Resourcing

Resourcing répond à une question que le suivi du temps ne peut pas traiter : non pas où sont passées les heures, mais qui va faire le travail déjà vendu. Il affiche la capacité planifiée semaine par semaine, de sorte que les manques et les doubles réservations apparaissent alors qu'il est encore temps d'agir.

Là où Suivi du temps enregistre ce qui s'est déjà passé, Resourcing est tourné vers l'avenir. Il planifie des engagements ; il n'en rend pas compte.

Deux vues du même plan

Les mêmes réservations peuvent se lire des deux bouts, et les onglets au-dessus de la grille permettent de passer de l'un à l'autre :

Projets - organisé par travail. Ce que nous avons vendu est-il couvert, et où est le manque ? C'est ici que les réservations sont créées et confirmées.
Personnes - organisé par équipe. Quel est le niveau de charge de chacun, qui a de la marge et qui est réservé au-delà de sa semaine ? Toute personne sous contrat a une ligne, qu'il y ait ou non quelque chose de réservé sur elle - sauf les personnes exclues de l'affectation aux projets, qui sont absentes de la liste.

Un troisième onglet, Demandes, est l'endroit où l'affectation est proposée et approuvée plutôt que réservée directement - voir la page « Demander et approuver des affectations » pour savoir comment lire une demande et agir dessus. Un quatrième onglet, Réalisé, regarde dans l'autre sens : il confronte le plan aux heures réellement déclarées dans le suivi du temps, pour que vous voyiez si le plan a tenu.

L'onglet Projets lui-même propose deux affichages. Capacité est la grille de couverture décrite ci-dessous. Affectations liste une ligne par personne sur chaque rôle, avec ses heures jour par jour ou semaine par semaine sur la plage de votre choix.

Ce que montre la vue des projets

La grille est organisée par travail plutôt que par personne. Chaque projet se déplie en rôles dont il a besoin, et chaque rôle se déplie en personnes réservées dessus :

Projet - un résumé de la couverture de l'ensemble du projet.
Rôle - une mission à accomplir sur ce projet, tirée de votre liste de Postes. Un rôle peut être pourvu, partiellement pourvu, sur-pourvu ou entièrement ouvert. Vous indiquez combien de personnes un rôle requiert dans sa demande, que quelqu'un l'occupe déjà ou non.
Personne - une réservation individuelle, affichée lorsqu'un rôle est déplié.

Chaque colonne est une semaine, et chaque cellule est une petite barre indiquant quelle part de la demande de cette semaine est couverte. Capacité par projet explique comment lire ces barres et d'où viennent les pourcentages.

Sélectionnez une cellule et un panneau s'ouvre pour expliquer ce chiffre précis - les rôles derrière la moyenne d'un projet, les personnes derrière la couverture d'un rôle, ou tout le reste sur quoi une personne est réservée cette semaine-là. Voir Le détail d'une cellule.

Au bas de la vue des projets se trouve le banc - les personnes qui ont encore de la marge sur la période affichée. Faites glisser quelqu'un du banc sur un rôle, dans la colonne où vous en avez besoin, pour esquisser une réservation sans vous engager. Les réservations faites ainsi restent réversibles : un brouillon peut être confirmé, et une confirmation peut être annulée. Voir Le banc et les réservations provisoires.

Ou planifier directement, sans demande d'affectation

Le glisser depuis le banc part d'un manque : il faut un rôle sur le projet pour y déposer quelqu'un. Souvent, vous savez déjà qui rejoint un projet et quels jours, et c'est l'autre porte d'entrée.

Ajouter une personne réserve quelqu'un directement sur un projet. Aucune demande d'affectation à émettre d'abord, le projet n'a pas besoin de rôles, et un rôle est facultatif - quelque chose que l'on consigne quand c'est utile, pas un prérequis. Vous saisissez ensuite des heures sur les jours de votre choix : les jours n'ont pas à se suivre, donc mardi et mercredi cette semaine et quatre jours la semaine prochaine forment un plan, et les jours omis restent vides au lieu d'être remplis à votre place. Une modification n'atteint que la personne et les jours que vous avez changés ; le reste du projet, et le reste de la semaine de cette personne, reste comme il était. Le banc et les réservations provisoires détaille le sélecteur et l'éditeur de jours.

