterparty. bank-transaction rapproché de invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract planifie payment-schedule-line. payment-schedule-line invoiced as invoice. contract conclu avec counterparty. contract rattaché à budget. contract commande purchase-order-line. purchase-order-line valorise position. purchase-order-line estimé face à time-entry. budget raises budget-alert. budget couvre project. counterparty par défaut vers budget. counterparty par défaut vers project. invoice facturé depuis project. set-off-declaration règle invoice. set-off-declaration déclarée avec counterparty. project lié à budget. tenant-turnover déclaré par counterparty. tenant-turnover surface issue de contract. utilities-statement calculated for contract. lead devient counterparty. deal vendu à counterparty.facturé àtaxé parimpute surdû àrapproché deimportsplanifieinvoiced asconclu avecrattaché àcommandevaloriseestimé face àraisescouvrepar défaut verspar défaut versfacturé depuisrègledéclarée aveclié àdéclaré parsurface issue decalculated fordevientvendu àFFacture — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FactureTTiers — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.TiersGGroupe de taxes — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Groupe de taxesCCoût — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CoûtBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetTTransaction bancaire — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Transaction bancaireBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionCContrat — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContratÉÉchéance de paiement — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Échéance de paiementLLigne de la commande — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.Ligne de la commandePPosition — The catalogue of job titles a project role is drawn from.PositionSSaisie de temps — What actually happened — work time logged against a project.Saisie de tempsBBudget alert — A notice that a budget has gone off plan - spending over the planned amount, or a margin below the one that was planned. It is raised by a daily check rather than by anyone asking for it.Budget alertPProjet — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjetDDéclaration de compensation — A record that your invoices to one counterparty and its cost documents were settled against each other, in amounts that balance exactly. It lowers what remains due on the invoices; it is not a payment.Déclaration de compen…CChiffre d'affaires des locataires — A tenant's reported sales for one month, entered by staff and used for reporting only. An absent figure means not reported, which is a different statement from a reported zero.Chiffre d'affaires de…UUtilities statement — One lease's electricity for one month, the kWh its meters recorded times the tariff in force. A draft until finalised, then it never changes; a correction is a new draft.Utilities statementPProspect — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.ProspectAAffaire — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Affaire

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