Factures

Flowtly propose des outils pour gérer les factures émises, permettant aux utilisateurs de créer, vérifier et envoyer des factures de vente à leurs clients. Ces fonctionnalités garantissent une documentation financière précise pour les services et produits livrés.

Créer et gérer les factures émises

Flowtly vous permet de créer et de gérer l'ensemble des factures émises à vos clients.

• Créer une facture : Créez une facture de vente en renseignant les informations du client, la date de facturation, la date d'échéance, ainsi que les lignes correspondant aux services ou produits concernés.
• Vérifier les détails de la facture : Examinez les lignes de facturation, les calculs et les informations client afin de garantir leur exactitude avant validation.
• Joindre des documents justificatifs : Ajoutez des documents pertinents directement à vos factures émises, tels que des rapports de projet ou des contrats de service, à titre de référence pour le client.
• Prévisualiser la facture : Générez un aperçu de la facture afin d'en vérifier la mise en page et le contenu avant l'envoi.
• Envoyer la facture : Transmettez la facture finalisée à votre client directement depuis le système.
• Suivre le statut de la facture : Suivez le statut de la facture (en attente, envoyée, payée ou en retard) dans la liste des factures.

Rechercher et filtrer les factures

La liste des factures propose des outils pour vous aider à retrouver des factures spécifiques parmi l'ensemble de vos factures émises.

• Rechercher par client ou détails de facture : Utilisez le champ de recherche pour retrouver des factures par nom de client ou toute autre information de facturation.
• Filtrer par statut : Appliquez un filtre de statut pour n'afficher que les factures dans un état particulier, tel que brouillon, en attente, envoyée ou en retard.
• Combiner recherche et filtres : Combinez la recherche et les filtres de statut pour affiner les résultats dans la liste des factures.
• Réinitialiser les filtres : Supprimez les filtres appliqués pour revenir à la liste complète des factures émises.

Lignes de coûts périodiques sur les factures

Lorsqu'un projet comprend des coûts récurrents s'appliquant à plusieurs actifs, comme plusieurs places de parking ou unités facturées dans la même catégorie, la facture émise regroupe ces charges en une seule ligne plutôt que de lister chaque actif séparément. Ce regroupement se base sur la concordance de la catégorie, du prix unitaire, du mois de facturation, du taux de taxe, de la devise, de l'unité et du projet, garantissant ainsi que le brouillon et la facture finalisée présentent toujours les mêmes lignes regroupées au client.

• Vérifier les lignes regroupées : Contrôlez la quantité indiquée sur une ligne combinée pour confirmer qu'elle reflète le nombre total d'actifs couverts par cette charge.
• Se fier à des aperçus cohérents : L'aperçu de la facture correspond toujours à la facture finale émise, car le regroupement est appliqué avant la génération du brouillon.
• Distinguer les autres types de lignes : Notez que les coûts liés aux relations commerciales, les coûts partagés, les frais refacturés, la consommation des compteurs et les ajustements de facturation manuels restent listés séparément et ne sont pas regroupés.

Présentation des lignes de facturation

Les lignes des brouillons de facture affichent les noms de catégorie et les unités de manière cohérente, qu'une charge apparaisse en tant que total regroupé ou en tant que ligne individuelle. Cela vous aide à interpréter le libellé de catégorie et l'unité indiqués sur chaque ligne avant d'envoyer une facture à un client.

• Vérifier la cohérence des catégories : Assurez-vous que les lignes regroupées et individuelles affichent le même nom de catégorie et la même casse pour un même type de charge.
• Vérifier les unités de mesure : Pour les éléments mesurés, comme les charges basées sur la surface, vérifiez que la ligne affiche l'unité correcte, par exemple des mètres carrés, plutôt qu'une unité générique par défaut.
• Confirmer la quantité pour les éléments discrets : Pour les charges basées sur un élément discret et dénombrable, comme une place de parking, sans mesure enregistrée, la facture doit indiquer une quantité égale à un.
• Vérifier avant l'envoi : Contrôlez les lignes du brouillon de facture pour confirmer que les noms de catégorie et les unités correspondent au type de charge sous-jacent avant l'envoi.

Exemples de cas d'utilisation

• Générer une facture pour des services réalisés : Un chef de projet émet une facture à un client après la livraison d'une phase de projet.
• Envoyer une facture mensuelle récurrente : Un administrateur prépare et envoie une facture mensuelle pour des services de rétention en cours.
• Vérifier une facture avant l'envoi : Un utilisateur financier vérifie toutes les lignes et les calculs de taxes sur un brouillon de facture avant l'envoi.
• Confirmer les charges regroupées : Un coordinateur de facturation vérifie qu'une ligne combinée pour plusieurs places de parking reflète la quantité totale correcte avant l'envoi de la facture.