Une fois un plan en place, Déplacer les réservations… sur la cellule d'une personne le décale de semaines entières. Chaque jour conserve son jour de la semaine et ses heures, et les trous se déplacent avec lui au lieu de se refermer. Voir Le détail d'une cellule.

Aucune des deux voies ne remplace l'autre. Déclarer la demande d'un rôle et approuver une demande d'affectation fonctionnent exactement comme avant, et les onglets Demandes et Réalisé sont inchangés - une organisation qui planifie par rôles et par demandes peut continuer à ne faire que cela. La voie directe sert aux projets dont la réponse est déjà connue, et les deux produisent le même type de réservation : un brouillon jusqu'à ce qu'un approbateur le confirme.

Choisir la période

Les commandes de période et les filtres partagent une même bande au-dessus de la grille, la période en tête. Une période est une manière de plus de restreindre le même plan, elle se trouve donc avec les autres plutôt que dans un bandeau d'en-tête à part.

Le zoom indique la durée affichée à l'écran, et il est identique dans la vue Projets et dans la vue Personnes : 1 semaine, 9 semaines et 13 semaines.
- 1 semaine affiche une semaine, du lundi au dimanche, jour par jour.
- 9 semaines affiche neuf semaines, une colonne par semaine.
- 13 semaines affiche treize semaines en sept colonnes de quinzaine.
Passer de Projets à Personnes conserve le zoom et les dates. Une semaine ouverte jour par jour dans une vue est la même semaine, jour par jour, dans l'autre. Voir Capacité par personne.
Précédent et Suivant déplacent la fenêtre d'une semaine, à tous les niveaux de zoom. C'est voulu : un plan se lit plus facilement quand il glisse que quand il saute.
Aujourd'hui revient à la semaine en cours, et Aller à place le début au premier lundi d'un mois choisi sans changer la longueur de la plage.

Le titre au-dessus de la grille indique toujours la plage exacte affichée, par exemple 20 juil. - 20 sept. 2026. À la première ouverture, si rien n'est réservé autour d'aujourd'hui, Resourcing se déplace une fois vers la première période qui contient des réservations, de sorte que la page ne s'ouvre jamais sur une grille vide. Ensuite, la vue reste là où vous l'avez mise.

Restreindre la grille

Deux pastilles de filtre se trouvent sur la même bande, après les commandes de période.

Rôles propose Tous les rôles et Rôles ouverts uniquement. Rôles ouverts uniquement conserve les projets qui ont un poste vacant quelque part sur la période affichée - le moyen le plus rapide de transformer un plan complet en courte liste de recrutement ou de réaffectation. Dans la vue Personnes, il ne reste que les lignes de rôles ouverts : toutes les personnes disparaissent, car une ligne de personne est pourvue par définition.

Projet restreint la vue Projets à un seul projet, en listant par nom chaque projet de la période. Il se combine avec le filtre de rôle au lieu de le remplacer, de sorte que Rôles ouverts uniquement plus un projet donne les postes vacants de ce projet.

Chaque choix actif ajoute une pastille sous la bande. Retirer une pastille n'efface que son propre filtre, et Tout effacer les supprime ensemble. Si les filtres ne laissent rien à l'écran, vous obtenez une courte ligne Aucun résultat avec un lien pour effacer les filtres, plutôt que l'état « rien ici pour l'instant » - les données existent, elles sont simplement masquées.

Qui peut l'utiliser

Resourcing nécessite le module Resourcing dans votre abonnement et l'un des rôles Resourcing - Responsable Resourcing, Approbateur Resourcing ou Lecteur Resourcing, décrits plus bas. Les personnes sans le module et sans rôle ne voient pas l'entrée dans le menu.

