Alertes de budget

Flowtly vérifie vos budgets à votre place et vous prévient lorsque l'un d'eux s'écarte du plan, pour que vous n'ayez pas à ouvrir la page du budget pour le savoir. Vous êtes notifié lorsque les dépenses dépassent le plan, ou lorsque la marge que le budget devait dégager n'est plus au rendez-vous.

Les alertes arrivent sous forme de notifications : dans le menu en forme de cloche en haut de l'espace de travail, et sous forme de notification push sur les appareils où vous les avez autorisées.

Quand les alertes sont envoyées

Flowtly évalue chaque budget une fois par jour, le matin. Un budget est vérifié sur sa propre période de planification, et la période vérifiée est celle qui est en cours, de sorte qu'un problème est signalé alors que vous pouvez encore agir, et non après la clôture de la période. La période qui vient de se terminer est également vérifiée, car les factures tardives et la catégorisation continuent de modifier ses chiffres pendant un certain temps.

Chaque budget déclenche au plus une notification par condition et par jour. Si rien n'a changé, rien n'est envoyé.

Ce qui déclenche une alerte

Trois conditions produisent une notification.

Dépenses supérieures au plan. Les coûts enregistrés sur le budget dépassent de plus de 10 % ce qui était prévu pour la période. Au-delà de 30 % de dépassement, l'alerte est marquée comme critique.
Marge inférieure à l'objectif. Pour une période terminée, la marge réellement dégagée par le budget est inférieure d'au moins 5 points de pourcentage à la marge prévue. Un écart de 15 points ou plus est critique.
Marge à risque. Pour la période encore en cours, les coûts enregistrés jusqu'ici dépassent déjà les coûts prévus d'au moins 5 % des revenus prévus. Autrement dit, même si chaque facture prévue est payée en totalité, la marge est déjà inférieure au plan de ce montant. Un écart de 15 points ou plus est critique.

Un budget sans plan pour la période ne déclenche rien, pas plus qu'un budget qui ne planifie qu'un seul côté des comptes alors que la vérification les exige tous les deux. Des revenus qui arrivent plus tard que prévu ne constituent pas une alerte en soi : un mois sous-recouvré apparaît par les vérifications de marge, et non comme une notification distincte.

Chaque notification nomme le budget et la période, montre le chiffre réel face au chiffre prévu ainsi que l'ampleur de l'écart, et propose une étape suivante simple. Elle renvoie directement au budget pour que vous puissiez en voir le détail. Elle n'indique jamais de cause et ne modifie jamais un budget, un plan ou une allocation.

Qui reçoit une alerte

Un budget peut avoir sa propre liste de destinataires d'alertes. Lorsque cette liste est définie, seules ces personnes sont notifiées.

Lorsqu'elle ne l'est pas, l'alerte va à toutes les personnes de l'organisation qui peuvent gérer les budgets. Un administrateur ou un propriétaire y a droit, car ces rôles incluent la gestion des budgets.

Les destinataires sont revérifiés au moment de l'envoi. Une personne qui n'a plus accès à ce budget, ou qui a quitté l'organisation, est ignorée.

Répétitions et rejet

La même alerte n'est pas renvoyée jour après jour. Une fois qu'une condition a été signalée, vous n'en entendez parler de nouveau que si elle s'aggrave nettement : lorsqu'elle passe d'un avertissement à critique, ou lorsqu'elle se dégrade d'au moins 10 points supplémentaires par rapport au chiffre qui vous a été communiqué en dernier.

Si un budget revient dans le plan, rien n'est envoyé pour l'annoncer. La condition est simplement close, et si elle revient plus tard, elle est signalée de nouveau comme une nouvelle alerte.

Rejeter une alerte la maintient rejetée pour vous. Vous ne serez plus notifié à son sujet, sauf si elle passe en critique, ce qui est une information nouvelle et non une répétition.

Désactiver les alertes

Il existe deux façons d'arrêter les notifications d'alertes de budget.

Par budget. Les alertes proactives peuvent être désactivées pour un seul budget par une personne qui peut gérer les budgets. Elles sont activées par défaut pour chaque budget qui a un plan.
Période de silence à l'échelle de l'organisation. Tant que l'organisation se trouve dans sa période de silence des notifications, rien n'est envoyé. Une alerte survenue pendant la période de silence est délivrée lors de la première vérification après la fin de la plage, elle est donc retardée et non perdue.

Couper le son via les préférences de notification n'affecte que la remise. L'alerte apparaît toujours dans la liste des notifications de l'application, et la condition reste visible sur le budget lui-même.

Quand les chiffres peuvent être incomplets

Les alertes de budget ne sont aussi à jour que les données qui les alimentent. Chaque alerte indique la date à laquelle les chiffres sont à jour.

Une alerte précise que les chiffres peuvent être incomplets lorsque les données bancaires ou d'import ne sont pas arrivées récemment, lorsque la période contient des transactions qui ne sont affectées à aucun budget (le nombre est indiqué), ou lorsqu'aucune donnée bancaire ou d'import n'est arrivée du tout. Une alerte portant l'une de ces mentions n'est jamais marquée comme critique : un tableau incomplet est signalé comme un avertissement, car le chiffre final peut très bien être meilleur qu'il n'y paraît.

Si cela arrive souvent, vérifiez la connexion bancaire et affectez les transactions en attente à un budget. Les alertes gagnent en précision dès que les données sous-jacentes sont complètes.

Exemples de cas d'utilisation

Apprendre qu'un projet client a dépassé son plan de coûts alors que le mois est encore en cours, plutôt qu'à la clôture des comptes.
Repérer qu'un contrat de suivi ne couvre plus le travail livré à ce titre, avant la prochaine discussion de renouvellement.
Adresser les alertes de budget d'un service au responsable du service plutôt qu'à tous les gestionnaires de budgets de l'organisation.
Garder sous surveillance un budget de campagne très serré sans l'ouvrir chaque jour.