Importer les relevés de compteurs (Compteurs)

La vue Compteurs vous permet d'intégrer en une seule opération l'ensemble des relevés de compteurs d'utilité d'un mois entier dans Flowtly, au lieu de saisir chaque relevé manuellement pour chaque actif. Vous importez la feuille de calcul déjà exportée par votre équipe technique (électricité, eau, gaz), vous confirmez à quel compteur correspond chaque ligne, et Flowtly enregistre les relevés — qui alimentent ensuite automatiquement votre répartition des coûts.

Vous pouvez importer depuis un fichier Excel (l'export de maintenance) ou depuis une photo ou un document — une photo de compteur, un tableau de relevés, ou même une facture d'énergie (image ou PDF).

Où trouver cette fonctionnalité : Opérations → Actifs → Compteurs. Si vous ne voyez pas l'entrée Compteurs, un administrateur doit activer les compteurs d'utilité dans les paramètres d'actifs de l'organisation.

Avant de commencer

• Préparez l'export mensuel sous forme de fichier .xlsx. Chaque actif apparaît en ligne d'en-tête de la forme -> [FA-2] Nom du bâtiment, et chaque compteur qui lui est associé occupe une ligne distincte (nom de l'appareil, relevé actuel, variation depuis le dernier relevé, unité, date du relevé).
• Vous devez disposer d'un rôle autorisant la gestion des compteurs d'actifs.

Importer depuis un fichier Excel

1. Sur la page Compteurs, cliquez sur Importer les relevés.
2. Laissez l'option Excel sélectionnée.
3. Cliquez sur Choisir un fichier .xlsx et sélectionnez votre export. Le nom du fichier s'affiche dès qu'il est chargé.
4. Cliquez sur Aperçu. Flowtly lit chaque ligne et ouvre l'étape de vérification.

L'étape de vérification

Flowtly n'importe jamais aveuglément — vous confirmez chaque relevé avant l'enregistrement. Pour chaque ligne, vous voyez :

• Le sélecteur de compteur, pré-rempli avec la meilleure correspondance trouvée par Flowtly. Les compteurs que vous avez déjà associés (ou dont le code correspond à l'export) sont remplis automatiquement. Si la suggestion est incorrecte, ouvrez le sélecteur et recherchez le bon compteur.
• La valeur, que vous pouvez modifier si l'export contient une erreur de saisie.
• Une case à cocher d'inclusion — décochez les lignes que vous ne souhaitez pas importer.

Une bannière en haut de page indique combien de lignes n'ont encore aucun compteur sélectionné. Ces lignes ne seront pas importées tant que vous n'avez pas choisi un compteur, aussi vaut-il mieux traiter tous les cas non résolus avant de finaliser l'import.

Conseil : Vos associations de compteurs sont mémorisées. Lors du prochain import, les lignes que vous avez déjà associées sont suggérées automatiquement — le premier import est donc le seul où vous effectuez un vrai travail d'association.

5. Lorsque le tableau vous convient, cliquez sur Importer.

Flowtly enregistre les relevés et affiche un bref rapport : combien ont été créés, combien ont été ignorés (un relevé existait déjà pour ce compteur et cette date, ou le même compteur et la même date apparaissaient deux fois dans le fichier), et les lignes qu'il n'a pas pu placer.

Importer depuis une photo ou un document

L'option Photo lit les valeurs de compteurs depuis presque n'importe quel document — pas seulement une feuille de calcul bien structurée. Vous pouvez importer :

• une photo d'un compteur unique — affichage numérique/LCD ou cadran analogique ;
• un tableau ou relevé de compteurs dans n'importe quel format ou langue (il n'est pas nécessaire que ce soit l'export de maintenance au format [FA-x]) ;
• une facture d'énergie ou une facture fournisseur (image ou PDF), depuis laquelle Flowtly lit l'index du compteur courant dans le texte.

1. Cliquez sur Importer les relevés, puis choisissez Photo.
2. Choisissez une photo ou un document — prenez une photo, ou sélectionnez une image ou un PDF depuis votre appareil.
3. Flowtly extrait tous les relevés qu'il peut identifier et les affiche dans la même étape de vérification.
4. Confirmez le compteur pour chaque ligne (sélectionnez-le là où il n'est pas rempli automatiquement), vérifiez la valeur, puis cliquez sur Importer.

