Transférer vos données dans Flowtly

Avant de commencer

Ce dont vous avez besoin

• Vos fichiers de relevés MT940 issus de la banque en ligne, ainsi que les exports de clients, de factures, de contrats ou d'actifs de votre ancien système.
• Une autorisation Flowtly pour gérer les transactions, et pour gérer chaque type d'enregistrement que vous prévoyez d'importer.
• Un assistant IA connecté à votre organisation Flowtly via MCP.

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   Ajoutez vos comptes bancaires avec leurs numéros

   Ouvrez Comptes bancaires dans le menu latéral et cliquez sur Ajouter un compte. Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau compte, renseignez Nom du compte, Devise et Type, saisissez le Numéro de compte, puis cliquez sur Créer. Le téléversement de relevés ne permet pas de choisir un compte, ajoutez donc chaque compte, avec son Numéro de compte, avant de téléverser ses relevés. Répétez l'opération pour chaque compte dont vous voulez importer l'historique.

   Conseils

   • Les comptes Standard et Compte TVA nécessitent un numéro de compte. Les comptes Espèces et Manuel n'en ont pas besoin.
   • La devise et le type ne peuvent plus être modifiés une fois attribués au compte, vérifiez donc les deux avant de cliquer sur Créer.

   • Ouvrir Comptes bancaires dans Flowtly
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   Téléversez vos relevés bancaires

   Exportez vos relevés depuis votre banque en ligne au format MT940. Sur la page Comptes bancaires, cliquez sur Choisir un fichier, sélectionnez un ou plusieurs fichiers et cliquez sur Téléverser. Flowtly vous indique combien de transactions il a importées et combien figuraient déjà dans le système. Le rapprochement des contractants et des documents se poursuit ensuite en arrière-plan.

   Conseils

   • Flowtly accepte les fichiers MT940 se terminant par .sta, .txt, .mt940 ou .940. Un export CSV, XML ou PDF de votre banque ne sera pas importé.
   • Des relevés qui se chevauchent ne posent aucun problème. Un mouvement que Flowtly connaît déjà n'est pas ajouté une seconde fois.
   • Si un fichier est refusé, ouvrez Comptabilité, puis l'onglet Relevés bancaires / MT940, et consultez Fichiers refusés pour en connaître la raison.

   • Ouvrir Relevés bancaires / MT940 dans Flowtly
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   Connectez votre assistant IA

   Les clients, les factures, les contrats et les actifs sont importés via Flowtly MCP, à l'aide d'un assistant IA que vous connectez à votre organisation. Si vous n'en avez pas encore connecté, suivez d'abord le tutoriel Gestion d'entreprise avec Claude. La connexion s'effectue en votre nom, un import ne peut donc faire que ce que vos propres autorisations Flowtly permettent. Avant d'importer quoi que ce soit, demandez à l'assistant à quelle organisation Flowtly il est connecté.

   Conseils

   • Si un import est refusé faute d'accès, demandez à un administrateur l'autorisation de gérer ce type d'enregistrement, par exemple les clients ou les factures.
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   Importez vos clients, d'abord à blanc

   Donnez à l'assistant la liste des clients de votre ancien système et demandez-lui d'importer les clients avec clients_import en mode simulation. Une simulation n'écrit rien. Elle indique, ligne par ligne, quels clients seraient créés, mis à jour ou ignorés. Chaque client a besoin de la référence que lui attribuait votre ancien système, d'un nom, d'un pays et d'une devise. Quand les décomptes vous semblent corrects, demandez à l'assistant d'exécuter le même lot pour de vrai.

   Conseils

   • Les clients sont rapprochés sur cette référence de l'ancien système. Exécuter à nouveau le même lot ne change rien, et un appel accepte jusqu'à 500 clients.
   • Une personne de contact n'est créée que si la ligne contient un e-mail de contact. Un numéro fiscal nécessite aussi son type et son pays.
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   Importez votre historique de factures

   Pour les factures de vente déjà émises, demandez à l'assistant d'utiliser invoices_import. Il conserve le numéro de facture d'origine. Il ne crée pas de PDF, n'envoie pas d'e-mail au client et n'envoie rien à KSeF. Pour les factures fournisseurs, donnez-lui votre registre des achats et demandez incomingInvoices_import. Demandez d'abord une simulation pour les deux, et lisez les décomptes avant que quoi que ce soit ne soit écrit.

   Conseils

   • Importer un numéro de facture qui existe déjà renvoie la facture existante au lieu d'en créer une seconde, une nouvelle exécution est donc sans risque lorsque les imports s'exécutent l'un après l'autre.
   • En Pologne, avec KSeF connecté, un administrateur peut aussi activer Récupérer les factures de vente depuis KSeF dans les paramètres de facturation et choisir le mois dans Récupérer à partir du.

   • Ouvrir les paramètres de facturation dans Flowtly
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   Ajoutez les contrats et les actifs, puis vérifiez le résultat

   Demandez à l'assistant d'importer vos contrats avec contracts_import. Ils sont rapprochés par numéro de contrat et peuvent renvoyer aux clients importés à l'étape 4. Si vous gérez des biens immobiliers ou des équipements, importez-les avec assets_import. Ils sont rapprochés par code d'actif. Ouvrez ensuite Clients et Factures dans Flowtly et contrôlez quelques enregistrements par rapport à votre ancien système.

   Conseils

   • Un lot de contrats qui contient deux fois le même numéro de contrat est refusé en entier, corrigez donc d'abord les doublons dans la source.
   • Exécutez chaque lot en simulation avant d'écrire. Un appel accepte jusqu'à 500 contrats ou 1000 actifs.

   • Ouvrir Clients dans Flowtly