Guide de prise en main

Ce guide accompagne une nouvelle organisation dans la configuration de Flowtly, dans l'ordre qui fonctionne le mieux : chaque étape s'appuie sur la précédente. Chaque étape renvoie à l'article qui la traite en détail. La seconde moitié rassemble les questions qui reviennent le plus souvent pendant les premières semaines, chez les administrateurs comme chez les personnes qu'ils invitent, par exemple un expert-comptable externe.

Pendant une période d'essai, une liste de contrôle Configuration s'affiche dans le coin inférieur droit de l'espace de travail avec les trois premières tâches : Ajouter un client, Créer un projet et Inviter un collègue. Les étapes ci-dessous couvrent ces tâches et ce qui les entoure.

Étape 1 : Paramètres de l'organisation

Commencez sous Paramètres → Administration → Organisation. Définissez la Devise par défaut de l'entreprise, la langue de l'interface et la langue juridique, les formats de date et de montant, les jours ouvrés et le logo de l'entreprise. Ces réglages s'appliquent à tous les membres de l'organisation : fixez-les avant que quiconque ne commence à saisir des données. Voir Paramètres de l'organisation.

Ouvrez ensuite Paramètres → Finance et business → Paramètres de facturation et renseignez les données de facturation que vos clients verront sur les factures : raison sociale, adresse et numéro d'identification fiscale. Le Format du nom de la facture définit la numérotation des factures, et le nombre de jours avant échéance fixe le délai de paiement par défaut. Voir Paramètres de facturation.

Si votre organisation souhaite que chaque membre utilise un second facteur de connexion, activez dès maintenant Exiger l’authentification multifacteur sous Paramètres → Administration → Sécurité, avant d'inviter qui que ce soit. Personne n'est bloqué pour autant : les personnes qui n'ont pas encore configuré d'application d'authentification sont guidées dans la configuration lors de leur connexion. Voir Paramètres de sécurité.

Étape 2 : Utilisateurs et groupes de permissions

Décidez qui doit voir et faire quoi avant d'inviter des personnes. Créez des Groupes de permissions sous Paramètres → Personnes → Groupes de permissions, un par rôle dans votre entreprise, par exemple « Chef de projet » ou « Comptable ». Une modification apportée à un groupe s'applique d'un coup à tous ses membres, ce qui est plus facile à maintenir correct que des permissions par personne. Voir Groupes d'autorisations et Autorisations.

Ajoutez ensuite vos collaborateurs sous Équipe → Membres de l'équipe avec Ajouter un membre de l'équipe, et utilisez Inviter dans la liste pour donner à chacun un accès de connexion. L'invitation est envoyée à l'adresse e-mail professionnelle indiquée sur son profil. Voir Inviter votre équipe et Nouvel employé.

Les personnes qui approuvent doivent avoir leur rôle avant l'arrivée de la première demande. Les approbateurs de congés se définissent sous Paramètres → Personnes → Approbateurs de congés, et les approbateurs de factures sous Paramètres → Finance et business → Approbateurs de factures. Voir Approbateurs de factures.

Étape 3 : Clients et projets

Ajoutez vos clients sous Contreparties avec Ajouter une contrepartie, en choisissant le rôle de client. Réglez soigneusement le pays et la devise de chaque client : les tarifs et les factures des projets de ce client utilisent la devise du client. Voir Clients.

Créez ensuite les projets sous Projets avec Ajouter un projet, choisissez le type de projet, associez le client et utilisez Associer des membres de l'équipe pour ajouter les personnes qui y travailleront. Voir Ajouter (modifier) un projet.

Étape 4 : Tarifs

Pour le travail en régie, attribuez à chaque personne un taux horaire sur chaque projet qu'elle facture. Ouvrez le profil de la personne, allez dans l'onglet Tarifs et choisissez Ajouter un tarif. Un tarif ne peut être ajouté que pour un projet actif qui a un client, et sa devise est celle du client. Lorsqu'un tarif change, prolongez-le à partir d'une date plutôt que de le modifier, afin que les heures antérieures conservent le prix auquel elles ont été travaillées. Voir Tarifs.

Les prix par défaut liés à des attributs, comme l'ancienneté, se définissent sous Paramètres → Avancé → Règles d'attributs. Voir Tarifs de facturation.

Étape 5 : Suivi du temps

Les personnes saisissent leurs heures sous Temps de travail, sur les projets auxquels elles sont associées. Sous Paramètres → Personnes → Feuilles de temps, vous pouvez exiger une longueur minimale de description pour chaque entrée, ce qui garde les entrées utiles sur les factures. Le suivi du temps peut être désactivé pour les personnes qui ne saisissent pas d'heures. Voir Suivi du temps, Feuilles de temps et Paramètres de suivi du temps.

À la fin d'un mois, les heures d'un projet peuvent être validées avant d'être facturées. Voir Validation mensuelle du projet.

Étape 6 : Facturation

Chaque facture nécessite un compte bancaire et un client : ajoutez donc le compte bancaire de votre entreprise sous Paramètres → Finance et business → Banques avant la première facture. Créez ensuite les factures sous Factures, à la main ou à partir des heures saisies dans Temps de travail. Voir Liste et création de factures.

Pour les factures fournisseurs, décidez qui les approuve. Sous Paramètres → Finance et business → Approbateurs de factures, activez le Flux d'approbation des factures et utilisez Accorder le rôle pour chaque personne qui doit approuver. Les factures peuvent aussi être acheminées vers le responsable d'un tag d'un de vos Groupes de tags de factures, par exemple un type de coût. Voir Flux d'approbation des factures.

