Comptabilité
La vue Comptabilité est conçue pour simplifier et optimiser les processus comptables en centralisant et en structurant les données financières et administratives. Elle garantit que les comptables disposent de tous les outils et des informations nécessaires pour gérer les dossiers des collaborateurs, suivre les évolutions du système et retracer les détails des transactions. La vue Comptabilité comprend 3 onglets principaux :
- Collaborateurs ;
- Historique des transactions (MT940) ;
- Pièces jointes de transaction.
L'onglet Collaborateurs offre une vue d'ensemble complète des informations relatives aux collaborateurs, notamment :
- Congés : Le détail des types de congés et leurs dates pour le mois sélectionné.
- Avantages : Les avantages actifs pour le mois sélectionné, avec leurs informations de tarification et de couverture.
- Contrats : Les contrats correspondants au mois sélectionné.
- Heures de travail : Un aperçu des heures effectuées au cours du mois sélectionné. La navigation entre les mois est intuitive, facilitée par des boutons fléchés pour changer de mois et un bouton « Ce mois-ci » pour un accès rapide au mois en cours. Si la date du jour est antérieure au 15 du mois, les données du mois précédent sont affichées par défaut. Si elle est postérieure au 15, ce sont les données du mois en cours qui s'affichent. Cette approche garantit aux utilisateurs un accès immédiat aux données les plus pertinentes. Par exemple, en début de mois, les responsables ont fréquemment besoin de consulter les détails finalisés du mois précédent, tels que les congés pris, les heures effectuées et les avantages consommés. En affichant initialement les données du mois précédent, nous contribuons à simplifier les processus et à réduire la nécessité d'une navigation manuelle. Plus tard dans le mois, l'attention se porte naturellement sur les données du mois en cours, rendant la transition fluide et intuitive.
Pour chaque collaborateur, la variante de contrat en cours et le poste sont également clairement indiqués, assurant une transparence totale des conditions d'emploi.
L'onglet MT940 est dédié à l'examen des fichiers MT940, couramment utilisés pour l'échange de données bancaires électroniques. Il affiche une liste de fichiers MT940, avec leurs dates respectives et les comptes bancaires associés. Chaque fichier inclut un bouton de téléchargement pratique pour un accès rapide. De plus, les utilisateurs peuvent sélectionner plusieurs fichiers ou l'ensemble des fichiers pour un téléchargement par lots, optimisant ainsi le processus de gestion des fichiers MT940. L'onglet Pièces jointes de transaction organise les pièces jointes par jour, offrant une vue claire et structurée. Chaque pièce jointe inclut des détails tels que son nom, le montant (avec sa devise) et la date de réception. De plus, un bouton de téléchargement pratique est disponible pour chaque pièce jointe, permettant aux utilisateurs d'accéder rapidement aux fichiers associés.
Exemples de cas d'utilisation
- Préparer la paie : Examiner les congés, les avantages, les contrats et les heures effectuées des collaborateurs pour le mois sélectionné afin de garantir un traitement précis de la paie.
- Rapprocher les relevés bancaires : Examiner et télécharger efficacement les fichiers MT940 par lots pour harmoniser les enregistrements internes avec les données des transactions bancaires.
- Auditer les dossiers financiers : Accéder et télécharger facilement les pièces jointes de transaction catégorisées pour vérifier les dépenses et appuyer la production de rapports financiers.
- Gérer les dossiers des collaborateurs : Obtenir un aperçu complet des conditions d'emploi des collaborateurs, des données historiques et des avantages actuels dans le cadre des tâches administratives.