Facturer vos heures facturables et voir la marge du projet

Avant de commencer

Ce dont vous avez besoin

• Un projet avec un client, et des heures saisies dessus pour le mois à facturer.
• Un tarif de facturation sur le projet pour chaque personne dont vous facturez les heures.
• L'autorisation Gestionnaire de factures pour facturer, et Gestionnaire de compte ou Lecteur de rentabilité pour lire la marge.

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   Vérifiez que chaque personne a un tarif de facturation

   Ouvrez Projets dans le menu latéral et ouvrez le projet à facturer. Cliquez sur Membres dans l'en-tête de la page. La colonne Tarif affiche le tarif de facturation actuel de chaque personne sur ce projet. Cliquez sur un tarif pour voir son historique. Dans cette fenêtre, Ajouter un tarif ajoute un nouveau tarif et Prolonger le tarif reconduit le plus récent.

   Conseils

   • Pour une personne sans tarif, la fenêtre d'historique affiche Aucun tarif défini. Ajoutez un tarif avant de facturer son temps.
   • Ajouter ou prolonger un tarif nécessite l'autorisation Gestionnaire de projets.
   • Une personne présente sur le projet via son projet parent affiche ici un tiret. Son tarif est défini sur le projet parent.

   • Ouvrir Projets
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   Ouvrez le panneau de facturation du projet

   Dans l'en-tête de la page du projet, cliquez sur Facture. Le panneau Créer une facture s'ouvre à droite. Sous Période, choisissez le Mois que vous facturez. Le panneau facture un mois civil à la fois, du premier au dernier jour.

   Conseils

   • Le bouton Facture n'apparaît qu'aux personnes disposant de l'autorisation Gestionnaire de factures.
   • La facture est préparée pour le client défini sur le projet, liez donc d'abord le projet à son client.
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   Choisissez ce qui figure sur la facture

   Sous Portée, cochez ce qu'il faut facturer : Transactions associées, Ressources, Journal du temps de travail et Inclure les sous-projets. Journal du temps de travail est la case qui reprend les heures saisies. Inclure les sous-projets ajoute les heures saisies sur les phases du projet, et elle est cochée d'office lorsque le projet a des phases. Décochez tout ce que vous ne voulez pas sur cette facture.

   Conseils

   • Sur un projet au Prix fixe, Journal du temps de travail est décoché d'office. Son prix ne dépend pas des heures, facturer en plus le temps saisi le ferait payer deux fois.
   • Le filtre Tags sous Transactions associées ne restreint que ces transactions. Il ne change pas les heures facturées.
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   Vérifiez les lignes de la facture

   La section Lignes de la facture affiche un aperçu des lignes avec lesquelles la facture s'ouvrira. Elle repose sur les mêmes choix, ce que vous voyez est donc ce que reçoit le formulaire. Quand les lignes sont correctes, cliquez sur Créer une facture en bas du panneau.

   Conseils

   • Le message Rien à facturer pour cette période avec le périmètre choisi. signifie que le mois ou la portée ne contient aucun élément facturable. Vérifiez le Mois et que Journal du temps de travail est coché.
   • Si l'aperçu indique que certains éléments demandent votre attention, vous pouvez quand même continuer. L'écran suivant liste précisément les saisies qui bloquent les lignes.
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   Traitez les heures bloquées et enregistrez la facture

   Le formulaire de facture s'ouvre avec les lignes remplies et le client du projet sélectionné. Si certaines heures n'ont pas pu être valorisées, un avis intitulé Certaines heures saisies n'ont aucun tarif ou Certaines heures saisies correspondent à plusieurs tarifs liste chaque saisie par date, employé, projet et heures. Cochez Exclure sur les saisies à écarter et cliquez sur Créer le brouillon sans les lignes sélectionnées, ou corrigez le tarif et recommencez depuis le projet. Vérifiez l'en-tête et les totaux, puis cliquez sur Enregistrer.

   Conseils

   • Chaque ligne conserve le projet dont elle provient. C'est ce lien qui rattache la facture au projet.
   • Pour envoyer la facture enregistrée à votre client, suivez le tutoriel Créer une facture sortante à partir de l'étape d'envoi par e-mail.

   • Ouvrir les factures
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   Lisez la marge du projet

   De retour sur le projet, ouvrez l'onglet Finances du projet et choisissez Marge par phase. Chaque phase occupe une ligne avec Facturé, Coût de main-d’œuvre, Coûts directs, Marge et Marge %. La dernière ligne, Projet entier, compte aussi ce qui a été imputé au projet lui-même, ce n'est donc pas la somme des phases. La plage de dates au-dessus du tableau s'ouvre de la date de début du projet à aujourd'hui.

   Conseils

   • Si l'onglet indique Ce projet n’a pas de phases, ajoutez-en une dans l'onglet Phases avec Ajouter une phase de projet. En attendant, Coûts d'équipe dans le temps affiche le coût des heures saisies sur le projet.
   • Une Marge % qui affiche rien de facturé n'est pas égale à zéro. Rien n'a été facturé sur la période, il n'y a donc aucun pourcentage à afficher.
   • Finances du projet nécessite l'autorisation Gestionnaire de compte ou Lecteur de rentabilité.