Le logiciel que vos clients utilisent déjà — et vous recevez des données propres

Contrats Les contrats dans Flowtly définissent les conditions financières de vos engagements — en reliant un budget à un ensemble structuré de lignes de calendrier de paiement. Chaque contrat précise les échéances, les montants et le sens (facture fournisseur ou facturation client), vous offrant une visibilité complète sur les flux de trésorerie engagés. Concepts clés Lignes de calendrier de paiement — éléments individuels définissant le montant, la date d'échéance et le sens du paiement (fournisseur ou client) Lien avec le budget — un contrat est toujours rattaché à un budget, qui constitue l'enveloppe financière de l'engagement Sens — les contrats fournisseurs suivent les coûts à régler ; les contrats clients suivent les revenus attendus Génération automatique des échéances récurrentes — les contrats peuvent générer automatiquement des lignes de paiement récurrentes selon un intervalle défini Pièces jointes — associez directement au contrat des fichiers signés, des avenants ou des documents justificatifs Conditions de paiement — le délai accordé à la contrepartie pour payer, la date à partir de laquelle ce délai court, et si le paiement est dû d'avance ou à terme échu Lecture automatique — importez un contrat signé et Flowtly en extrait les parties, les dates, les conditions de paiement et les prix. Si une nouvelle tentative peut aider, vous pouvez relancer la lecture depuis les documents du contrat — par exemple après avoir corrigé un scan Complétude — un contrat est vérifié pour les données dont la planification a besoin, et un contrat qui n'en aura jamais une peut le déclarer ; voir Contrôles de complétude des contrats Tarifs et valeur totale — certains contrats n'indiquent aucune valeur totale. Un bail au m² indique un tarif, une surface et une durée : la somme n'est écrite nulle part. Flowtly enregistre le tarif exactement tel que le contrat l'imprime et laisse le total vide plutôt que d'inventer un montant ; saisissez la durée et il proposera un total calculé que vous pouvez accepter Importer plusieurs contrats à la fois — déposez tout un lot de contrats signés : l’import affiche la progression de chaque fichier (« 3 sur 20 importés »), puis son état, et vous restez sur la liste des contrats pendant ce temps. Chaque import attend dans En attente de tri avec son état — en cours de lecture, prêt à vérifier ou illisible, avec la raison et une issue : Ré-extraire quand une seconde lecture peut aider, Importer à nouveau quand le fichier lui-même est endommagé ou illisible. La vérification d’un fichier s’ouvre quand vous cliquez dessus Tarifs et valeur totale — certains contrats n’indiquent aucune valeur totale. Un bail au m² indique un tarif, une surface et une durée : la somme n’est écrite nulle part. Flowtly enregistre le tarif exactement tel que le contrat l’imprime et laisse le total vide plutôt que d’inventer un montant ; saisissez la durée et il proposera un total calculé que vous pouvez accepter Règles de lecture propres à l'organisation — pour certaines organisations, l'équipe Flowtly configure des règles qui changent la façon dont un type de contrat donné est lu : dans quel sens il est enregistré, une instruction en texte libre pour un arrangement inhabituel (par exemple, un bail conclu avec un gestionnaire de projet immobilier, où seule la contribution aux travaux d'aménagement est un coût pour l'organisation, et non le loyer), et les paramètres de contrat à renseigner en complément. Quand une règle s'applique, l'écran d'examen indique laquelle a été utilisée et les paramètres qu'elle a lus. Un bail dont le montant requis est introuvable est enregistré comme un coût sans montant ni échéancier, avec la mention à vérifier , plutôt qu'avec un chiffre deviné Conditions de paiement Un contrat précise trois éléments concernant la date d'échéance de ses factures, et Flowtly les conserve séparément plutôt que de les regrouper en une seule valeur : Délai de paiement (jours) — le nombre de jours accordés. Compté