Vue des projets

Pour consulter et gérer un projet ou une phase spécifique, accédez à son profil. Dans la liste des projets, vous pouvez utiliser le bouton « Accéder à la vue Projet » pour accéder à la page Projet, qui comprend les onglets Vue d'ensemble, Employés, Phases et Rentabilité. Vous pouvez également accéder directement à une page Projet ou Phase en cliquant sur son nom dans la Liste des projets.

Onglet Vue d'ensemble

L'onglet Vue d'ensemble fournit un résumé centralisé des informations clés, de la structure et des contrôles administratifs d'un projet. Il est conçu pour offrir à la fois visibilité et gestion rapide aux utilisateurs disposant des rôles appropriés.

Section Budgets Si le module Budget est actif pour votre organisation, vous pouvez gérer la relation du projet avec les budgets dans l'onglet Vue d'ensemble. Cette section liste tous les budgets liés au projet. Un projet peut être connecté à plusieurs budgets. Les budgets ne peuvent pas être modifiés directement ici, mais :

Cliquer sur une tuile de budget vous redirige vers sa page Détails du budget.
Cliquer sur « Accéder au budget » vous amène à la page avec la liste des budgets.

Vous pouvez retirer l'association d'un budget en cliquant sur le bouton de suppression sur la tuile. Pour connecter un Projet/Phase à un Budget, cliquez sur le bouton « Ajouter nouveau » dans le coin supérieur droit de la section Budget et sélectionnez parmi la liste des budgets existants. Une fois enregistré, le budget apparaîtra dans la section.

Remarque : Les Projets et Phases peuvent être connectés à des budgets différents. De plus, si vous souhaitez que chaque phase de projet soit connectée au même budget que le projet parent, vous devrez le faire manuellement pour chaque phase.

Section Notes Une seule note commune peut être ajoutée par projet. Cliquez sur « Ajouter une note » pour fournir la note initialement. Pour modifier une note existante, cliquez simplement dans le champ, effectuez vos modifications et appuyez sur Entrée pour enregistrer. Lorsqu'aucune note n'existe encore, un visuel d'état vide apparaît avec le message « Aucune note pour le projet ».

Onglet Employés

Dans l'onglet Employés, vous pouvez gérer tous les employés affectés au projet. Pour ajouter un employé :

Cliquez sur le bouton « Ajouter un employé » : Ouvre un formulaire pour sélectionner et affecter un employé.
Sélectionnez l'employé : Choisissez l'employé dans la liste.
Attribuez un rôle : Précisez le rôle de l'employé dans le projet.
Enregistrez : L'employé apparaîtra dans la liste.

Remarque : Vous ne pouvez attribuer un rôle à un employé qu'une seule fois. Cependant, un même employé peut avoir plusieurs rôles dans le même projet (ex. : un employé peut être Responsable comptable et Responsable technique simultanément). Si un rôle a déjà été attribué à un employé, il n'apparaîtra plus dans la liste des rôles disponibles.

Une fois enregistré, l'employé apparaîtra dans la liste des employés. Vous pouvez également modifier le rôle précédemment sélectionné en cliquant sur le bouton « Modifier l'employé » et retirer l'employé du projet en cliquant sur le bouton Corbeille et en confirmant votre choix.

Lorsqu'une personne ne peut pas encore être ajoutée

Une personne ne peut être ajoutée à un projet que si une convention la couvre à la date d'aujourd'hui. Quelqu'un dont la convention a expiré ou qui n'en a jamais eu figure quand même dans le sélecteur — grisé, listé parmi tous les autres par nom, avec la raison pour laquelle il ne peut pas être sélectionné.

Ils sont affichés plutôt qu'omis intentionnellement. Un nom simplement absent de la liste ne vous donne aucun moyen d'agir : vous ne pouvez pas savoir si la personne est absente en raison d'une condition remédiable ou parce qu'elle n'appartient pas du tout à l'organisation. La ligne indique lequel des cas s'applique :

Aucune convention ne couvre aujourd'hui. La dernière a pris fin le — la convention a expiré, et la ligne propose Renouveler la convention.
Aucune convention ne couvre aujourd'hui. Jamais eu de convention — la ligne propose Créer une convention.
Aucune convention ne couvre aujourd'hui — la forme simple, affichée lorsque vos autorisations ne vous permettent pas de consulter l'historique des conventions de cette personne. La raison est réelle, mais les détails ne vous sont pas accessibles.

