Liste des projets
Dans l'élément Projets du menu principal, vous trouverez la liste de tous les projets jamais créés au sein de votre organisation. Cette liste est organisée par le statut actuel de chaque projet, qu'il soit actif, partiellement actif ou inactif, garantissant une navigation et une gestion faciles.
Pour chaque projet, vous verrez les détails suivants :
- Nom
Remarque : Les phases de projet (sous-projets) seront affichées sous leur projet parent correspondant. La hiérarchie de projets multi-niveaux est prise en charge.
- Statut : Statut actuel du projet.
Remarque : obligatoire si vous souhaitez ajouter un taux pour les employés.
- Employés : Les employés affectés, le cas échéant.
- Boutons d'action :
- Accéder à la vue Heures : Accès direct au suivi des heures du projet.
- Accéder à la vue Projet : Accès direct à la vue détaillée du projet.
En haut de la page, les utilisateurs peuvent filtrer par Nom de projet, Type de projet et Client à l'aide des filtres disponibles. Si un projet comporte des phases (sous-projets), vous pouvez les visualiser en cliquant sur le bouton de développement situé à gauche du nom du projet.
Comment le statut du projet est déterminé dans la vue Liste des projets
Les projets sont catégorisés comme Actifs ou Inactifs en fonction de la configuration de leurs dates de début et de fin et de la configuration des dates de leurs phases associées.
1. Affichage des projets actifs et inactifs
- Lorsqu'un projet est Actif ou Partiellement actif, il apparaît dans l'onglet Actif.
- Lorsqu'un projet est Inactif, il est affiché dans l'onglet Inactif.
2. Impact des phases inactives sur le projet parent
- Si une phase d'un projet devient inactive, le statut du projet parent passera automatiquement à Partiellement actif. Même si toutes les phases du projet sont inactives, tant que la Date de fin du projet parent n'est pas atteinte, il restera Partiellement actif.
3. Quand un projet parent devient partiellement actif
- Si les phases du projet sont actives, mais que la Date de fin du projet parent est atteinte, alors le statut du projet parent passera à Partiellement actif.
4. Quand un projet devient totalement inactif
- Un projet ne deviendra Inactif que lorsque toutes ses phases et le projet parent lui-même seront marqués comme inactifs (Date de fin atteinte).
Accéder à la vue Heures
En cliquant sur le bouton Accéder à la vue Heures, vous serez dirigé vers la page Rapport des heures de travail. Cette page est conçue pour aider les managers à surveiller le temps enregistré pour des projets spécifiques sur une période sélectionnée. Elle fournit des informations précieuses sur la gestion du temps et l'avancement des projets, garantissant un suivi efficace et une allocation optimale des ressources.
Pour savoir qui a travaillé sur un projet, quand et pendant combien de temps, suivez ces étapes :
- Sélectionnez la période souhaitée : Choisissez la plage pour laquelle vous souhaitez visualiser les heures de travail.
- Sélectionnez le projet : Choisissez le ou les projets que vous souhaitez examiner.
- Cliquez sur « Afficher les heures de travail du projet » : Cela affichera les heures de travail détaillées pour le projet et la période sélectionnés.
Générer des factures dans Flowtly
Si votre organisation dispose du module Factures actif, vous pouvez générer des factures basées sur les heures enregistrées.
Si le projet sélectionné a un client associé, vous pouvez directement générer une facture pour une période spécifique en cliquant sur le bouton « Générer une facture ». Chaque employé ayant enregistré du temps sur le ou les projets sélectionnés durant la période spécifiée apparaîtra en tant que ligne distincte sur la facture. Flowtly pré-remplit automatiquement les données connues, réduisant la saisie manuelle et garantissant la précision. Flowtly attribue automatiquement le taux de TVA approprié en fonction du pays d'immatriculation du client :
- Clients polonais (assujettis à la TVA PL) -> Le taux de TVA est fixé à 23 % par défaut.
- Clients d'autres pays de l'UE -> Le champ TVA est automatiquement défini sur « nd. » (non défini), ce qui signifie que la TVA ne sera pas appliquée sauf ajustement manuel.
Si un libellé Taux de projet manquant est affiché à côté du nom de l'utilisateur, cela signifie qu'un taux de projet doit être ajouté pour que le calcul soit effectué correctement. Pour l'ajouter, vous pouvez cliquer sur le libellé. Vous serez ensuite redirigé vers l'onglet Taux de la page Employé. Une fois le taux de projet configuré pour l'employé, vous pouvez procéder à la création de la facture pour cet employé. Notez qu'avant d'ajouter un taux employé, il est important d'affecter un Client au Projet pour s'assurer que les taux sont correctement alignés avec les accords spécifiques du client.
Exemples de cas d'utilisation
- Surveiller les statuts des projets : Visualiser rapidement quels projets sont actifs, partiellement actifs ou inactifs pour gérer efficacement votre portefeuille.
- Rechercher des projets spécifiques : Utiliser les filtres pour localiser des projets particuliers par nom, type ou client, simplifiant la recherche parmi de nombreux projets.
- Accéder aux détails et aux heures des projets : Naviguer directement vers la vue détaillée d'un projet ou son rapport d'heures de travail associé pour une analyse approfondie de l'avancement et du suivi du temps.
- Lancer la facturation : Générer des factures clients basées sur les heures de projet enregistrées directement depuis la « Vue Heures » pour les projets avec le module de facturation actif, simplifiant les processus de facturation.