à partir de — la date à partir de laquelle le délai court : La remise de la facture , L'émission de la facture , Le début de la période ou Un événement . La remise et l'émission sont délibérément distinguées, car ce sont des dates réellement différentes et de nombreux contrats lient le délai à la première. Paiement — D'avance signifie que le montant est payé avant la période concernée, comme le loyer d'un mois exigible en début de mois. À terme échu signifie qu'il est payé après la période, pour ce qui a déjà été fourni. Compté à partir de et Paiement ont chacun une icône d'information à côté du champ dans le formulaire, qui donne la même explication là où vous choisissez. Un délai vide signifie que le contrat ne dit rien à ce sujet. C'est une déclaration différente d'un délai de zéro jour, et différente encore d'un paiement à terme échu — les champs sont donc laissés vides plutôt que remplis par défaut, et l'ouverture d'un contrat n'inscrit jamais une condition que le document ne contient pas réellement. Ces champs apparaissent à la fois sur le contrat lui-même et sur l'écran où un contrat téléversé est examiné, de sorte que les conditions lues dans le document peuvent être vérifiées et corrigées au même endroit où elles ont été trouvées. Supprimer un contrat Un contrat vers lequel d'autres enregistrements pointent encore ne peut pas être supprimé. Flowtly refuse la suppression plutôt que de rompre ces liens en silence. Les enregistrements qui la bloquent sont les factures, les documents de paiement, les opportunités, les demandes de signature et les postes de budget initiaux liés au contrat, ainsi que les budgets qui l'utilisent. Détachez-les d'abord, puis supprimez le contrat. Une facture supprimée ne bloque pas la suppression. Seules les factures qui existent encore comptent. Une facture supprimée auparavant est conservée dans son état supprimé et perd simplement son lien avec le contrat. Une opportunité ne peut pas être détachée de son contrat. Une opportunité gagnée conserve son lien avec le contrat aussi longtemps qu'elle existe ; le message de refus l'indique au lieu de vous demander de le retirer. Pour supprimer un contrat vers lequel pointe une opportunité, supprimez d'abord l'opportunité. Les éléments propres au contrat ne bloquent pas la suppression. Ses lignes de calendrier de paiement, documents, événements, avenants, clauses et lignes de travaux sont supprimés avec lui. Limites des champs du contrat Un contrat est rejeté à l'enregistrement, avec un message, lorsque : son nom dépasse 255 caractères ; le montant par période est supérieur à 99 999 999 999,9999 ; le minimum de chiffre d'affaires est supérieur à 99 999 999 999,9999 ; sa date de fin est antérieure à sa date de début ; l'événement qui déclenche son calendrier de paiement appartient à un autre contrat. Documents contractuels Les fichiers de contrat et d'avenant sont joints au dossier du contrat et y sont répertoriés. Un document peut être prévisualisé sur place — le fichier s'ouvre dans un visualiseur sans quitter le contrat — ce qui suffit généralement à confirmer ce qui a été signé. Tout ce que le visualiseur ne peut pas afficher est proposé en téléchargement à la place. Une action Télécharger séparée reste disponible à côté de la prévisualisation, car extraire le fichier signé de Flowtly et le lire sont deux tâches différentes. Quand la lecture automatique échoue Une lecture qui ne réussit pas indique quel type d'échec s'est produit, plutôt que de signaler un simple échec, et Relire n'est proposé que lorsqu'une nouvelle tentative peut réellement aider : Le document n'a pas pu être lu — généralement une photo ou un scan de mauvaise qualité. Relire le même fichier ne produira pas un résultat différent : rejetez-le et téléversez un PDF plus lisible. Le fichier n'a pas de contenu — le téléversement a peut-être été interrompu. Téléversez à nouveau le document. La lecture n'a pas pu être terminée — le problème était du côté de Flowtly et non de votre fichier, donc relire fonctionne généralement. Dans chaque cas, les champs