Politiques internes

Les politiques internes sont les règles internes qu'une organisation met par écrit et tient à jour — gestion des absences, droits aux avantages, plafonds de dépenses, usage du matériel. Chaque employé peut les lire. Seul un administrateur peut les rédiger.

Chaque politique est une page dotée d'un identifiant permanent, et son libellé est conservé sous forme de série de versions. Une version porte la date de son entrée en vigueur, si bien que la page peut répondre à la question qui compte quand une règle a changé : qu'est-ce qui s'appliquait le 15 mars ? Le libellé antérieur n'est jamais écrasé ni supprimé — il reste consultable à sa propre date, ce qui rend une politique utilisable comme preuve des mois plus tard.

Consulter une politique

La liste des politiques affiche toutes les politiques de l'organisation. En ouvrir une affiche la version en vigueur aujourd'hui, avec sa date de début à côté du titre.

L'historique des versions, à côté de la page, énumère chaque version et étiquette chacune :

• En vigueur — le libellé qui s'applique aujourd'hui. Il y en a exactement un.
• Archivée — un libellé qui s'appliquait auparavant et qui a depuis été remplacé. Toujours consultable.
• Planifiée — un libellé qui a été rédigé mais dont la date de début n'est pas encore arrivée. Il ne s'applique pas encore, même si chacun peut l'ouvrir et le lire.

Sélectionner une version archivée l'ouvre avec un avis indiquant clairement que ce n'est pas la règle d'aujourd'hui. Régler le champ À la date du sur un jour passé affiche ce qui s'appliquait ce jour-là.

Les politiques se renvoient les unes aux autres. Un lien dans une politique mène toujours à la version de la cible qui est en vigueur au moment où on le suit, jamais au libellé qui était en vigueur quand le lien a été écrit.

Rédiger une politique

Ces actions n'apparaissent que pour les administrateurs. Tous les autres voient les mêmes pages sans elles.

Nouvelle règle crée la page. Elle demande un titre et un identifiant. L'identifiant est ce que les autres politiques utilisent pour renvoyer ici, et il ne peut pas être modifié ensuite — rien n'enregistre quelles politiques renvoient à une page donnée, donc le changer casserait ces liens en silence.

Renommer ne change que le titre, pour la même raison.

Publier une version ajoute une nouvelle version. Elle demande le libellé et la date de son entrée en vigueur :

• Aujourd'hui — elle devient immédiatement la version en vigueur, et la précédente est archivée.
• Une date future — elle est enregistrée comme planifiée. Le libellé actuel reste celui affiché comme en vigueur jusqu'à l'arrivée de cette date, et l'éditeur le précise quand une date future est choisie. C'est ainsi que l'on prépare un changement de règle annoncé à l'avance sans qu'il prenne effet trop tôt.

Publier ajoute toujours. Il n'existe aucun moyen de modifier ou de supprimer une version publiée, et c'est voulu : une version qui pourrait être modifiée après coup ne pourrait plus répondre à ce qui s'appliquait en mars, et une version qui pourrait être supprimée y répondrait de façon erronée. Une correction est publiée comme une nouvelle version, exactement comme fonctionne un avenant sur papier.

Un administrateur peut néanmoins retirer une politique entière. Elle disparaît alors de la liste et ne peut plus être ouverte.

Les politiques n'envoient aucune notification lorsqu'une version est publiée, ne recueillent aucun accusé de lecture et ne sont pas signées. Une date de début change seulement le libellé affiché comme en vigueur. Les signatures électroniques sont une fonctionnalité distincte de la Gestion documentaire.

Exemples de cas d'utilisation

• Publier la politique de congés pour que chaque employé puisse lire les règles actuelles sans avoir à demander.
• Répondre à la question d'un comptable sur la règle d'avantages qui s'appliquait à la date d'un paiement.
• Préparer à l'avance les plafonds de dépenses du trimestre suivant, datés du premier du mois ; d'ici là, les employés voient toujours les plafonds actuels comme étant en vigueur.
• Corriger une erreur dans le libellé actuel en publiant une version corrigée, sans toucher à la trace de ce qui était auparavant en vigueur.
• Renvoyer vers la politique de matériel depuis la politique d'accueil pour qu'un nouvel employé passe d'une page à l'autre.