Configurer les congés et traiter votre première demande

Avant de commencer

Ce dont vous avez besoin

• Le rôle Gestionnaire des congés, ou un administrateur qui peut l'accorder.
• Un employé avec un contrat actif, par exemple un Contrat de travail, ainsi qu'une seconde personne pour approuver.
• Votre politique : le nombre de jours annuels par variante de contrat, et combien de jours non utilisés peuvent être reportés et jusqu'à quand.

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   Choisissez vos types de congés

   Ouvrez Paramètres → Équipe et cliquez sur la tuile Types de congés. La page liste les types que votre équipe peut demander. Cliquez sur Ajouter un type de congé pour en ajouter un. Prédéfini active un type intégré sous le nom de votre choix, sélectionné dans Type intégré. Personnalisé crée votre propre type avec un nom, une icône et une couleur.

   Conseils

   • Un nouveau type démarre en Validation requise. Passez-le en Accepté automatiquement uniquement pour les absences que personne n'a besoin de valider. Le solde est tout de même consommé, et une demande que le solde ne couvre pas est toujours refusée.
   • Nombre d'approbations, sur la même page, définit combien de personnes doivent approuver une demande avant qu'elle soit enregistrée. Saisissez le nombre et cliquez sur Enregistrer.
   • Si l'absence se comporte comme l'un des types intégrés, choisissez Prédéfini et renommez-le plutôt que de le recréer en Personnalisé.

   • Ouvrir Types de congés
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   Définissez le solde annuel par défaut

   De retour dans Paramètres → Équipe, ouvrez la tuile Congé annuel et cliquez sur Ajouter un congé annuel. Saisissez le Solde de congés en jours, en heures ou en minutes. Choisissez la Date de début à partir de laquelle il s'applique, la Variante de contrat qu'il couvre, par exemple Contrat de travail, et le Type de congé qu'il alimente. Cliquez sur Enregistrer.

   Conseils

   • Le solde suit la variante de contrat. Une personne dont la variante de contrat n'a pas de solde reçoit sur son profil un avertissement indiquant qu'aucune limite de congés n'est définie.
   • Pour une personne qui acquiert un nombre de jours différent, ouvrez son profil et ajoutez une ligne personnelle dans l'onglet Congé annuel. Elle remplace pour elle la valeur par défaut de l'organisation.

   • Ouvrir Congé annuel
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   Décidez du sort des jours non utilisés

   Ouvrez la tuile Report des congés dans Paramètres → Équipe. Activez Activer la politique de report pour que les jours non utilisés passent à l'année suivante. Définissez Date d’expiration (MM-JJ), par exemple 03-31, et Nombre maximal de jours reportés, où 0 signifie illimité. Activez Consommer d’abord les jours reportés si les jours les plus anciens doivent être utilisés avant le solde de l'année en cours. Cliquez sur Enregistrer.

   Conseils

   • Sous Report par type de contrat, vous pouvez remplacer l'interrupteur principal pour un seul type de contrat et lui donner sa propre date d'expiration.
   • Si le report reste désactivé, Flowtly conserve son ancien mode de calcul du solde de congés.

   • Ouvrir Report des congés
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   Déposez une demande en tant qu'employé

   Connectez-vous en tant qu'employé et ouvrez Mes absences dans le menu latéral. Cliquez sur Nouvelle demande d'absence. Choisissez le Type, ajoutez une Description si votre organisation en demande une, et sélectionnez les dates dans le calendrier. Le panneau Ce que cette demande change affiche les jours ouvrés qu'elle consomme et le solde avant et après. Cliquez sur Créer une demande.

   Conseils

   • Créer une demande reste désactivé tant qu'un type et des dates ne sont pas choisis et que la période ne contient pas au moins un jour ouvré. Il reste aussi désactivé lorsque la demande dépasse le solde.
   • Pour une partie de journée, sélectionnez une seule date et choisissez le nombre d'Heures. Journée complète réserve toute la journée de travail.
   • La demande apparaît dans l'onglet Demandes de congé de Mes absences avec le statut En attente.

   • Ouvrir Mes absences
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   Approuvez-la en tant que responsable

   Connectez-vous en tant que responsable et ouvrez Congés → Demandes de congé dans le menu latéral. Cliquez sur la ligne de l'employé pour en ouvrir le détail. Vérifiez le type, les dates et la durée, puis cliquez sur Accepter. Si la demande ne doit pas aboutir, cliquez plutôt sur Rejeter.

   Conseils

   • Avec un Nombre d'approbations supérieur à 1, le statut indique combien d'approbations ont été données, par exemple Accepté 1 / 2, et la demande reste ouverte jusqu'à la dernière.
   • La tuile Approbateurs de congés dans Paramètres → Équipe indique qui approuve chaque personne : d'abord une personne désignée directement, puis son supérieur direct, puis le responsable de son service, puis toute personne ayant le rôle Gestionnaire des congés.
   • La page des demandes nécessite le rôle Gestionnaire des congés ou Vérificateur de congés. Votre propre demande n'affiche jamais Accepter ni Rejeter pour vous.

   • Ouvrir Demandes de congé
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   Retrouvez-la sur le planning

   Ouvrez l'onglet Planificateur de congés. Chaque personne occupe une ligne et chaque absence est une tuile qui s'étend sur ses jours. Une demande encore en attente d'approbation affiche En attente devant son type, et la légende présente l'entrée Demande en attente. Après l'approbation finale, la tuile n'affiche plus que le type.

   Conseils

   • L'employé retrouve désormais l'absence dans l'onglet Historique des congés de Mes absences, avec le statut Accepté.
   • Les demandes de télétravail ne sont pas affichées sur le planning.

   • Ouvrir le Planificateur de congés