restent modifiables pendant que le fichier est en cours d'analyse, de sorte qu'un contrat peut être complété manuellement et enregistré comme d'habitude plutôt que d'attendre une lecture réussie. La relecture analyse le document à nouveau et écrase les champs avec ce qu'elle trouve, y compris les corrections apportées entre-temps, et demande donc une confirmation au préalable. Paramètres de contrat Certaines organisations disposent d'un ensemble de paramètres de contrat configuré pour leurs contrats — les mêmes champs typés déjà utilisés pour les budgets, les projets et les biens immobiliers. Lorsqu'un document correspond à une règle d'organisation qui désigne un ensemble de paramètres, la lecture automatique renseigne ce qu'elle parvient à trouver (par exemple les conditions de loyer indiquées sur un bail dont le coût pour votre organisation est tout autre chose) comme information de référence à côté du contrat. Un paramètre déjà renseigné à la main n'est jamais écrasé par une lecture ultérieure. Exemples d'utilisation Facturation de projet au forfait : Créez un contrat client avec des jalons de paiement mensuels liés à un budget de projet, afin de savoir en permanence ce qui a été facturé et ce qui reste à facturer. Retainer fournisseur : Paramétrez un contrat fournisseur avec des lignes mensuelles récurrentes pour une licence logicielle ou un honoraire de conseil — Flowtly génère les lignes et signale les paiements en retard. Paiements de sous-traitants : Reliez un contrat fournisseur à un budget de projet pour suivre les coûts du sous-traitant par rapport aux dépenses planifiées. Vérifier une condition avant de relancer un paiement : Lisez le délai et la date à partir de laquelle il est compté directement sur le contrat, plutôt que de rouvrir le document signé pour retrouver la clause. Confirmer ce qui a été signé : Prévisualisez le fichier contrat joint sur place pour vérifier un détail, sans d'abord le télécharger. Pages associées Contrôles de complétude des contrats Budgets Paiements récurrents Tableau de bord financier Contrôle des coûts Routes de l'application Ouvrir /contracts

Tarifs Tarifs Les tarifs sont un élément essentiel pour la facturation horaire dans Flowtly. Chaque employé peut se voir attribuer un tarif pour différents projets, avec la possibilité de les prolonger, permettant ainsi au système de calculer et de générer avec précision les factures en fonction des heures enregistrées et de la période de validité de chaque tarif. Un employé peut avoir plusieurs tarifs pour un même projet, à condition que leurs périodes de validité ne se chevauchent pas. Les nouveaux tarifs ne peuvent être ajoutés que pour les projets actifs auxquels un client est attribué. Ces tarifs sont toujours associés à des projets ayant un client attribué, garantissant ainsi une imputation précise de tous les coûts liés au projet dans les rapports financiers. Points clés concernant les tarifs dans Flowtly Les tarifs déterminent le coût horaire facturable pour un employé sur un projet spécifique. Ces tarifs sont essentiels pour générer des factures en fonction des heures enregistrées par les employés. Un tarif peut être défini pour tout projet auquel un employé est affecté (à condition que ce projet soit lui-même lié à un client). La devise du tarif est celle définie pour le client auquel le projet est rattaché. Les tarifs peuvent être ajoutés, prolongés ou modifiés pour garantir un suivi précis. Gestion des tarifs Vous pouvez effectuer trois actions principales sur les tarifs dans Flowtly : Ajout d'un nouveau tarif Si un employé est affecté à un projet pour la première fois et qu'aucun tarif ne lui est attribué, suivez ces étapes : Cliquez sur le bouton « Ajouter un tarif » . Sélectionnez le Projet (seuls les projets liés à un client apparaîtront). Indiquez la Fonction de l'employé (cette fonction sera mentionnée sur les factures). Saisissez le Tarif horaire (celui-ci sera exprimé dans la devise du client). Sélectionnez la Date de début (elle est préremplie par défaut avec la date actuelle). Sélectionnez