Choisir les tags pour le budget

Un budget ne peut répondre qu'aux questions pour lesquelles ses tags ont été conçus. Cet article vous aide à décider quels groupes de tags et quels tags créer avant de commencer à budgétiser. Il propose des options plutôt qu'une organisation unique, pour que vous choisissiez ce qui correspond à la façon de travailler de votre organisation. Aucune formation en finance n'est nécessaire pour le suivre.

Ce qu'un tag apporte à un budget

Un groupe de tags répond à une question. La vue P&L par étiquettes d'un budget ventile ses revenus et ses coûts selon un seul groupe de tags à la fois : vous choisissez le groupe dans Groupe de tags, et chaque tag de ce groupe devient une ligne. Un groupe nommé Clients répond à la question « de quel client cet argent provient-il, ou à quel client est-il destiné ? ». Un groupe nommé Type de coût répond à « de quelle nature était cette dépense ? ».

Trois règles en découlent :

Un document compte en totalité dans chaque groupe dont il porte un tag. Une facture marquée Client A dans Clients et Achat média dans Type de coût apparaît en totalité dans les deux ventilations. Les groupes sont des vues distinctes du même total : on ne les additionne donc jamais.
Au sein d'un groupe, un document est réparti entre ses tags. Une facture marquée avec deux clients est partagée entre eux, jamais comptée deux fois ; les lignes d'un groupe totalisent donc toujours le total du budget.
Tout ce qui n'a aucun tag du groupe tombe dans la ligne Sans tag. Une grande ligne Sans tag est le premier signe qu'un groupe n'est pas utilisé sur tous les documents.

Lorsque Flowtly cherche le tag d'un coût dans un groupe, il part de l'endroit le plus précis et élargit peu à peu : les lignes de facture, puis la facture entière, puis la transaction bancaire qui l'a réglée, puis la contrepartie. Dès qu'une ligne d'une facture porte un tag du groupe, seules les lignes comptent : une ligne qui n'en a pas tombe dans Sans tag au lieu de prendre le tag de la facture. Marquer un fournisseur une seule fois peut donc couvrir toutes ses factures, et marquer une facture ou ses lignes remplace cette valeur. Les revenus partent des lignes de la facture de vente, puis de la facture entière. Une facture de vente impayée sans tag du groupe compte comme Sans tag, quel que soit le tag de sa contrepartie : marquez donc les factures de vente elles-mêmes.

Le calcul et la lecture des chiffres sont décrits dans Compte de résultat et prévisions du budget.

Les trois questions par lesquelles la plupart des organisations commencent

La plupart des organisations ont besoin de trois groupes de tags : pour qui le travail est fait, de quel travail il s'agit, et de quelle nature est l'argent. Chacun admet plusieurs organisations raisonnables.

Clients

Créez un groupe de tags, par exemple Clients, avec un tag par client. Choisissez ensuite jusqu'où aller :

Option A : le revenu par client. Marquez uniquement les factures de vente. La ventilation montre ce que rapporte chaque client. C'est l'organisation la plus légère et un bon point de départ.
Option B : la marge par client. Marquez aussi les coûts que vous achetez pour un client, comme des achats média ou un freelance qui travaille uniquement sur ce compte. La ventilation montre alors les revenus et les coûts par client, donc la marge que chacun laisse.

Deux réglages évitent de la saisie :

Activez Appliquer aussi aux tiers sur le groupe, et vous pouvez poser un tag client sur la contrepartie elle-même. Le P&L utilise ce tag pour les documents de coût de la contrepartie qui ne portent aucun tag du groupe. Il n'atteint pas une facture de vente impayée : donnez donc aux factures de vente leur propre tag client.
Sur un fournisseur qui ne travaille que pour un seul client, renseignez Étiquettes de facture par défaut. Les tags sont ajoutés à ses factures entrantes lors du rapprochement, ou proposés comme suggestions si votre organisation a désactivé l'ajout automatique. Voir Contreparties.

Flowtly ne relie pas un client à un tag à votre place. Créez le tag au moment où vous prenez le client.

Projets

Créez un groupe tel que Projets. Choisissez ensuite :

Option A : un tag par projet. Idéal lorsque les projets sont peu nombreux et durent des mois.
Option B : un tag par type de projet, comme Contrat récurrent, Campagne et Ponctuel. Idéal lorsque les projets sont nombreux et courts, et que vous voulez comparer le type de travail plutôt que chaque mission.

Pour l'option A, renseignez Projet lié sur chaque tag. Sur une facture d'achat, choisir le tag renseigne alors le projet, et choisir le projet renseigne le tag. Les deux restent modifiables. Le lien se définit à la main, tag par tag.

