Plan de tags pour démarrer

Une équipe qui commence à coder des factures sans liste de tags convenue se retrouve vite avec trois noms pour la même chose. Cette page donne à une entreprise de services un premier jeu prêt à l'emploi de groupes de tags et de tags, dans un seul tableau, pour que tout le monde parte de la même base. Renommez les tags selon votre activité et supprimez les lignes dont vous n'avez pas besoin. La raison de ce découpage en groupes est expliquée dans Choisir les tags pour le budget.

Trois règles à convenir d'abord

• Chaque facture reçoit au moins un tag. Créez une catégorie de marquage par groupe de tags dans Catégories de marquage et activez Obligatoire pour Type de coût. Une facture dont un champ obligatoire est vide est signalée comme incomplète, ce qui ne bloque jamais l'enregistrement : personne n'est empêché de mettre une facture en attente avant de la coder. Une catégorie de marquage est un champ des factures de coûts : elle ne signale donc que celles-ci. Une facture de vente se vérifie via la ligne Sans tag de la ventilation Clients.
• Un tag de projet est lié une seule fois à son projet. Lorsque vous créez le tag, renseignez Projet lié sur celui-ci. Ensuite, sur une facture d'achat, choisir le projet renseigne le tag et choisir le tag renseigne le projet, si bien que personne n'a à retenir quoi va avec quoi. Gardez un tag par projet : si deux tags désignent le même projet, choisir ce projet ne renseigne ni l'un ni l'autre.
• Les catégories de votre comptable forment un second groupe. Demandez à votre comptable la liste des catégories de coûts selon lesquelles il comptabilise, et créez-la comme un groupe de tags distinct à côté de Type de coût. Votre propre ventilation et celle du comptable restent ainsi séparées, et un document compte en totalité dans chacune. Si vous exportez vers votre comptable, renseignez Code comptable sur chacun de ces tags.

Le plan

Groupe de tags	Tag	Ce qu'il contient	Facture type	Projet ou budget
Type de coût	Frais bancaires	Frais de compte, frais de carte et frais de virement	Les frais mensuels de tenue de compte de la banque, souvent un paiement sans facture	Ventilation uniquement
Type de coût	Bureau	Loyer, charges, ménage et fournitures de bureau	La facture mensuelle du loyer du bureau	Ventilation uniquement
Type de coût	Logiciels et abonnements	Outils et services utilisés par toute l'entreprise	La facture mensuelle de votre logiciel de comptabilité	Ventilation uniquement
Type de coût	Impôts et taxes	Les paiements d'impôts que votre comptable compte comme des coûts	Un paiement d'impôt sur le revenu à l'administration fiscale, un paiement sans facture	Ventilation uniquement
Type de coût	Marketing interne	Publicité, événements et supports qui promeuvent votre propre entreprise	Une facture de publicités en ligne pour vos services	Budget : un budget Marketing qui inclut les factures portant ce tag
Clients	Un tag par client, comme Client A	Chaque facture de vente émise pour le client, et les coûts achetés uniquement pour ce client	La facture mensuelle du contrat récurrent adressée au Client A	Ventilation uniquement
Projets	Un tag par projet, comme Site web Client A	Les coûts et les revenus d'une mission client	La facture d'un freelance pour la création du site web du Client A	Projet : renseignez Projet lié sur le tag
Refacturation	À refacturer	Coûts que vous réglez d'abord et refacturez ensuite à un client	La facture d'hôtel d'un déplacement effectué pour le Client B, à lui refacturer	Ventilation uniquement ; donnez-lui aussi le tag du client et celui du projet
Catégories comptables	Un tag par catégorie selon laquelle votre comptable comptabilise, comme Loyer	Les mêmes coûts que Type de coût, répartis comme votre comptable les répartit	La facture du loyer du bureau, marquée Loyer ici et Bureau dans Type de coût	Ventilation uniquement ; renseignez Code comptable
Aucun	Sans tag	Virements entre vos propres comptes	Un transfert d'argent de votre compte principal vers votre compte de TVA	Ni l'un ni l'autre

Pour charger le plan en une seule fois, placez-le dans un tableur avec une ligne par tag et les colonnes group, tag et description, puis utilisez Importer dans Paramètres → Finance et business → Groupes de tags de factures. Laissez de côté la dernière ligne, qui n'est pas un tag, et remplacez chaque ligne Un tag par … par vos vrais clients, projets et catégories. Placez le texte de Ce qu'il contient dans description : il devient la Description du tag, qui s'affiche pour les personnes qui choisissent le tag. Si le nom d'un tag ne contient ni lettres latines ni chiffres, ajoutez une colonne label avec un libellé court pour lui: sans elle, la ligne est signalée et rien dans le fichier ne peut être appliqué tant qu'elle n'est pas corrigée. L'import montre ce qu'il modifierait avant que quoi que ce soit ne soit enregistré. Un import ne supprime jamais rien : les tags que vous avez déjà restent tels quels.

Ce que signifie la dernière colonne

• Ventilation uniquement. Le tag est une ligne de la vue P&L par étiquettes de chaque budget dans lequel le document compte, une fois son groupe de tags choisi. Un document sans aucun tag de ce groupe tombe dans la ligne Sans tag : une grande ligne Sans tag montre donc où la première règle n'est pas encore appliquée.
• Projet. Projet lié rattache le tag à un seul projet, comme le décrit la deuxième règle. Le projet porte le coût dans chaque budget qui couvre ce projet.
• Budget. Lorsque vous créez le budget Marketing, cochez Factures reçues étiquetées à l'étape qui demande ce que le budget inclut, et choisissez le tag Marketing interne. Chaque facture reçue portant ce tag compte alors dans ce budget. Voir Configuration du budget.

Un paiement sans facture, comme des frais bancaires ou un paiement d'impôt, se marque sur le paiement lui-même, dans son panneau sous Comptes bancaires.

Les virements entre vos propres comptes ne reçoivent aucun tag. Ce n'est pas un coût. Flowtly reconnaît un virement comme interne lorsque l'autre numéro de compte figurant dans le libellé de la banque correspond à un autre compte bancaire que vous avez ajouté dans Flowtly, et ne le signale pas comme dépourvu de budget. Pour une contrepartie dont les paiements n'appartiennent jamais à un budget, marquez-la Budget neutre. Voir Gestion des transactions et Contreparties.

Exemples de cas d'utilisation

• Une nouvelle office manager et le fondateur s'accordent sur le tableau avant que quiconque code une facture, et l'importent en une seule fois.
• Une équipe qui se disputait pour savoir si une note d'hôtel relève de Déplacements ou de Client B la marque À refacturer, Client B et le projet, et cesse de se disputer.
• Un comptable envoie la liste des catégories selon lesquelles il comptabilise, et l'administrateur l'ajoute comme second groupe de tags avec un Code comptable sur chaque tag.
• Un administrateur voit une grande ligne Sans tag dans la ventilation Type de coût et active Obligatoire sur la catégorie Type de coût.