la Date de fin (facultatif). Cliquez sur « Ajouter un tarif » pour enregistrer. Modifier un tarif existant Pour mettre à jour un tarif (par exemple, en raison d'un changement de fonction ou d'une prolongation de la date de fin) : Localisez le tarif sous le projet que vous souhaitez modifier. Cliquez sur l'icône Modifier (crayon) à côté du tarif. Apportez les modifications nécessaires. Cliquez sur « Enregistrer » pour confirmer les modifications. Les managers peuvent également supprimer des tarifs existants en cliquant sur l'icône Corbeille associée à chaque tarif. Note : Les modifications apportées aux tarifs existants impacteront les calculs de facturation à compter de la date de mise à jour. Prolonger le tarif d'un employé La fonction de prolongation est utilisée lorsqu'un tarif employé change à un moment précis. Plutôt que de remplacer un tarif existant, la prolongation permet de suivre l'historique des modifications de tarifs. Cliquez sur Prolonger à côté du projet concerné. La fonction et le tarif sont préremplis avec les valeurs actuelles pour une meilleure visibilité. Ajustez le Tarif horaire au nouveau tarif. La Date de début est préremplie avec la date du lendemain, mais reste modifiable si nécessaire. Indiquez la Date de fin si applicable. Cliquez sur Prolonger le tarif pour appliquer la modification. Note : La prolongation des tarifs offre aux managers une visibilité complète sur l'évolution des tarifs au fil du temps. L'historique des modifications de tarifs est consultable dans le graphique de suivi des tarifs. Impact des tarifs sur la facturation (si le module Factures est actif) Flowtly calcule automatiquement les montants facturables en fonction des heures enregistrées et des tarifs attribués. Les quantités correspondent exactement au temps enregistré La quantité facturée correspond exactement au temps enregistré sur le projet, sans arrondi à la hausse ou à la baisse au quart d'heure près. 15 heures et 46 minutes de travail enregistrées sont facturées 15.77 heures. Des quantités telles que 7.43 sont donc normales sur une facture générée à partir des heures de projet, et sont multipliées par le tarif exactement comme indiqué. Chaque jour enregistré doit être couvert par un tarif Un tarif ne s'applique que dans sa propre plage de dates, à partir de sa Date de début . Le temps enregistré un jour antérieur à cette date n'est pas couvert — situation fréquente lorsqu'un tarif est ajouté ou antidaté après que le travail a déjà été enregistré. Lorsqu'un employé a un ou plusieurs tarifs sur un projet mais qu'aucun ne couvre un jour enregistré, la facture n'est pas générée. Prolongez un tarif existant ou ajoutez-en un nouveau afin que sa plage de dates couvre le temps enregistré, puis générez à nouveau la facture. La vue Gestion du suivi du temps signale ces lacunes lors de la révision du temps enregistré. Un projet sur lequel l'employé n'a aucun tarif se comporte différemment : les heures figurent quand même sur la facture, facturées à zéro. La ligne est visible, ce qui permet de la repérer et de la questionner avant l'envoi de la facture. Aucun jour ne peut être couvert par deux tarifs Les plages de dates des tarifs d'un employé sur un projet ne doivent pas se chevaucher. Lorsque deux d'entre eux couvrent tous les deux un jour enregistré, ce temps a deux prix et il est impossible de choisir entre eux — la facture n'est pas générée. Le conflit est signalé avec la personne, le projet, la date ainsi que les deux tarifs en collision et leurs valeurs, afin qu'il soit clair quelle paire corriger. Donnez au tarif antérieur une Date de fin qui tombe avant la Date de début du tarif ultérieur — l'action Prolonger effectue cette opération — ou supprimez celui des deux qui ne s'applique pas, puis générez à nouveau la facture. L'ajout d'un tarif sans clôturer celui qu'il remplace est la manière habituelle dont un chevauchement apparaît. Lorsqu'un employé a un tarif défini et a enregistré du temps sur un projet spécifique, le manager peut générer une facture directement depuis la page du Rapport des