Factures à émettre — Factures en masse

Factures à émettre est l'exécution mensuelle de la facturation. Pour un mois, elle liste une facture par client, construite à partir des projets de ce client, et crée celles que vous sélectionnez. Vous vérifiez ce que chaque facture contiendrait, et rien n'est créé avant que vous cliquiez sur Créer les factures. Chaque facture qui ne peut pas être émise en indique la raison. La création des factures n'envoie aucun e-mail et n'envoie rien à la facturation électronique.

Cette exécution est distincte de la Facturation en masse des baux, qui facture les baux d'un parc. Elle convient à une organisation qui facture à partir de réservations et fixe ses prix sur ses projets, y compris la consommation de compteurs : une facture sans réservation ce mois-là est refusée, comme l'explique la section Lorsqu'une facture est refusée.

Quand l'exécution est disponible

L'exécution se règle par organisation et est désactivée par défaut : une organisation ne l'a donc pas tant qu'elle n'est pas activée. Aucun interrupteur n'existe pour cela sur une page de paramètres : demandez le changement au support Flowtly. Elle est dans l'un de ces trois états :

Désactivée. La liste des factures ne propose aucune entrée pour l'exécution. L'ouverture de son adresse affiche « La facturation mensuelle n’est pas activée pour cette organisation. »
Aperçu seulement. La liste des factures est affichée, mais Créer les factures est indisponible et une note en dessous l'indique. Utilisez cet état pour comparer l'exécution aux factures déjà émises, avant que quoi que ce soit puisse en être créé.
Activée. La liste est affichée et Créer les factures fonctionne.

L'exécution requiert aussi le module de facturation et est ouverte aux administrateurs et aux utilisateurs qui gèrent les factures. Pour eux, tant que l'exécution n'est pas désactivée, l'entrée Factures à émettre apparaît dans le menu à côté de Créer une facture sur la liste des factures, sous Ajouter des factures en masse. L'exécution est une seconde entrée, pas un remplacement : Ajouter des factures en masse ouvre le flux en masse, par lequel les factures d'un mois sont émises tant que l'exécution est en aperçu.

Quels projets une exécution couvre

Les projets qu'une exécution couvre dépendent de ce que votre compte peut voir :

Vous voyez tous les projets. Cela s'applique aux administrateurs et aux utilisateurs qui gèrent les projets, les heures de travail ou les conditions, ainsi qu'aux gestionnaires de compte. L'exécution couvre tout projet qui a été actif à un moment du mois, y compris un projet qui s'est terminé pendant celui-ci. Les phases d'un projet sont facturées avec lui, sur la facture de son client. Une exécution prend jusqu'à 500 projets. Au-delà, aucune facture n'est listée et un message l'indique, afin qu'aucun client ne soit omis sans que vous le voyiez.
Vous ne voyez que les projets dont vous êtes membre. Un utilisateur qui gère les factures sans aucun de ces rôles exécute tout de même toute l'organisation : une note au-dessus de la liste indique que l'exécution couvre tous les projets de l'organisation, pas seulement ceux dont vous êtes membre. Les projets terminés en font partie, et la limite de 500 ne s'applique pas.

Un projet sans client est listé aussi, sous Sans client, et il est refusé tant qu'il n'en a pas.

La liste

Mois propose les trois mois précédents, le mois en cours et le suivant, et s'ouvre sur le mois en cours. Afficher restreint la liste à Toutes, Prêtes à émettre ou Problèmes. Choisir un autre mois efface votre sélection et les résultats affichés à l'écran.

Chaque ligne est la facture d'un client pour le mois. Elle nomme le client et les projets derrière la facture, et liste chaque ligne avec sa quantité, son unité et son montant net, avec le total net à côté. Une ligne indique alors l'un de ces trois cas :

Prête à émettre : la facture peut être créée.
Déjà émise avec le numéro de facture : le client a une facture pour ce mois. La ligne ne peut pas être sélectionnée et n'est jamais créée deux fois. Une facture compte lorsque sa date de vente tombe dans le mois ou que l'une de ses lignes facture une période qui chevauche le mois, et qu'au moins l'une de ses lignes appartient à l'un des projets de l'exécution.
Un refus en termes clairs, qui dit ce qu'il faut corriger.

Une ligne peut aussi porter une information qui n'empêche pas la facture ; lisez-la donc avant de créer :

Avertissements de compteurs, par exemple un bien facturé à plusieurs projets ou des jours facturés à personne. La facture peut tout de même être émise ; un avertissement sur une ligne prête en est donc le seul signe. Voir Consommation de compteur sur une facture client.
Avertissements de quantité sur les lignes de la facture.
La comparaison avec les baux, pour un client qui a des baux : « Lignes de bail trouvées », « total du brouillon » et « écart » comparent ce que les baux du client factureraient avec cette facture. « Les lignes de bail n’ont pas pu être comparées à ce brouillon. » signifie qu'il n'y a aucun chiffre à comparer, et non un chiffre de zéro.

Sélection et création

Chaque facture prête à émettre est sélectionnée au départ, et vous pouvez en désélectionner n'importe laquelle. Afficher est une vue, pas une sélection : les factures que vous avez sélectionnées restent sélectionnées pendant que le filtre les masque, et la ligne sous la liste indique combien elles sont. Cette ligne donne aussi le nombre de factures sélectionnées et leur total net par devise.