La correction ne vous coûte pas la tâche que vous étiez venu accomplir. Accepter la proposition ouvre l'écran de convention avec ses propres champs obligatoires — un poste, des dates, un tarif — et une bannière indiquant le nom du projet auquel vous ajoutiez quelqu'un. Enregistrer la convention vous ramène au projet avec le tiroir Membres et le formulaire Ajouter un membre rouverts, la personne désormais sélectionnable et déjà choisie. Annuler vous ramène de la même façon, sans avoir rien créé. Dans les deux cas, la recherche que vous aviez effectuée n'est pas à recommencer.

La création d'une convention nécessite le rôle de Gestionnaire de conventions. Sans ce rôle, la ligne est marquée comme restreinte et indique qu'un administrateur doit créer la convention — toutes les autres personnes de la liste peuvent néanmoins être ajoutées entre-temps.

Onglet Phases

Une Phase dans Flowtly est une entité distincte au sein d'un projet parent. Elle fonctionne avec les mêmes fonctionnalités qu'un projet mais conserve ses propres paramètres, tels que :

Budgets indépendants – Chaque phase peut avoir sa propre allocation budgétaire.
Dates de début et de fin distinctes – Une phase peut s'étendre sur une période différente de celle de son projet parent.
Affectations d'employés séparées – Les employés peuvent être affectés soit à une phase spécifique, soit au projet parent.

Les phases permettent une meilleure organisation des projets complexes en les décomposant en sections gérables tout en conservant l'ensemble du travail sous une même structure de projet principale.

Comment créer une Phase

Il existe deux façons de créer une phase à l'intérieur d'un projet :

1. Créer une phase depuis la page Projet

Accédez à la page dédiée du Projet.
Rendez-vous dans l'onglet Phases.
Cliquez sur « Ajouter une phase de projet ».
Remplissez les détails du formulaire suivants :

Nom (obligatoire)
Type (Prix fixe, Interne, Non facturable, Régie)
Date de début (facultatif)
Date de fin (facultatif)

Cliquez sur Enregistrer.

Une fois enregistrée, la phase apparaîtra sous le projet parent dans la Liste des projets.

2. Créer une phase depuis la page Liste des projets

Cliquez sur « Ajouter un projet » dans le coin supérieur droit de la page Liste des projets.
Remplissez le formulaire de création de projet comme d'habitude.
Accédez au mode édition du projet nouvellement créé.
Sélectionnez un Projet parent pour celui-ci.
Enregistrez les modifications.

Le projet deviendra alors une phase du projet parent sélectionné.

Accès des employés et enregistrement du temps

Les affectations d'employés et l'enregistrement du temps dépendent de la manière dont la phase a été créée (nouvelle ou convertie depuis un projet existant).

1. Lorsqu'une nouvelle phase est créée sous un projet parent

Tous les employés affectés au projet parent seront automatiquement rattachés à la phase.
Les employés peuvent enregistrer du temps à la fois sous le projet parent et la phase.

2. Lorsqu'un projet distinct devient une phase d'un autre projet

Les employés affectés au projet parent auront accès à la phase.
Les employés qui étaient affectés uniquement à la phase avant l'association n'auront pas accès au projet parent.

3. Lorsqu'un employé est ajouté uniquement à une phase

L'employé pourra enregistrer du temps uniquement sous cette phase.
L'employé ne sera pas affiché comme rattaché au projet parent.

4. Lorsqu'un employé est ajouté au projet parent

L'employé accédera automatiquement au projet parent et à toutes ses phases.
Il pourra enregistrer du temps sous le projet parent et toutes ses phases.

Points clés

Les phases fonctionnent comme des entités indépendantes mais héritent de l'accès des employés du projet parent.
Si un employé doit travailler sur toutes les phases, affectez-le au niveau du projet parent.
Si un employé ne doit travailler que sur une phase spécifique, ajoutez-le directement à cette phase.

En utilisant correctement les phases, vous pouvez mieux structurer les projets complexes et assurer une collaboration fluide entre les équipes tout en maintenant une gestion efficace de la facturation et des ressources.

Onglet Rentabilité

L'onglet Rentabilité offre une vue visuelle et tabulaire de l'utilisation des ressources et de la répartition des coûts pour chaque employé impliqué dans un projet. Cette section aide les administrateurs à suivre le temps passé par les membres de l'équipe sur le projet et les coûts de main-d'oeuvre associés, sur une période donnée.

