Référence du projet

La référence d'un projet est une clé courte que vous lui attribuez afin que des systèmes extérieurs à Flowtly puissent le désigner. Dans Flowtly, un projet est identifié par son nom ; les systèmes avec lesquels vous travaillez en parallèle — la comptabilité d'un client, un outil de reporting, un tableur, une convention de nommage de dossiers — ont besoin de quelque chose qu'une personne peut saisir et qui ne bouge pas. C'est à cela que sert la référence.

Elle est facultative. La plupart des projets n'en portent jamais, et un projet sans référence fonctionne en tout point comme un projet qui en a une.

À quoi ressemble une référence

Vous la saisissez vous-même et Flowtly n'impose aucun format : sa forme est donc celle qu'attend le système d'en face. Elle peut comporter jusqu'à 64 caractères. Les équipes qui utilisent les références se mettent d'accord sur une forme et s'y tiennent, par exemple LAT_LAC ou LAT_NET_PR5.

Deux règles s'appliquent, et ce sont elles qui rendent une référence fiable en tant qu'identifiant :

• Une référence est unique au sein de votre organisation. La casse est ignorée lors de la comparaison : PROJ-1 et proj-1 comptent donc pour la même référence, et un seul projet peut la porter.
• Une référence reste attachée au projet auquel elle a été attribuée. Supprimer un projet ne libère pas sa référence : une clé ne peut donc jamais désigner un second projet par la suite. Si vous saisissez une référence déjà prise, Flowtly signale le champ Référence — et le projet qui la détient peut être un projet supprimé, qui n'apparaît plus dans vos listes.

Renommer un projet ne change jamais sa référence. C'est délibéré : le nom s'adresse aux personnes qui le lisent, la référence aux systèmes qui s'appuient dessus, et un changement de nom ne doit pas réorienter une intégration en silence.

Attribuer une référence

À la création d'un projet, le champ Référence se trouve sur le formulaire d'ajout. Flowtly propose une valeur à mesure que vous saisissez le nom du projet — en minuscules, les lettres accentuées ramenées à leur équivalent simple, et chaque suite d'espaces ou de ponctuation remplacée par un tiret bas. Ce n'est qu'une proposition : saisissez par-dessus et elle cesse de suivre le nom, ou videz le champ si ce projet n'en a pas besoin.

Pour ajouter ou modifier la référence d'un projet existant, ouvrez le projet, allez sur l'onglet Vue d'ensemble et cliquez sur Modifier dans la section Informations de base. La même règle d'unicité s'applique à une modification qu'à un nouveau projet : Flowtly vous préviendra donc si la référence saisie appartient à un autre projet.

Les phases d'un projet portent leurs propres références, chacune indépendante de celle du projet parent. Rien n'est dérivé du parent : une phase peut donc porter la clé qu'attend son propre système externe.

Où la référence est affichée

• Sur l'onglet Vue d'ensemble du projet, dans la section Informations de base, à côté du nom du projet. Les projets sans référence affichent un tiret à cet endroit.
• Dans la liste des projets, sous forme d'une petite ligne en police à chasse fixe, directement sous le nom du projet — à chasse fixe parce qu'une référence se lit caractère par caractère et se retape ailleurs, là où 0 et O doivent se distinguer. La liste affiche cette ligne dès qu'au moins un projet de votre organisation a une référence, et n'affiche rien du tout si aucun n'en a. Il n'y a rien à activer.
• Sur un écran étroit, où la liste des projets devient une carte par projet, la référence figure sous le nom du projet sur la carte.

Remarque : la référence est affichée, mais pas recherchée. Le champ de recherche au-dessus de la liste des projets porte sur les noms de projets et de clients, et la liste n'est pas triée par référence. Pour retrouver un projet à partir de sa référence, repérez la ligne sous le nom.

Exemples d'utilisation

• Aligner Flowtly sur la comptabilité d'un client : donnez au projet le code que le grand livre du client utilise déjà, afin que les heures et les factures exportées correspondent sans que personne n'ait à comparer des noms de projets à l'œil.
• Garder une intégration stable malgré un changement de nom : un projet peut être renommé à tout moment par souci de clarté, puisque le système externe s'appuie sur la référence et non sur le nom.
• Reporting par phase : donnez à chaque phase d'une mission sa propre référence pour qu'un rapport construit hors de Flowtly puisse les distinguer.
• Transmettre une liste de projets : collez les références dans la colonne attendue par un outil externe, au lieu de lui demander de travailler à partir de noms qui diffèrent d'un système à l'autre.