Personnes et Projets ont des cartes en lecture seule sur téléphone. Les cartes Personnes montrent les heures planifiées, la capacité, les heures libres et, séparément, les heures proposées. Les cartes Projets montrent la couverture confirmée, la demande déclarée, la demande ouverte et, séparément, les heures proposées. Les noms longs passent à la ligne, et les totaux décrivent les cartes correspondantes.

Les dates, les commandes de plage et les liens partagés restent disponibles. Effacer les filtres retire les filtres de rôle, de projet et de capacité tout en conservant la période. Si le téléchargement des allocations échoue ou est incomplet, les totaux de capacité sont retenus pour qu'un plan partiel ne paraisse pas complet.

La modification des réservations et le flux des Demandes nécessitent un écran plus grand. Réalisé conserve sa présentation sur téléphone pour lire le travail livré. Voir Réalisé — plan vs. déclaré.

Proposer et valider sont des permissions distinctes

La planification est scindée en deux privilèges, car esquisser une option et engager l'entreprise sur celle-ci sont deux décisions différentes - et afin que proposer une réservation et l'approuver puissent être le fait de personnes différentes :

Responsable Resourcing - propose. Crée des brouillons, aussi bien en faisant glisser depuis le banc qu'en ajoutant directement une personne à un projet, les prolonge et les raccourcit, change la part du temps d'une personne qu'ils occupent, déplace des brouillons vers d'autres semaines, supprime des brouillons et importe des allocations. C'est le rôle de planification de tous les jours.
Approbateur Resourcing - valide. Tout ce que peut faire un Responsable Resourcing, plus confirmer un brouillon en couverture comptabilisée, annuler une confirmation, modifier ou déplacer un jour déjà confirmé, et déclarer la demande d'un rôle - c'est ainsi qu'un rôle ouvert apparaît sur un projet en premier lieu.

Approbateur est un ajout et non un échange, donc un approbateur peut toujours planifier. Les administrateurs détiennent les deux et ne sont pas concernés.

Le rôle Approbateur doit être attribué à la main. Il ne fait volontairement partie d'aucun groupe d'autorisations par défaut - s'il était accordé automatiquement à tous ceux qui peuvent planifier, la séparation n'existerait pas. Dans une nouvelle organisation, c'est une étape de configuration à ne pas repousser : tant qu'au moins une personne ne le détient pas, personne ne peut y confirmer une réservation ni déclarer ce dont un rôle a besoin. Attribuez-le depuis Autorisations.

Si votre organisation utilisait déjà Resourcing, rien ne change pour vous. La confirmation relevait auparavant du rôle Responsable Resourcing, et c'est désormais le rôle distinct Approbateur - mais tous ceux qui pouvaient confirmer auparavant l'ont reçu, de sorte que les personnes qui affectent vos projets continuent exactement comme avant. La séparation est disponible plutôt qu'imposée : un administrateur peut retirer délibérément le rôle Approbateur à un planificateur si vous voulez que proposer et valider soient le fait de personnes différentes.

Si Confirmer et Annuler la confirmation sont grisés, ou si la demande d'un rôle refuse de s'enregistrer, il vous faut le rôle Approbateur Resourcing - demandez à la personne qui administre votre compte Flowtly de vous l'accorder.

Ces commandes restent visibles au lieu de disparaître, et indiquent au survol ce qu'elles exigent. Trouver une étape grisée avec une raison est une question à laquelle on peut répondre ; la voir disparue ressemble à une panne.

Accès en lecture seule : le rôle Lecteur Resourcing

Tous ceux qui ont besoin de voir le plan d'affectation ne doivent pas pouvoir le modifier. Un responsable de livraison qui suit un projet, un chef de département qui vérifie qui est affecté où, ou un responsable commercial qui se demande si une date de démarrage est réaliste peuvent recevoir Lecteur Resourcing à la place d'un rôle de planification.

