Qui détient une ressource
Deux listes répondent à la question de qui a quoi. L'onglet Actifs contient l'inventaire de toutes les ressources de votre organisation et indique qui détient chacune d'elles. L'onglet Réservations liste les réservations qui vous appartiennent, avec la période couverte par chacune.
Lecture de la colonne du détenteur
Chaque ligne de l'onglet Actifs indique la personne ou le projet qui détient actuellement la ressource, à côté d'une initiale colorée qui garde la même couleur pour le même détenteur sur toutes les lignes. Le nom apparaît quelle que soit l'origine de l'attribution — qu'il s'agisse d'une réservation effectuée par la personne elle-même ou d'une attribution faite par un responsable en son nom.
Une ressource que personne ne détient s'affiche comme Libre.
Ressources qui ne peuvent pas être réservées
Une ressource peut être fermée aux réservations, ce qui la maintient hors des vues de réservation afin que les employés ne puissent pas la réserver. Ces ressources sont étiquetées Non réservable, et la position de cette étiquette dépend de si quelqu'un détient la ressource :
- Une ressource libre affiche Non réservable seule.
- Une ressource détenue affiche d'abord le nom du détenteur, avec Non réservable en dessous en texte secondaire.
Être fermée aux réservations n'est pas la même chose que de ne pas être attribuée. Le matériel émis à long terme — un ordinateur portable remis à un employé, un véhicule affecté à un site — est souvent délibérément maintenu hors des écrans de réservation tout en appartenant encore à quelqu'un. L'onglet Actifs indique cette personne dans tous les cas, de sorte que l'inventaire reste lisible comme registre de qui a quoi.
Si une grande partie de vos ressources détenues sont marquées Non réservable, il vaut la peine de confirmer que c'est délibéré plutôt qu'un reliquat de la façon dont elles ont été importées.
Être fermée aux réservations n'est pas toujours définitif. Lorsqu'un projet est clôturé et que ses réservations sont libérées, une place de parking ou un bureau dont la réservation était encore en cours redevient réservable de lui-même. Les autres ressources restent fermées aux réservations jusqu'à ce que quelqu'un les rouvre.
Numéros de série
Lorsqu'une organisation possède plusieurs unités du même modèle, le nom de la ressource seul ne dit pas quelle unité physique couvre une réservation. Le numéro de série le fait, et il est affiché comme légende sous le nom de la ressource, étiqueté Numéro de série. Il apparaît dans les lignes de bureau et les cartes mobiles de la liste des Réservations, et dans les détails de la réservation.
Les numéros de série sont une option à l'échelle de l'organisation et sont masqués par défaut. Un utilisateur avec le rôle gestionnaire de biens les active sous Paramètres → Avancé → Paramètres des actifs ; voir Paramètres des actifs. L'option régit toutes les vues de réservation à la fois, donc les numéros de série sont soit affichés partout soit nulle part.
Réservations sans date de fin
Certaines ressources sont attribuées sans date de fin — un bureau permanent ou un ordinateur portable émis aussi longtemps que quelqu'un en a besoin. La colonne Réservation jusqu'au affiche le symbole de l'infini pour celles-ci à la place d'une date, car il n'y a pas de date de fin à afficher.
Une réservation ouverte ne expire pas. Elle reste dans la liste des Réservations, et la ressource continue d'indiquer son détenteur dans l'onglet Actifs, aussi longtemps que l'attribution tient, peu importe depuis combien de temps elle a commencé. La ressource est libérée lorsque la réservation est annulée, lorsque la ressource est réattribuée, ou lorsque la réservation reçoit une date de fin.
Une attribution permanente peut tout de même recevoir une date de fin — par exemple lorsqu'un projet est clôturé et que ses réservations sont libérées. Dès lors, elle n'est plus ouverte : Réservation jusqu'au affiche cette date au lieu du symbole de l'infini, et une fois la date passée, la réservation quitte le filtre Actives, apparaît sous Expirées et ne peut plus être annulée.
Quand la liste n'en est qu'une partie
Les deux onglets lisent les réservations de votre organisation en une seule requête, et cette requête est coupée au-delà de 2000 réservations. Là où elle a été coupée, un avertissement s'affiche au-dessus de la liste — Seule une partie de la liste est affichée — suivi du nombre de lignes qui ne sont pas montrées ou, lorsque ce nombre ne peut pas être établi, du fait qu'il existe plus de lignes qu'il n'est possible d'en charger ici.
L'avertissement existe parce qu'une liste coupée et une liste complète se ressemblent exactement. Il apparaît sur l'onglet Actifs et sur l'onglet Réservations, aussi bien dans la vue de toute l'organisation que dans vos propres réservations. Tant qu'il est affiché, traitez chaque décompte de l'écran comme incomplet — y compris qui semble ne rien détenir — et restreignez la vue par recherche, catégorie, statut ou date jusqu'à ce qu'il disparaisse.
Une organisation de moins de 2000 réservations ne le voit jamais.
Exemples de cas d'utilisation
- Tracer un appareil : Vérifier dans l'onglet Actifs qui détient un ordinateur portable particulier avant d'en acheter un de remplacement.
- Auditer le matériel à long terme : Passer en revue les ressources détenues mais fermées aux réservations, et confirmer que chacune est enregistrée sous la bonne personne.
- Distinguer des unités identiques : Lire le numéro de série sous le nom de la ressource pour confirmer laquelle parmi plusieurs stations d'accueil identiques est réservée pour vous.
- Confirmer une attribution permanente : Voir le symbole de l'infini dans la colonne Réservation jusqu'au et savoir que le bureau ne disparaîtra pas de la liste.