Flowtly Assistant

Flowtly Assistant est un chat dans lequel vous interrogez en langage courant les données Flowtly de votre organisation, et lui demandez d'agir à votre place, par exemple pour saisir votre temps de travail ou enregistrer un contrat. Il s'exécute dans sa propre fenêtre, à l'adresse assistant.flowtly.eu, connecté avec votre compte Flowtly habituel, et il ne travaille qu'avec l'organisation dans laquelle vous vous êtes connecté.

Ce n'est pas une copie distincte de vos données. Chaque réponse est lue dans votre espace de travail en direct, et chaque modification qu'il effectue est faite dans votre espace de travail, sous votre nom et avec vos propres autorisations.

L'ouvrir

• Depuis l'espace de travail : un administrateur de l'organisation trouve Ouvrir Flowtly Assistant dans le menu du compte. Il ouvre l'assistant dans un nouvel onglet du navigateur, déjà connecté à la même organisation. Si rien ne s'ouvre, votre navigateur a bloqué la fenêtre : autorisez les fenêtres contextuelles pour Flowtly et réessayez.
• Directement : rendez-vous sur assistant.flowtly.eu et connectez-vous avec votre e-mail et votre mot de passe Flowtly, ou avec Google. L'authentification multifacteur fonctionne comme dans l'espace de travail.

Poser une question

Saisissez votre message dans le champ en bas et appuyez sur Envoyer. Demandez comme vous le feriez à un collègue, par exemple Quelles factures sont en retard ? ou Combien de congés reste-t-il à Anna ?

À l'ouverture d'un chat, l'assistant commence par un court résumé de votre espace de travail. Vous pouvez le désactiver sous Message d'accueil dans le menu des paramètres.

Le sélecteur Agent au-dessus du chat choisit qui répond. Automatique choisit pour vous. Les autres choix sont des spécialistes d'un domaine, comme la comptabilité, la finance, les RH, les projets, le recrutement ou la mise en place d'une organisation. Vous ne voyez que les spécialistes que vos rôles Flowtly autorisent, et un administrateur les voit tous.

Lui demander d'agir

L'assistant peut aussi effectuer des modifications : saisir votre temps de travail, enregistrer un contrat, approuver ou rejeter une facture fournisseur, ajouter un candidat et, pour un administrateur, configurer une organisation et inviter des personnes. Ce qu'il peut faire est limité par vos autorisations Flowtly. Il ne peut rien faire que vous ne pourriez pas faire vous-même dans l'espace de travail.

Rien n'est écrit tant que vous n'avez pas confirmé. Avant une modification, l'assistant montre ce qu'il s'apprête à faire, avec les détails qu'il a compris, puis attend. Cliquez sur Confirmer pour poursuivre ou sur Annuler pour l'abandonner ; taper oui ou non fonctionne aussi. Les actions difficiles à défaire, comme la suppression d'un enregistrement, demandent une seconde confirmation. Une fois la modification effectuée, la réponse le dit.

Certains spécialistes ne font que répondre aux questions et ne modifient jamais les données. Le CFO advisor en fait partie.

Les chats sont conservés

Vos chats sont enregistrés et listés dans le panneau latéral sous Aujourd'hui, Hier et Plus tôt, pour que vous puissiez y revenir plus tard. Un chat porte le nom du début de son premier message, et vous pouvez le renommer ou le supprimer. Nouveau chat en démarre un nouveau.

Un long chat devient moins précis. Lorsqu'un chat s'allonge, l'assistant suggère d'en démarrer un nouveau.

Paramètres

Le menu des paramètres contient la langue (anglais, français, espagnol, allemand ou polonais), le thème clair ou sombre, la taille du texte et Mode démo / confidentialité, qui désactive le résumé de l'espace de travail et les signalements de problèmes, par exemple pendant un partage d'écran. Signaler un problème envoie une capture d'écran et une description au support Flowtly.

Exemples d'utilisation

• Demander quelles factures restent impayées ce mois-ci, sans ouvrir la liste des factures.
• Saisir les heures d'hier sur un projet en les décrivant en une phrase, puis confirmer.
• Enregistrer un nouveau contrat fournisseur à partir de son nom, de son montant et de ses dates, et vérifier les détails avant de confirmer.
• En tant qu'administrateur, configurer une nouvelle organisation et inviter les premiers collègues dans une seule conversation.
• Demander combien de jours de congé il reste à un membre de l'équipe.