Tutoriels

Créer un employé dans Flowtly

Ajoutez un collaborateur, attribuez les autorisations et activez son contrat pour qu’il puisse travailler dans Flowtly sans attendre.

RH et collaborateurs Débutant 10 minutes

Avant de commencer

Chaque collaborateur a besoin d’un profil Flowtly avant de pouvoir enregistrer du temps ou recevoir des missions. Ce tutoriel couvre l’ensemble du parcours, des coordonnées à l’activation du contrat.

Vous allez créer la fiche, envoyer l’invitation, passer par le lien d’activation puis finaliser l’accord pour que l’utilisateur apparaisse dans l’onglet Active.

Étape par étape

Menez le parcours jusqu’au bout

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    Créer la fiche employé

    Ouvrez Employés, cliquez sur « Add employee » puis renseignez prénom, nom, e-mail Flowtly, éventuellement un e-mail/contact et le téléphone. Enregistrez lorsque le bouton devient actif.

    • Utilisez l’e-mail d’entreprise pour la connexion et gardez l’e-mail contact pour la communication personnelle.
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    Attribuer les autorisations

    Depuis la fiche, ouvrez l’onglet Permissions, cliquez sur Edit, choisissez le niveau d’accès adéquat (par exemple Admin) puis sauvegardez.

    • Ne donnez le rôle Admin qu’aux personnes qui gèrent les paramètres ou la facturation.
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    Envoyer l’invitation

    Revenez à la liste Employés, cliquez sur l’icône d’enveloppe, vérifiez le formulaire « Invite user » puis envoyez l’invitation.

    • Vous pouvez renvoyer l’e-mail depuis la même icône si le collaborateur ne le trouve pas.
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    Finaliser le lien d’activation

    Ouvrez l’invitation dans une fenêtre privée, remplissez le formulaire d’inscription, définissez le mot de passe puis confirmez le lien envoyé. Reconnectez-vous ensuite sur votre session admin.

    • Utilisez un mode navigation privée pour éviter de vous déconnecter du compte administrateur.
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    Vérifier la fiche et ouvrir Agreements

    Tant qu’aucun accord n’est créé, l’utilisateur reste inactif. Ouvrez sa fiche puis l’onglet Agreements.

    • Les accords synchronisent RH et paie, créez-les juste après l’invitation.
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    Ajouter les informations de l’accord

    Cliquez sur « Add agreement », choisissez le type, le poste, la variante (par exemple Employment contract), la date de début et le salaire puis enregistrez.

    • La date de début pilote la paie et les accès, vérifiez-la soigneusement.
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    Confirmer que l’employé est actif

    Une fois l’accord enregistré, un message de succès apparaît et l’employé passe dans l’onglet Active avec un badge EC indiquant le contrat de travail.

    • Le badge EC permet d’identifier rapidement les collaborateurs prêts pour les plannings et la paie.

Ressources

C’est terminé !

L’employé dispose désormais d’un compte actif avec les bons droits et son accord, vous pouvez l’intégrer aux plannings et à la paie.