Fonctionnalités clés

Sélecteur de métrique En haut à gauche, un menu déroulant intitulé « Afficher sur le graphique » permet de basculer entre deux modes d'affichage :

Coûts des employés : Affiche la valeur monétaire du temps enregistré par les employés (calculée sur la base des taux internes).
Heures travaillées : Affiche le total des heures et minutes enregistrées par chaque employé sur la période sélectionnée.

Filtre de dates À côté du sélecteur d'affichage se trouve le filtre « Date du/au ». Il permet de sélectionner :

Des plages prédéfinies comme les 6 derniers mois
Une plage de dates personnalisée à l'aide du sélecteur de calendrier. Les données affichées s'ajustent dynamiquement à la période sélectionnée.

Visualisation graphique Un graphique à barres empilées résume les données mois par mois, ventilées par employé. En survolant chaque segment de barre, une info-bulle s'affiche avec :

Le nom de l'employé
Le coût ou le temps enregistré, selon la vue actuelle.

Tableau détaillé Sous le graphique se trouve un tableau détaillé listant tous les membres de l'équipe du projet avec leurs valeurs mensuelles individuelles :

En vue « Coûts des employés » : Les coûts sont affichés dans la devise du client (ex. : 788,38 zl).
En vue « Heures travaillées » : Le temps enregistré est affiché en heures et minutes (ex. : 132h 30m).

Si aucune donnée n'est disponible pour un employé particulier sur un mois, un tiret « - » est affiché.

Partout où ces sous-onglets décomposent les chiffres réels par mois, un coût est comptabilisé dans le mois auquel son document se rapporte plutôt que dans le mois où il a été payé. Consultez Compte de résultat et prévisions du budget pour la règle complète et son incidence sur les comparaisons mensuelles.

Budget initial : montant facturé, coût et marge entre les deux

Chaque ligne du Budget initial porte les deux faces du plan sur une seule ligne : Facturé, ce que vous comptez facturer pour cela, et Coût, ce que vous comptez y consacrer. Les deux sont modifiables directement et enregistrés au départ du champ, de la même façon que les autres cellules du tableau.

Une colonne Marge en lecture seule s'intercale entre eux, affichant la différence. Elle est calculée par Flowtly à partir des deux montants de la ligne, plutôt que saisie manuellement, si bien qu'elle ne peut pas être en désaccord avec eux.

Une marge vide n'est pas un zéro. La marge n'a de sens que lorsque les deux faces sont renseignées. Une ligne n'en comportant qu'une affiche donc un tiret annoté indiquant quelle face est présente — coût uniquement ou facturé uniquement — au lieu d'un chiffre. Cette distinction est importante : une ligne de frais généraux purs a un coût réel et rien de facturé en regard, et afficher 0,00 reviendrait à signaler une perte que le projet n'a pas réalisée. Une ligne facturée sous forme de forfait, sans coût suivi séparément, se lit de la même façon dans l'autre sens.

Une marge négative est un état différent d'une marge vide, et est affichée comme telle : une ligne qui coûte réellement plus qu'elle ne facture est signalée pour ce qu'elle est, plutôt qu'aplatie dans le même tiret qu'une ligne qui manque simplement d'un côté.

Une nouvelle ligne encore vide affiche le tiret sans raison à côté — il n'y a encore rien à dire sur quel côté manque.

Plan vs Réel, mois par mois

Plan vs Réel affiche les mois du projet en lignes et compare chacun au plan : chiffre d'affaires, coûts et résultat net, avec les écarts entre eux. Chaque chiffre est affiché sous la forme plan → réel, suivi de l'écart du réel par rapport au plan.

La couleur de l'écart indique si le résultat est meilleur ou moins bon que prévu, et non s'il est en hausse ou en baisse. Dépenser moins que prévu et gagner plus que prévu sont tous deux présentés comme favorables — un coût 10% inférieur au plan et un chiffre d'affaires 10% supérieur au plan sont colorés de la même façon, contrairement à un chiffre d'affaires 10% inférieur au plan.

Un tiret et un zéro n'ont pas la même signification. Un tiret signifie qu'aucun plan n'a été défini pour ce mois. Un zéro planifié est affiché comme un chiffre, car décider de ne rien dépenser pendant un mois est un plan — ne pas planifier le mois du tout ne l'est pas. Des tirets apparaissent donc également dans les colonnes d'écart, puisqu'il n'y a rien à comparer. Lire un tiret comme un « zéro » sous-estimerait le plan ; lire un zéro comme « aucun plan » le surestimerait.

La courbe de tendance nécessite au moins deux mois d'activité avant d'être tracée. Un seul point ne peut pas indiquer une direction — la table affiche donc les chiffres et le graphique explique pourquoi il n'en montre pas.