heures travaillées, dans la section Projets. Pour plus de détails, consultez l'article Liste des projets . Exemples de cas d'utilisation Intégration d'un nouvel employé sur un projet client : Attribuez un tarif horaire spécifique pour la fonction de l'employé sur le projet afin de garantir que son temps est facturé avec précision dès le premier jour. Promotion ou changement de fonction d'un employé : Mettez à jour le tarif d'un employé pour refléter ses nouvelles responsabilités ou son expérience accrue sur un projet en cours en utilisant la fonction « Prolonger le tarif » afin de conserver l'historique des modifications. Prolongation de contrat de projet : Prolongez la Date de fin d'un tarif existant lorsqu'un projet est étendu, assurant la continuité de la facturation selon les tarifs convenus. Génération de factures client : Utilisez des tarifs précisément définis et actifs pour calculer automatiquement les montants facturables des services rendus, en fonction des heures enregistrées pour les projets. Pages associées Comptabilité Accords d'employés Routes de l'application Afficher les employés

Questions du comptable sur les transactions Questions du comptable sur les transactions Plutôt que de clarifier les points en suspens par e-mail, Flowtly permet à votre comptable de poser des questions directement sur une transaction bancaire ou un document de coût entrant précis — et à vous d'y répondre au même endroit. Tous les échanges restent rattachés à l'enregistrement concerné, ce qui fournit une piste d'audit claire en fin de mois. Comment ça fonctionne Chaque ligne de la liste des transactions, ainsi que chaque ligne d'un document de coût entrant (facture fournisseur), possède un fil de discussion. Vous ou votre comptable pouvez ouvrir le fil et poser une question. L'autre partie reçoit une notification, répond dans le fil, et une fois la question réglée, elle est marquée comme résolue. La conversation complète reste liée à l'enregistrement pour toute consultation ultérieure. Poser une question sur une transaction ou un document de coût Accédez à la liste des Transactions (pour les transactions bancaires) ou à la liste des Documents entrants (pour les factures fournisseurs / documents de coût). Repérez la ligne que vous souhaitez commenter. Chaque ligne dispose d'une icône de bulle de discussion sur la droite ; si des questions sont en attente, l'icône affiche un compteur. Cliquez sur l'icône de bulle de discussion pour ouvrir le panneau de discussion sur le côté droit de l'écran. Saisissez votre question et appuyez sur Envoyer . L'autre partie est immédiatement notifiée. Votre comptable peut faire de même depuis sa vue Comptabilité — il repère la ligne, clique sur l'icône de bulle de discussion et publie directement dans le panneau de discussion. Répondre à une question Ouvrez la notification ou accédez vous-même à l'enregistrement. Cliquez sur l'icône de bulle de discussion sur la ligne pour ouvrir le panneau de discussion. Vous verrez tous les messages du fil. Saisissez votre réponse et appuyez sur Envoyer . Le nombre de messages dans un fil est illimité. La boîte de réception des questions Pour voir toutes les questions ouvertes sur l'ensemble des transactions et documents de coût en un seul endroit, accédez à Comptabilité → Questions ( /comptabilite/questions ). La boîte de réception liste tous les fils avec des questions non résolues, regroupés par enregistrement. Cela facilite le traitement des questions de fin de mois sans avoir à ouvrir chaque ligne individuellement. Le badge des questions non résolues L'entrée Comptabilité dans la barre de navigation latérale affiche un badge indiquant le nombre de questions non résolues. Le badge se met à jour en temps réel au fur et à mesure que des questions sont posées et résolues — vous savez toujours d'un coup d'œil si quelque chose nécessite votre attention. Marquer une question comme résolue Une fois un point éclairci, ouvrez le panneau de discussion sur la ligne concernée et cliquez sur Marquer comme résolu . Les questions résolues