Étape 7 : Intégrations

Connectez en dernier les systèmes que vous utilisez déjà, une fois que les données qu'ils échangent avec Flowtly ont une destination : comptes bancaires, facturation électronique KSeF, exports pour votre logiciel de comptabilité et Google Agenda. Voir Intégrations, Intégration bancaire, Facturation électronique et Exports comptables.

Pièges courants

Se connecter avec une autre adresse que celle qui a été invitée

Une invitation appartient exactement à l'adresse e-mail à laquelle elle a été envoyée. Si vous avez déjà un compte Flowtly sous une autre adresse, par exemple une boîte personnelle, l'organisation qui a invité votre adresse professionnelle n'apparaît pas lorsque vous vous connectez avec l'adresse personnelle. Connectez-vous avec l'adresse que mentionne l'invitation. Si votre compte doit rester sur une autre adresse, demandez à l'administrateur d'inviter plutôt cette adresse.

Administrateurs : avant d'inviter une personne externe, comme un expert-comptable, demandez-lui avec quelle adresse elle se connecte à Flowtly.

Accepter une invitation lorsque vous avez déjà un compte

Une invitation envoyée à une adresse qui a déjà un compte Flowtly ne crée pas de second compte. Connectez-vous, ouvrez le menu du compte, choisissez Changer d'organisation puis Voir toutes les organisations. Sur la page Choisir une organisation, l'invitation attend sous Invitations en attente. Choisissez Accepter, et l'organisation rejoint votre liste. Voir Travailler avec plusieurs organisations.

Un approbateur qui n'a pas accepté son invitation

Une personne qui détient le rôle d'approbateur de congés ou de factures mais n'a jamais accepté son invitation ne peut rien approuver. Flowtly le signale dans les paramètres des approbateurs et sur la facture. Assurez-vous que chaque approbateur s'est connecté au moins une fois avant de compter sur lui.

Configurer une application d'authentification

Lorsque votre organisation exige l'authentification multifacteur, l'écran de connexion vous demande de configurer une application d'authentification la première fois :

Installez sur votre téléphone une application d'authentification, comme Google Authenticator ou Microsoft Authenticator.
Scannez le code QR affiché à l'écran avec l'application, ou saisissez le Secret à la main dans l'application.
Saisissez le code à 6 chiffres affiché par l'application.
Cochez Faire confiance à cet appareil si vous ne voulez pas qu'on vous le redemande dans ce navigateur pendant 30 jours.
Choisissez Vérifier et activer, puis enregistrez vos Codes de récupération.

N'envoyez jamais le code QR, le secret ou un code de récupération à qui que ce soit, y compris au support Flowtly. Quiconque les possède peut produire vos codes de connexion. Si vous partagez une capture d'écran de cet écran, masquez-les d'abord. Voir Authentification multifacteur.

Si la connexion s'arrête sur une erreur avant l'affichage de l'écran de configuration, contactez le support comme décrit ci-dessous.

Connexion avec Google ou mot de passe

Choisir Se connecter avec Google et se connecter avec son adresse e-mail et son mot de passe mènent au même compte, tant que l'adresse est la même. La connexion avec Google ne fonctionne que pour une adresse qui a déjà un compte Flowtly ou qui a été invitée. Si vous n'avez jamais défini de mot de passe, utilisez Mot de passe oublié ? sur l'écran de connexion pour en définir un. Voir Connexion.

Réinitialiser un mot de passe

Choisissez Mot de passe oublié ? sur l'écran de connexion et saisissez l'adresse que votre compte utilise. Flowtly vous envoie par e-mail un lien limité dans le temps pour définir un nouveau mot de passe. Si votre organisation impose l'authentification unique, les mots de passe ne peuvent pas être réinitialisés dans Flowtly ; connectez-vous via le fournisseur de votre entreprise.

Ce qu'il faut envoyer au support lorsque vous ne pouvez pas vous connecter

Envoyez un message contenant :

L'adresse e-mail avec laquelle vous vous connectez.
Votre mode de connexion : mot de passe, Google ou l'authentification unique de votre entreprise.
L'heure exacte de la tentative, avec votre fuseau horaire.
Une capture d'écran de toute la fenêtre du navigateur, barre d'adresse visible.

N'incluez pas votre mot de passe, un code QR, un secret d'application d'authentification ni un code de récupération.

Configurer KSeF

Le jeton KSeF que vous collez dans les paramètres de facturation électronique doit avoir à la fois les permissions InvoiceRead et InvoiceWrite. Un jeton qui ne les a pas est refusé avec un message indiquant ce qui manque ; générez-en un nouveau dans KSeF et collez-le à nouveau.

Transmettre les données à votre expert-comptable

Avant de compter sur un export régulier vers votre logiciel de comptabilité, exportez un mois et demandez à votre expert-comptable de l'importer à titre d'essai. Les problèmes de catégories, de journaux ou de contreparties apparaissent alors, avant d'atteindre vos livres.

Exemples de cas d'utilisation

Une petite entreprise de services configure son espace de travail en une après-midi, des paramètres de l'organisation jusqu'à sa première facture.
Un administrateur prépare les groupes de permissions et les approbateurs avant d'inviter toute l'équipe, afin que personne ne se connecte à une vue vide ou incorrecte.
Un expert-comptable externe rejoint une organisation avec un compte Flowtly existant et configure l'application d'authentification que l'organisation exige.