Décomptes de consommation des locataires
Un décompte de consommation d'un locataire calcule ce que le bail d'un locataire doit pour l'électricité sur un mois : l'énergie enregistrée par les compteurs du locataire, multipliée par le tarif en vigueur. Il est destiné à être vérifié par rapport aux factures de consommation que vous avez déjà émises.
Il n'existe pas encore d'écran pour cela. Les décomptes ne peuvent être calculés, lus et finalisés que par l'API de Flowtly, par votre administrateur ou un partenaire d'intégration. Rien de tout cela n'apparaît aujourd'hui dans les menus de l'application, et rien n'est facturé à partir d'un décompte.
Ce que contient un décompte
- Un décompte par bail et par mois, pour les compteurs d'électricité des unités couvertes par le bail.
- Une ligne par compteur : les kWh enregistrés, le prix unitaire et le montant.
- Les montants sont arrondis à deux décimales par ligne, et le total est la somme des lignes arrondies.
- Un locataire dont les unités n'ont pas de compteur n'a pas de décompte.
Comment le mois est mesuré
- Seule la partie du mois pendant laquelle le bail court réellement est comptée. Un bail qui commence le 16 est mesuré à partir du 16. Un bail sans date de fin est considéré comme toujours en cours.
- Le tarif est celui en vigueur le premier jour du mois. Un tarif défini pour un projet ou un compteur précis l'emporte sur le tarif par défaut de l'organisation. Un tarif par défaut ne s'applique jamais avant sa propre date de début.
- Une unité que deux baux partagent sur la même période est signalée, car sinon chaque bail serait facturé pour la totalité de l'unité.
Brouillon et définitif
Un décompte calculé est un brouillon. Recalculer un brouillon l'actualise avec les relevés et les tarifs en vigueur. Une seconde personne disposant de la bonne autorisation le finalise ensuite. Un décompte définitif ne change plus jamais, même si un relevé ou un tarif est modifié par la suite. Pour corriger un décompte définitif, vous calculez à nouveau, ce qui crée un nouveau brouillon à côté ; en finalisant ce brouillon, il remplace le précédent.
Un décompte ne peut pas être finalisé tant qu'il présente un point bloquant :
- une ligne n'a pas de tarif, elle ne peut donc pas être chiffrée ;
- un relevé semble douteux (négatif, marqué comme estimation ou très éloigné des autres relevés de ce compteur) ;
- le décompte n'a aucune ligne.
Les points bloquants sont listés avec le décompte, afin que vous voyiez ce qu'il faut corriger avant de finaliser.
Supprimer un bail qui a des décomptes
Un bail qui a un décompte définitif ne peut pas être supprimé. Comme un décompte définitif est un enregistrement qui ne change jamais, Flowtly refuse la suppression, liste les décomptes définitifs par type de consommation et par mois, et ne modifie rien. Les brouillons n'empêchent pas la suppression : ils sont supprimés avec le bail.
Comparaison avec vos factures
Une comparaison en lecture seule place chaque décompte à côté des factures de consommation émises au même client. Elle compte les lignes de facture marquées comme consommation et vendues le mois suivant le mois de consommation (ou plus tard, si votre organisation facture avec plusieurs mois de décalage). Pour chaque bail, elle affiche l'écart. Les baux à moins d'un pour cent sont affichés comme concordants ; les écarts plus importants sont marqués comme inexpliqués et ne sont jamais forcés à concorder. S'il n'y a pas de facture ou pas de total à comparer, la comparaison le dit au lieu d'afficher un zéro.
Qui peut faire quoi
Les deux autorisations sont désactivées par défaut et sont accordées volontairement, dans vos groupes d'autorisations :
- Meter Statements Calculator calcule et lit les décomptes et la comparaison.
- Meter Statements Finaliser finalise les décomptes et peut les lire.
Les deux sont distinctes afin que la personne qui calcule ne soit pas celle qui approuve.
Tout cela exige aussi que les fonctions de gestion immobilière et le paramètre des compteurs de consommation (Paramètres des actifs) soient activés pour votre organisation.
Définir le tarif par défaut
Si vos factures indiquent déjà ce que vous avez facturé par kWh, l'équipe d'assistance de Flowtly peut en déduire le tarif par défaut d'un mois : elle retient le tarif sur lequel s'accordent les factures de la plupart des locataires et l'enregistre une seule fois. Elle montre d'abord ce qu'elle enregistrerait et n'écrit rien tant que ce n'est pas confirmé, et elle refuse lorsque les tarifs des locataires ne concordent pas.
Ce qui n'est pas encore couvert
Les charges de service communes et la régularisation de fin d'année, l'eau et la chaleur, les locataires sans compteur, un écran pour tout cela, et la transformation d'un décompte en facture.