Créer les factures envoie l'exécution une seule fois, quel que soit le nombre de clics sur le bouton. Chaque facture créée est une facture ordinaire, numérotée et validée comme une facture que vous créez à la main :

Elle est dans la devise de votre organisation.
Sa date d'émission est aujourd'hui, et sa date de vente est le premier jour du mois choisi.
Sa date d'échéance suit le délai de paiement du client.
Elle porte le compte bancaire par défaut de votre organisation dans cette devise, ou un autre compte visible dans cette devise lorsqu'il n'y a pas de compte par défaut.

Les factures attendent dans la liste des factures. L'envoi d'une facture au client ou à la facturation électronique est une étape distincte.

Si Flowtly ne peut pas confirmer le résultat, un message l'indique et la liste est actualisée. Vérifiez-la avant de réessayer : elle montre quelles factures ont été créées.

Résultats de l'exécution

Résultats de l’exécution rend compte de chaque ligne de la liste à partir de laquelle vous avez créé, en cinq compteurs :

Créées : la facture a été émise.
Échec de la création : elle a été envoyée mais pas créée, soit parce que sa création a été refusée, soit parce qu'aucune réponse n'est revenue. Une facture sans réponse l'indique, et la liste au-dessus montre si elle a finalement été créée.
Refusées, à corriger : la liste l'avait déjà refusée, elle n'a donc pas été envoyée.
Déjà émises : elle avait déjà une facture pour le mois.
Laissées non sélectionnées : elle était prête mais n'a pas été sélectionnée.

Les résultats restent tels qu'ils étaient à la fin de l'exécution, et ils ne changent pas lorsque la liste au-dessus change. En dessous :

Réessayer les échecs apparaît lorsqu'une facture n'a pas pu être créée. Il n'envoie que les factures en échec qui sont sélectionnées et que la liste actualisée montre prêtes, et son libellé indique leur nombre. Tant qu'il n'y en a pas au moins une, le bouton est indisponible et dit pourquoi.
Ouvrir les factures apparaît lorsque l'exécution a créé des factures, et ouvre la liste des factures filtrée sur elles.

Lorsqu'une facture est refusée

Il n'y a pas de dérogation : une facture refusée ne peut pas être sélectionnée tant que la cause n'est pas corrigée. L'exécution elle-même ne fixe jamais de prix, ne place aucun actif et ne crée aucun tag. Les refus que vous pouvez rencontrer :

Certains éléments n'ont pas de prix. Un compteur ou une règle de tarification n'a pas pu être valorisé, la facture serait donc trop basse. Chaque élément est nommé sous Éléments sans prix, avec la raison.
Certaines heures saisies n'ont pas de taux, ou correspondent à plusieurs taux. La personne, le projet et la date de chaque saisie sont listés.
Rien à facturer ce mois-ci. Les projets du client ne contiennent rien pour ce mois.
Un actif réservé n'appartient à aucun parc. Chaque actif est nommé sous Actifs hors parc. Un actif appartient à un parc lorsqu'il a un actif parent ou des unités rattachées. Le même refus apparaît, sans actif nommé, lorsqu'aucune réservation ne se trouve derrière la facture ce mois-là.
Une ligne n'a pas d'étiquette de charge. Chaque ligne est nommée sous Lignes sans étiquette de charge. Le nom d'une ligne doit être reconnu comme loyer, provision pour charges ou consommations, et cette charge a besoin d'un tag sur la carte Tags de facturation des baux dans les Paramètres de facturation.
Un projet sans client. Définissez-en un sur le projet.
Impossible de savoir si cela a déjà été facturé. Une facture de ce mois a des lignes sans projet, ce qui est le cas des factures importées, ou est un avoir. Les factures concernées sont nommées sous Factures illisibles pour nous. Définir le projet sur les lignes de la facture règle la question.
L'organisation a un destinataire pilote. Cette exécution n'émet pas de factures pilotes, donc chaque facture est refusée tant qu'un destinataire est défini.
La devise du client ou du projet n'est pas celle de l'organisation. Cette exécution n'a pas de taux de conversion, donc une telle facture n'en est pas émise.

Certains refus n'apparaissent qu'à la création des factures, sous Échec de la création, parce que la liste ne les vérifie pas :

Aucun compte bancaire dans la devise de la facture, ou aucun compte bancaire du tout. Ajoutez-en un sous Banques, puis utilisez Réessayer les échecs.
La devise de facturation n'est pas configurée.
La facture n'a pas passé la validation.

Exemples de cas d'utilisation

Garder l'exécution en aperçu pendant un mois et comparer la facture de chaque client, ligne par ligne, avec la facture que vous avez émise de la manière habituelle.
Filtrer la liste sur Problèmes pour fixer le prix des éléments manquants et ajouter les tags de charge manquants, sans perdre la sélection des factures qui sont prêtes.
Vérifier l'écart entre les lignes de bail et le total du brouillon pour un client facturé pour des réservations et pour un bail.
Ajouter un compte bancaire après l'échec de la création de factures, puis utiliser Réessayer les échecs pour n'émettre que ces factures.
Exécuter le mois en tant que gestionnaire de factures qui n'est membre d'aucun projet, avec toute l'organisation dans la liste.