Configuration du budget

Pour configurer un budget, commencez par cliquer sur la section Budget dans le menu principal. En haut à droite de l'interface, vous trouverez le bouton Ajouter, qui offre deux options : Ajouter un budget ou Ajouter un groupe de budgets.

Si vous sélectionnez l'option Groupe de budgets, une fenêtre modale s'ouvrira pour vous permettre de saisir le nom du groupe de budgets. Une fois enregistré, le nouveau groupe de budgets apparaîtra dans la vue principale des budgets, après tous les budgets non groupés.

Après avoir créé un groupe de budgets, vous pouvez y ajouter des budgets de deux manières :

Créer un nouveau budget au sein du groupe : Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau budget situé près du groupe de budgets. Une fenêtre modale s'ouvrira, vous permettant de configurer le nouveau budget.
Rattacher un budget existant au groupe : Ouvrez le budget concerné en cliquant sur sa tuile, puis sélectionnez Modifier le budget en haut à droite de la page. Dans la fenêtre modale qui s'affiche, choisissez le groupe de budgets souhaité dans le menu déroulant et enregistrez les modifications. De plus, vous pouvez renommer un groupe de budgets ou le supprimer entièrement en utilisant les boutons correspondants disponibles dans l'interface.

Si vous sélectionnez l'option Budget après avoir cliqué sur le bouton Ajouter, la fenêtre modale s'ouvrira et présentera les champs suivants :

Nom ;
Catégorie de budget (facultatif) ;
Type de budget : Commun (tous les participants utilisent une enveloppe budgétaire commune), Individuel (chaque participant dispose de sa propre enveloppe budgétaire et l'utilise de manière autonome).

Après avoir cliqué sur le bouton « Enregistrer », vous serez redirigé vers la page de ce budget. Pour le type de budget Commun, deux onglets sont disponibles : Résumé du budget et Coûts. L'onglet Résumé du budget est divisé en deux sections : un graphique et une liste détaillée des coûts accompagnée d'un diagramme circulaire, illustrant visuellement l'ensemble des coûts et affichant le montant total alloué au budget. Dans cette vue, vous pouvez planifier et gérer votre budget en cliquant sur le bouton dédié « Planifier votre budget ».

Planification budgétaire

La planification budgétaire dans Flowtly est mensuelle et flexible. Vous choisissez une année, sélectionnez un mois de début si vous le souhaitez, et définissez le montant pour n'importe quel mois. Il n'y a pas de date de fin : les valeurs et les règles se prolongent sur les mois et les années suivantes jusqu'à ce que vous les modifiiez. La planification n'est pas obligatoire pour utiliser les budgets.

Le planificateur affiche une année à la fois par souci de commodité. Utilisez le sélecteur d'année pour modifier la période affichée ; cela ne limite pas la période du budget. Cliquez sur n'importe quelle barre de mois pour ouvrir l'éditeur de mois. Le Total du budget en haut à droite reflète la somme pour l'année actuellement visible, et l'enregistrement met à jour le graphique immédiatement. Vous pouvez revenir à tout moment et ajuster les mois de nouveau.

Dans l'éditeur de mois, vous saisissez un Montant de base pour ce mois. Si le mois précédent a déjà une valeur, celle-ci apparaît par défaut. Vous pouvez éventuellement appliquer une Croissance exponentielle (%) pour une augmentation en pourcentage cumulée d'un mois à l'autre à partir de ce point, une Croissance linéaire (devise) pour ajouter un montant fixe tous les mois, ou une Croissance par unité (devise) lorsque votre budget dépend d'unités. Laisser les champs de croissance vides maintient la même valeur pour les mois suivants.

Lorsque vous définissez un montant de base ou une règle de croissance pour un mois, cela devient le point de départ pour tous les mois suivants et se répercute automatiquement sur les années. Modifier un mois ultérieur établit un nouveau point de départ à partir de ce moment. Effacer les champs de croissance dans un mois ultérieur arrête les augmentations automatiques à partir de ce point ; les valeurs existantes demeurent telles que définies. Les mois précédant votre mois de début choisi peuvent rester à zéro si vous n'en avez pas l'utilité.

Enregistrez vos modifications et naviguez entre les années pour voir comment les règles actuelles se prolongent dans le futur.

Il est important de noter que la planification budgétaire n'est pas obligatoire pour commencer à utiliser le budget. Vous pouvez directement associer des coûts ou des factures à un budget, même s'il n'a pas été planifié ou configuré. Dans de tels cas :

Le système affichera automatiquement le Résumé du budget selon une configuration mensuelle par défaut.
Le tableau des Coûts sera également affiché, offrant un aperçu des coûts et des factures associés.

Cette flexibilité vous permet de commencer à suivre l'activité financière immédiatement, avant même d'avoir finalisé le processus de configuration du budget.