Comment le graphique représente le plan par rapport au réel

Le graphique au-dessus du tableau utilise deux traitements différents pour les deux types de valeurs, dans les deux directions — revenus et dépenses :

Les montants planifiés sont représentés par un contour en pointillé, sans remplissage.
Les montants réels sont représentés par une barre pleine.

C'est cette distinction qui rend un mois sans plan lisible d'un coup d'œil. Un mois sans plan n'a aucun contour, ce qui le rend immédiatement reconnaissable face à un mois qui en possède un. Si les montants planifiés avaient été représentés par un remplissage discret, « rien n'était planifié » et « peu était planifié » n'auraient différé que par la discrétion de la barre, et les deux auraient été faciles à confondre — et c'est exactement cette confusion que ce sous-onglet cherche à éviter, dans le graphique comme dans les tirets du tableau.

Un mois reste sans barre planifiée plutôt que de se voir attribuer une barre de hauteur zéro, pour la même raison qu'un tiret n'est pas un zéro dans le tableau ci-dessous.

Où se trouve le chiffre cumulé

Chaque ligne de ce tableau représente un mois, et il n'y a pas de ligne de total en dessous. La question à laquelle répond ce sous-onglet est celle du rythme — si l'argent a bougé quand il était prévu — il se lit donc le long de l'axe des mois plutôt que sommé. Une ligne au bas du tableau indique où se trouve le chiffre cumulé et renvoie à la Réalisation budgétaire.

Les deux sous-onglets ne sont pas deux vues d'un même chiffre, c'est pourquoi le total n'est pas répété ici. Plan vs Réel compare chaque mois au montant défini par le planificateur budgétaire pour ce mois. La Réalisation budgétaire compare le projet dans son ensemble au budget initial, qui est un montant planifié unique par tag sans mois associé. Un total dans ce tableau reprendrait un chiffre calculé ailleurs, à partir d'un plan différent — et les deux n'auraient pas à être identiques.

Lorsque le projet n'a pas de plan

Le sous-onglet apparaît une fois que le projet dispose d'un budget initial, mais les chiffres auxquels il compare proviennent du planificateur budgétaire. Ce sont deux choses différentes — un projet peut donc ouvrir ce sous-onglet sans rien à comparer. Dans ce cas, une invite indique ce qui manque et renvoie directement au planificateur.

L'invite se situe au-dessus du tableau plutôt qu'à sa place. Un projet non planifié a tout de même des dépenses réelles, qui sont souvent les informations les plus utiles à l'écran — les valeurs réelles restent donc visibles et le côté plan affiche des tirets jusqu'à ce qu'un plan existe.

La base mensuelle est la même partout

Les mois de ce tableau sont les mêmes que ceux utilisés partout dans les finances du projet : un coût est comptabilisé dans le mois auquel se rapporte son document, et non dans le mois où il a été payé. Consultez Compte de résultat et prévisions du budget pour la règle complète.

Cela signifie également que la répartition en attente/reçu ne déplace pas un montant entre les lignes. La question de savoir si un coût a été réglé est distincte du mois auquel il appartient — payer une ancienne facture ne modifie donc pas le mois dans lequel elle apparaît dans ce tableau.

Exemples de cas d'utilisation

Un Chef de projet doit rapidement comprendre le statut budgétaire et les notes clés d'un projet avant une réunion client.
Un Responsable des opérations doit affecter un nouveau membre d'équipe à un projet complexe et s'assurer qu'il a accès à toutes les phases pertinentes pour l'enregistrement du temps.
Un Contrôleur financier souhaite examiner les coûts totaux de main-d'oeuvre et les heures travaillées par les employés sur un projet spécifique au cours du dernier trimestre pour évaluer la rentabilité.
Un Analyste métier doit décomposer un projet important et de longue durée en phases distinctes, chacune avec son propre budget et calendrier, pour une meilleure gestion et un meilleur reporting.
Un chef de projet planifie un projet ligne par ligne, saisit le montant à facturer et le coût pour chaque ligne, et lit la marge entre eux avant de s'engager sur un prix.
Un chef de projet tente d'ajouter un collègue à un projet, constate sur le moment qu'aucune convention ne le couvre, en crée une, et revient sur le formulaire des membres avec la personne déjà sélectionnée.
Un contrôleur financier parcourt le graphique Plan vs Réel à la recherche de mois sans contour planifié, pour trouver des travaux réalisés sans avoir jamais été budgétisés.