disparaissent de la boîte de réception des questions, mais restent visibles dans l'historique du fil rattaché à l'enregistrement — la piste d'audit n'est jamais perdue. Un fil résolu peut également être rouvert si des précisions supplémentaires sont nécessaires. Notifications Flowtly envoie des notifications via la catégorie Comptabilité dans les cas suivants : Une nouvelle question est posée sur une transaction ou un document de coût auquel vous êtes associé. Quelqu'un répond dans un fil auquel vous participez. Une question portant sur votre enregistrement est marquée comme résolue. Vous pouvez gérer les canaux (in-app, e-mail, notification push mobile) dans Paramètres → Notifications . Exemples d'utilisation Clôture mensuelle : Votre comptable demande un numéro de TVA manquant sur une transaction de coût. Vous répondez avec les coordonnées du fournisseur, le comptable marque la question comme résolue, et l'échange reste stocké sur la transaction pour l'auditeur. Question sur un document de coût : Une facture fournisseur est répartie sur deux lignes budgétaires et le comptable a besoin d'une confirmation. Le fil sur le document de coût capture la décision sans qu'il soit nécessaire de reconstituer un historique d'e-mails. Révision par lot : Utilisez la boîte de réception des questions en Comptabilité pour traiter toutes les demandes ouvertes en une seule session plutôt que d'ouvrir les enregistrements un par un. Routes de l'application Ouvrir Finance

Exports comptables Le module Exports comptables de Flowtly permet aux organisations de transférer les données financières et RH de la plateforme vers des systèmes comptables externes. Il prend en charge des formats d'export compatibles avec les logiciels comptables polonais courants : Comarch Optima , Symfonia , Wapro (y compris la cible Wapro Kaper / Fakir pour la Księga Podatkowa) et enova365 . Chaque système cible utilise un format de fichier dédié, prêt à l'import. Les quatre prennent en charge l'export des factures et des coûts . Comarch Optima prend également en charge les données de congés et d'absences des employés , ce qui le rend particulièrement utile pour les organisations qui gèrent la paie via Optima. enova365 (par Soneta) est pris en charge en tant qu'export natif, permettant aux comptables d'importer directement les factures et les coûts dans enova365. Le processus d'export permet aux utilisateurs de sélectionner un mois ou une plage de dates spécifique et de choisir le type d'export. Cela aide à garantir l'exactitude et l'exhaustivité avant que les données ne soient transmises à l'équipe comptable ou importées dans un logiciel externe. Montants convertis Lorsqu'une ligne exportée est dans une devise autre que celle de l'organisation, l'export la convertit au taux en vigueur à la date de la ligne. Si une paire de devises ne peut pas être évaluée du tout, l'export s'arrête avec une erreur indiquant les devises, la date et la ligne — plutôt que de remettre à votre comptable un fichier dont les chiffres ne peuvent pas être fiables. Consultez Devises et taux de change pour savoir quelles devises peuvent être converties et comment traiter une ligne qui ne peut pas l'être. Exemples de cas d'utilisation Exporter les factures mensuelles au format Comarch Optima pour importation par l'équipe comptable externe. Générer un export compatible Symfonia après le rapprochement des coûts. Exporter les congés et absences des employés via l'export Optima pour le traitement de la paie. Utiliser l'export Wapro pour synchroniser les données de coûts avec le système comptable de l'organisation, ou l'export Wapro Kaper pour la comptabilité via la Księga Podatkowa (KPiR + registre de TVA). Utiliser l'export enova365 pour transmettre les factures et les coûts à un comptable travaillant dans enova365. Exporter les relevés de coûts filtrés par plage de dates pour les revues financières trimestrielles. Pages associées Factures Contrôle des coûts Employés Groupes de taxes Tableau de bord financier Devises et taux de change Routes de l'application Ouvrir /comptabilite