L'onglet Coûts affiche un tableau récapitulatif de l'ensemble des transactions associées au budget, organisées par mois. Chaque ligne représente une transaction, indiquant le coût pour chaque mois sur la période sélectionnée. Les coûts sont affichés dans la devise correspondante, les cellules vides signalant l'absence de dépenses pour ce mois. Cette vue structurée facilite l'analyse des habitudes de dépenses et la gestion efficace des budgets.

Pour le type de budget Individuel, un onglet Participants supplémentaire est disponible à côté des onglets Résumé du budget et Coûts. Cet onglet permet aux utilisateurs de gérer et visualiser les individus ou entités associés au budget concerné. Les participants peuvent être ajoutés ou supprimés selon les besoins, ce qui assure une visibilité claire sur toutes les personnes impliquées dans l'allocation et la gestion du budget.

Ce que le budget couvre

Une étape de la boîte de dialogue du budget, Que doit couvrir le budget ?, est l'endroit où vous cochez les types de coûts et de revenus qu'un budget suit — projets, contrats avec échéanciers de paiement, masse salariale et coûts liés au personnel, revenus issus des heures enregistrées, et factures taguées. Pour les Projets et les Contrats avec échéanciers de paiement, vous choisissez également comment le budget détermine lesquels lui appartiennent.

Projets

Projets sélectionnés — le budget couvre les projets que vous choisissez, et uniquement ceux-ci.
Tous les projets — le budget couvre chaque projet non archivé. Les projets archivés en sont exclus, et un projet que l'on archive sort du budget. Avec cette option, vous pouvez également répertorier des projets à exclure, et le budget couvre alors tout sauf ceux que vous listez.

Une légende sous le sélecteur indique laquelle des deux règles sera enregistrée avec le budget, afin qu'il soit toujours visible si des exclusions s'appliquent.

Contrats

Contrats sélectionnés — le budget couvre les contrats que vous choisissez, et uniquement ceux-ci.
Tous les contrats — le budget couvre chaque contrat.
Tous les contrats des projets liés — le budget couvre chaque contrat rattaché à un projet couvert par ce budget. Élargir ou restreindre le périmètre des projets élargit ou restreint le périmètre des contrats en conséquence.

« Tous » est une règle, pas une liste

La différence compte surtout pour les éléments qui n'existent pas encore.

Projets sélectionnés et Contrats sélectionnés enregistrent une liste fixe. Un projet ou un contrat créé par la suite reste en dehors du budget tant que personne n'ouvre le budget pour l'y ajouter, et rien à l'écran ne le signale — les chiffres sont simplement inférieurs à la réalité complète.

Les options Tous enregistrent une règle à la place, et cette règle est appliquée à chaque lecture du budget. Un projet créé le mois suivant fait partie d'un budget Tous les projets sans que personne n'ait besoin de rouvrir le budget, et un contrat rattaché ultérieurement à un projet couvert par le budget fait partie d'un budget Tous les contrats des projets liés de la même manière.

Les exclusions fonctionnent de la même façon. Exclure un projet de Tous les projets enregistre la règle « tout sauf ce projet » plutôt qu'une liste de ce qui existait à ce moment-là, de sorte que les projets créés ultérieurement restent couverts et que l'exclusion continue de s'appliquer.

Modifier un budget existant

Ouvrir un budget pour le modifier affiche l'option utilisée et la conserve. Un budget construit à partir d'une liste sélectionnée manuellement conserve cette liste et ce comportement jusqu'à ce que quelqu'un le modifie.

Passer à l'une des options Tous laisse votre liste sélectionnée manuellement en place au lieu de l'abandonner, de sorte que revenir en arrière restaure les projets ou contrats que vous aviez choisis, au lieu de vous obliger à les sélectionner à nouveau.

Si vous enregistrez pendant que la couverture du budget est encore en cours de chargement, la boîte de dialogue vous demande de réessayer dans un instant plutôt que d'enregistrer. Un enregistrement trop précoce pourrait supprimer des exclusions que le budget est censé conserver et l'élargir ainsi sans que cela soit visible.

Exemples de cas d'utilisation

Gérer les dépenses départementales mensuelles récurrentes avec une croissance projetée.
Suivre les budgets de projets individuels pour différentes équipes ou clients.
Allouer et surveiller les limites de dépenses personnelles pour plusieurs participants au sein d'un budget plus large.
Mettre en place des plans de dépenses flexibles qui s'ajustent en fonction d'unités ou d'incréments fixes.
Maintenir un budget à l'échelle de l'entreprise qui couvre chaque projet non archivé, y compris ceux démarrés après la mise en place du budget.
Suivre les dépenses d'un département sur tous les projets à l'exception des deux gérés pour un autre centre de coûts.