Un Lecteur Resourcing peut voir :

le planning dans les vues Projets et Personnes, y compris l'ouverture d'une semaine jour par jour ;
l'onglet Demandes, avec l'historique de chaque demande et le motif donné chaque fois que l'une a été refusée.

Un Lecteur Resourcing ne peut pas :

rien modifier - réserver, déplacer, prolonger, confirmer, refuser ou supprimer une réservation, approuver ou refuser une demande, ou déclarer ce dont un rôle a besoin. Ces commandes ne sont tout simplement pas affichées à un lecteur, plutôt que grisées, car il n'y a rien qu'un lecteur pourrait demander sur chaque ligne ;
voir le banc - la liste de qui est libre - car c'est un outil de planification ;
voir Réalisé, et avec lui aucun chiffre de revenu, de coût ou de marge.

Lecteur Resourcing est accordé personne par personne et ne fait partie d'aucun groupe d'autorisations par défaut. Attribuez-le depuis Autorisations. Les administrateurs l'ont déjà.

Le rôle Resourcing décide de ce que vous pouvez faire sur la page, pas des lignes de qui vous pouvez voir. Un lecteur, exactement comme un responsable, a aussi besoin des permissions habituelles pour afficher les personnes et les projets afin de voir toute la grille.

Rien ne change pour ceux qui planifient déjà : les rôles Responsable Resourcing et Approbateur Resourcing conservent l'accès complet décrit ci-dessus.

Ce qui est enregistré

Chaque modification qu'une personne apporte à une réservation est enregistrée - qui l'a faite et quand - qu'il s'agisse de la création, de la confirmation, de l'annulation de la confirmation, du changement des dates ou du pourcentage, ou de la suppression. Cet historique est conservé indéfiniment.

Les réservations issues d'un plan importé font exception. Elles sont reflétées depuis ce plan plutôt que créées ici, et reflétées de nouveau chaque fois qu'il est réappliqué ; le rapport de l'import lui-même en tient donc lieu d'historique.

Cela compte surtout pour la suppression. Supprimer un brouillon est définitif : la réservation elle-même disparaît au lieu d'être masquée, et l'enregistrement de la modification est la seule trace qui subsiste de son existence.

Cet historique ne se consulte pas depuis la page Resourcing. Si vous devez établir qui a modifié une réservation, adressez-vous à votre administrateur Flowtly.

Exemples d'utilisation

Déclarer qu'un projet a besoin de deux développeurs à partir de septembre, et voir le manque apparaître sur le plan jusqu'à ce qu'il soit comblé.
Repérer les projets en sous-effectif du mois prochain avant le client, et les combler depuis le banc.
Trouver les rôles encore ouverts sur le trimestre et en faire un dossier de recrutement.
Vérifier qu'une nouvelle mission envisagée peut seulement être pourvue avant de s'engager sur une date de démarrage.
Repérer une personne réservée au-delà de sa pleine capacité sur deux projets alors qu'il est encore temps de rééquilibrer.
Passer à la vue Personnes pour voir qui a de la marge le mois prochain, sans tenir de liste de banc ailleurs.
Vérifier dans la vue Personnes qu'une personne à temps partiel n'est pas réservée comme si elle travaillait une semaine complète.
Ouvrir une cellule de projet à 50 % et savoir en une ligne s'il s'agit de deux rôles à moitié pourvus ou d'un seul non pourvu.
Ouvrir une semaine en conflit par jour pour voir sur quels jours le congé et la réservation se heurtent réellement.
Esquisser plusieurs options d'affectation en brouillons, les comparer sur la grille et ne confirmer que celle qui fonctionne.
Placer sur un projet, pour quelques jours, la personne déjà promise, sans déclarer d'abord un rôle à pourvoir.
Repousser une période planifiée de deux semaines quand un client décale une date de démarrage, en conservant les mêmes jours de la semaine et les mêmes trous.