Demander et approuver la dotation en personnel

Équipe éditoriale Flowtly4 min

L'onglet Demandes est l'endroit où la dotation cesse d'être décidée dans une conversation pour être décidée dans les faits. Un chef de projet demande une personne pour un rôle ; quelqu'un disposant du droit d'approbation confirme ou refuse. Le piège qui aurait fait de ce circuit une simple conversation plus lente – déterminer si la personne est déjà trop occupée – est traité pour l'approbateur avant qu'il n'ouvre la demande.

Là où Projets sert à créer et confirmer directement des réservations, Demandes est le chemin plus léger pour quiconque peut proposer une dotation sans pouvoir l'engager.

Ce qu'est une demande

Une demande n'est pas un type d'enregistrement distinct. C'est une réservation ordinaire qui a été demandée mais pas encore acceptée – la même personne, le même rôle, la même part et les mêmes dates que vous confirmeriez, maintenues en attente jusqu'à ce que quelqu'un l'approuve. L'approuver en fait une réservation confirmée ; rien n'est ressaisi.

Comme une demande n'est qu'une proposition, elle ne compte jamais dans la capacité planifiée de personne. Elle ne comblera pas un trou sur la grille Projets et ne fera pas dépasser sa semaine à une personne sur la grille Personnes tant qu'elle n'est pas approuvée.

Qui peut faire quoi

  • Demander – toute personne qui peut proposer des réservations. Elle choisit la personne, le rôle, la part et la période, et ajoute une courte note expliquant pourquoi. Le champ projet ne propose que les projets principaux, car les personnes sont affectées sur le projet principal et non sur ses sous-projets.
  • Approuver ou refuser – uniquement une personne disposant du droit d'approuver la dotation. C'est la même autorisation que celle qui permet de confirmer une réservation partout ailleurs dans Resourcing ; les personnes qui valident déjà la dotation sont donc celles qui traitent les demandes.
  • Lecture seule – une personne ayant le rôle Lecteur Resourcing voit chaque demande, son historique et, pour une demande refusée, le motif donné, mais ne peut ni demander, ni approuver, ni refuser. Voir Resourcing pour tout ce que couvre ce rôle.

Lire une demande

Chaque demande en attente est une carte indiquant la personne demandée, par qui, et depuis combien de temps, ainsi que le projet, le rôle, la période, la part hebdomadaire et toute note jointe par le demandeur. En dessous, une barre pour chaque semaine concernée, et une ligne indiquant ce que signifierait l'approbation :

  • Aucun conflit – une ligne verte confirme que la personne dispose de capacité libre sur toute la période.
  • Conflits – une ligne rouge énonce la conséquence en termes simples – par exemple, « Approuver cela place Anna en surcapacité – jusqu'à 118 % sur 3 des semaines demandées. » – et, lorsqu'une part plus petite résoudrait le problème, une seconde ligne la propose : « Approuver plutôt à 25 % pour que chaque semaine reste à 100 % ou moins. »

Congés dans la période demandée. Lorsque la personne a des congés approuvés pendant la période demandée, un avertissement au-dessus des actions de la carte l'indique, en nommant soit la période entière, soit le nombre de jours ouvrés concernés. Il avertit sans bloquer : Approuver et l'approbation à part réduite restent disponibles, de sorte que l'approbateur décide si la réservation a encore du sens. Une personne en lecture seule voit aussi l'avertissement.

L'idée est que l'approbateur décide, plutôt que de recalculer lui-même les chiffres. Un conflit que Flowtly peut voir, Flowtly le montre.

Agir sur une demande

Jusqu'à trois actions figurent sur chaque carte :

  • Approuver transforme la demande en attente en une réservation confirmée à la part demandée. Lorsque l'approbation laisserait tout de même quelqu'un en surcapacité, ce bouton indique plutôt Approuver tel que demandé, de sorte que le choisir est une dérogation délibérée et non un clic par défaut.
  • Approuver à une part réduite (affiché uniquement lorsqu'il y a un conflit avec une solution nette) la confirme au pourcentage suggéré, de sorte que personne ne se retrouve en surréservation.
  • Refuser supprime entièrement la demande. Utilisez-le lorsque la réponse est non ; le demandeur peut proposer autre chose.

L'approbation obéit à la même protection contre la surréservation que toute autre réservation confirmée ; une approbation qui ferait dépasser à quelqu'un le plafond autorisé est donc refusée exactement comme le serait une réservation directe.

Si la réservation a changé après l'ouverture de la liste, l'approbation n'écrase pas ce changement. La carte indique que quelqu'un d'autre a modifié l'affectation après que vous l'avez ouverte et que votre modification n'a pas été enregistrée, et la liste se recharge avec les valeurs actuelles. Examinez de nouveau la demande et approuvez-la une fois qu'elles s'affichent.

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