Type de coût et de revenu

C'est la vue de gestion : à quoi l'argent a été dépensé, et d'où viennent les revenus. Options :

Option A : une courte liste de départ. Pour une entreprise de services, par exemple : achat média, freelances et prestataires, salaires, outils et abonnements, bureau, déplacements et votre propre marketing. Pour les revenus, un tag par ligne de service.
Option B : suivre le plan comptable de votre comptable. Utilisez les noms de comptes selon lesquels votre comptable établit déjà ses rapports, afin que le budget et la comptabilité parlent le même langage. Renseignez Code comptable sur chaque tag si vous exportez vers votre comptable.
Option C : commencer par cinq et affiner ensuite. Commencez avec cinq tags larges et scindez-en un lorsqu'il devient trop gros pour être expliqué. Il est plus facile de scinder un tag que d'en fusionner deux que les utilisateurs ont employés différemment.

Si les coûts et les revenus partagent un même groupe, faites commencer chaque nom de tag par sa nature, comme Coûts · Bureau ou Revenus · Contrats récurrents, et réglez Sens de la facture sur Factures entrantes (achats) uniquement ou Factures sortantes (ventes) uniquement. Chaque facture ne propose alors que les tags qui lui conviennent.

Catégories de marquage : un champ par question

Un groupe de tags détermine la façon dont le P&L est ventilé. Une catégorie détermine ce que les utilisateurs voient lorsqu'ils codent une facture de coût. Catégories de marquage, ouvertes depuis le bas de Paramètres → Finance et business → Groupes de tags de factures, transforment un ou plusieurs groupes de tags en un champ étiqueté sur la facture, qui propose tous les tags de ces groupes.

Obligatoire indique que le champ doit être rempli. Un champ obligatoire vide abaisse le niveau de complétude de la facture et met la section en évidence, mais ne bloque jamais l'enregistrement : une facture peut donc rester en attente avant d'être codée.
Plusieurs valeurs désactivé fait du champ un choix unique. Activez-le lorsqu'un même coût peut devoir être réparti entre plusieurs tags.
L'ordre des catégories est l'ordre des champs sur la facture.

Pour une première configuration, créez une catégorie par groupe de tags : Client, Projet, Type de coût. Activez Obligatoire sur la catégorie de type de coût dès le départ : cela ne bloque rien, et on voit d'un coup d'œil quelles factures restent à coder. Les manipulations sont décrites dans Groupes de tags de factures.

Erreurs à éviter

Imbriquer des tags sans rapport comme des niveaux. Les niveaux ne s'additionnent pas dans le P&L : chaque tag est sa propre ligne, quel que soit son niveau. Placer Comptabilité sous Administration dans un même groupe donne donc des lignes côte à côte, et non un total et ses parties. Si deux éléments répondent à des questions différentes, donnez-leur des groupes différents.
Un groupe pour deux questions. Un groupe qui contient à la fois des clients et des types de coûts oblige soit à choisir l'un ou l'autre sur chaque facture, soit à répartir chaque facture entre les deux tags, et les deux ventilations sont faussées.
Un groupe nommé d'après une équipe plutôt que d'après une question. Direction dit qui possède la liste, pas à quoi elle répond. Nommez le groupe d'après la question, par exemple Type de coût, afin que tout le monde marque de la même façon.
Ignorer les catégories. Sans elles, les personnes qui codent les factures doivent savoir quels groupes existent et choisir elles-mêmes dans chacun. Un champ obligatoire par question est plus facile à renseigner correctement.

Un exemple concret

Une petite agence avec trois clients, quatre projets et une personne qui code les factures met en place :

Clients : Client A, Client B, Client C, avec Appliquer aussi aux tiers activé, le tag de chaque client posé sur sa contrepartie et sur chaque facture de vente émise pour lui.
Projets : un tag par projet, chacun avec Projet lié renseigné : Contrat récurrent Client A, Campagne de printemps Client B, Site web Client B, Lancement Client C.
Type de coût et de revenu : huit tags. Coûts · Achat média, Coûts · Freelances, Coûts · Outils et abonnements, Coûts · Bureau et Coûts · Marketing interne, réglés sur les factures entrantes uniquement ; Revenus · Contrats récurrents, Revenus · Campagnes et Revenus · Production, réglés sur les factures sortantes uniquement.
Trois catégories : Client, Projet et Type de coût, chacune sur son propre groupe, avec Type de coût obligatoire.

Dans P&L par étiquettes du budget, choisir Clients dans Groupe de tags montre les revenus et les coûts par client. Les coûts partagés, comme le loyer du bureau, ne portent aucun tag client ; ils apparaissent donc dans la ligne Sans tag, et l'agence voit quelle part des frais généraux n'est imputée à aucun client. Choisir Projets montre le même argent par projet, et choisir Type de coût et de revenu montre à quoi l'argent a été dépensé. Chaque vue totalise le même total de budget.

Exemples de cas d'utilisation

Une office manager qui met en place la budgétisation pour la première fois crée trois groupes de tags, un par question, avant que quiconque code une facture.
Un fondateur veut savoir quels clients sont rentables ; l'équipe passe donc du marquage des seules factures de vente au marquage des coûts achetés pour chaque client.
Une responsable financière reproduit le plan comptable du comptable dans le groupe de type de coût, afin que le budget et le rapport mensuel utilisent les mêmes noms.
Un administrateur voit une grande ligne Sans tag dans la ventilation par client et active Obligatoire sur la catégorie Client.