Remarque : Vérifiez toujours les valeurs avant d'importer — les conditions d'éclairage, les types de compteurs et les formats de documents varient, si bien que la lecture automatique constitue un point de départ, non une garantie. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur Importer, vous pouvez donc tester avec n'importe quel document sans risque.

Fonctionnement de la correspondance

Lorsque vous cliquez sur Aperçu, Flowtly tente de suggérer un compteur pour chaque ligne dans l'ordre suivant :

1. Une association que vous avez confirmée précédemment — dès lors que vous avez associé une ligne d'export à un compteur, ce choix est réutilisé lors du prochain import.
2. L'étiquette de référence du compteur — si vos compteurs sont déjà libellés avec l'identifiant de l'export (en-tête d'actif + nom du compteur), la correspondance s'établit immédiatement.
3. Code d'actif + nom du compteur — pour les organisations dont les actifs portent le code [FA-x] utilisé dans l'export.

Si aucune de ces correspondances ne s'applique, la ligne apparaît sans association et vous choisissez le compteur vous-même. Ce choix est ensuite mémorisé pour les imports suivants.

Une étiquette de référence identifie un compteur uniquement lorsqu'un seul compteur actif la porte. Lorsque le même tag est partagé par deux ou plusieurs compteurs actifs, Flowtly ne peut pas déterminer auquel la ligne appartient — il la laisse donc sans association plutôt que d'en choisir un, et la ligne est comptabilisée dans la bannière des lignes sans compteur sélectionné. Choisissez le bon compteur dans le sélecteur et ce choix est mémorisé, même s'il vaut mieux corriger les tags eux-mêmes pour que les imports ultérieurs s'établissent sans aide.

Un compteur désactivé ne bloque jamais une correspondance. Si un tag est partagé entre un compteur actif et un ou plusieurs retirés, le compteur actif est la correspondance.

Garder les identifiants externes uniques

L'identifiant externe d'un compteur est l'étiquette de référence utilisée pour la correspondance, et chacun appartient à un seul compteur actif au sein d'une organisation. Si vous saisissez un identifiant externe sur un nouveau compteur, ou le modifiez sur un existant, alors qu'un autre compteur actif détient déjà cette valeur, Flowtly refuse la modification et indique le compteur qui l'utilise déjà, afin que vous puissiez enregistrer les relevés sur ce compteur plutôt que de créer un second compteur pour le même appareil.

Les compteurs qui ne sont pas actifs sont exemptés. Décocher la case Le compteur est actif sur un compteur que vous avez retiré libère son identifiant externe, afin que le compteur remplaçant un appareil physique puisse porter le même tag et continuer à correspondre aux mêmes lignes de votre export. Un compteur sans identifiant externe n'est pas non plus concerné — la valeur n'est requise unique que lorsqu'elle est définie.

Protection contre les doublons

Vous pouvez relancer un import sans risque. Flowtly ignore tout relevé qui existe déjà pour le même compteur et la même date, et ignore également les lignes répétées au sein d'un même fichier — importer le même mois deux fois ne crée donc jamais de doublons.

Consulter un compteur individuel

Cliquez sur n'importe quelle ligne de la liste Compteurs pour ouvrir le panneau de détail de ce compteur. Il affiche :

• un résumé — le dernier relevé, la consommation de la dernière période, et le total sur la période ;
• un graphique de consommation — une barre par période, pour visualiser l'évolution de l'usage de mois en mois ;
• l'historique complet des relevés (en lecture seule) — chaque relevé avec sa date, sa valeur, la consommation de la période, le type et la source.

C'est la façon la plus rapide de repérer un relevé anormal ou de suivre la tendance d'un compteur sans quitter la page Compteurs.

Et ensuite ?

Les relevés importés apparaissent dans la liste Compteurs et dans l'historique des compteurs de chaque actif, et ils alimentent la répartition des coûts d'utilité existante (consommation × prix, répartie entre les locataires selon la cascade de compteurs de l'actif). Aucune étape supplémentaire n'est nécessaire.