Modèles de projet

Si vous réalisez toujours des projets ayant la même structure — les mêmes phases dans le même ordre, la même liste de contrôle à chaque étape — un modèle vous permet de décrire cette structure une fois et de créer de nouveaux projets en quelques clics, plutôt que de la reconstruire manuellement à chaque fois.

Un modèle ne contient que la structure et le calendrier, rien d'autre. Le client, l'équipe et tous les détails financiers appartiennent au projet que vous créez à partir de lui, pas au modèle.

Qui peut utiliser les modèles

Lecteur de projets et Gestionnaire de projets peuvent ouvrir la liste des modèles et créer des projets à partir d'un modèle.
Seul un Gestionnaire de projets peut créer ou modifier un modèle.

Si votre rôle est Lecteur de projets, vous pouvez voir quels modèles existent et démarrer des projets à partir d'eux, mais l'ouverture d'un modèle vous amène dans l'éditeur de modèles, dont dispose un Gestionnaire de projets. La permission découle de votre rôle, qu'un Administrateur attribue.

Les modèles de projet sont disponibles partout où les projets le sont : une organisation qui n'utilise pas la partie projets de Flowtly ne les voit pas.

La liste des modèles

Modèles de projet est placé à côté de Projets dans la barre latérale, car un modèle appartient à l'organisation plutôt qu'à un projet particulier.

La liste affiche pour chaque modèle un nom, sa structure et son type de projet. La colonne de structure est le moyen le plus rapide de distinguer deux modèles — elle indique « 2 phases · 4 listes », de sorte qu'une copie incomplète ne ressemble pas à l'original. Un modèle sans phases affiche « Aucune phase · 3 listes », car une simple liste de contrôle est un modèle tout à fait valide et un zéro donnerait l'impression qu'il manque quelque chose.

La recherche filtre la liste par nom de modèle.

Ce que décrit un modèle

Un modèle est un petit arbre :

Le projet — son nom et son type (Prix fixe, Temps et matériel, Non facturable ou Interne).
Phases — les étapes par lesquelles le travail passe, dans l'ordre. Chaque phase devient un sous-projet dans Flowtly, comme les phases fonctionnent déjà sur les projets créés manuellement.
Listes de tâches — des groupes de tâches nommés, sur le projet ou sur n'importe quelle phase. Les tâches qui ne sont pas placées dans une liste nommée atterrissent dans la liste par défaut du projet.
Tâches — les éléments de travail individuels.

Comment fonctionnent les dates

Aucun élément d'un modèle ne stocke de date de calendrier. Tout est stocké comme un nombre de jours par rapport à la date de début que vous choisissez lors de la création du projet.

Deux nombres décrivent chaque phase et chaque tâche :

Décalage de début — combien de jours après le démarrage du projet l'élément commence. Un décalage de 0 signifie qu'il commence le premier jour, en même temps que le projet.
Durée — combien de jours il dure. Les durées sont inclusives : quelque chose qui commence le jour 1 avec une durée de 5 s'étend du jour 1 au jour 5 et se termine à la fin du jour 5.

Un modèle décrit donc « le lancement dure une semaine, le développement commence trois semaines plus tard et dure deux mois », et choisir le 1er septembre comme date de début transforme cela en dates réelles. Le même modèle utilisé en mars produit des dates de mars.

Créer un modèle

Nouveau modèle dans la liste des modèles ouvre l'éditeur. Le nom du modèle figure en haut, le plan à gauche et les propriétés de l'élément sélectionné à droite.

Le plan est l'arbre lui-même : le projet en haut, puis ses phases, leurs listes de tâches et les tâches à l'intérieur. Sélectionnez une ligne et le panneau de droite la modifie — le nom et le type du projet, le nom d'une phase, son ordre, son décalage de début et sa durée, le titre d'une tâche et ses dates. Lorsque vous définissez un décalage de début et une durée, le panneau vous indique quel jour l'élément se termine.

L'ajout suit votre sélection, de sorte qu'un nouvel élément atterrit là où vous regardez :

Phase ajoute une phase au projet.
Liste dans cette phase ajoute une liste de tâches à la phase sélectionnée. Avec le projet sélectionné, elle ajoute la liste au projet lui-même.
Tâche dans cette liste ajoute une tâche à la liste sélectionnée.

Les phases peuvent être déplacées vers le haut et vers le bas, et n'importe quelle ligne peut être supprimée. Rien n'est enregistré jusqu'à ce que vous choisissiez Enregistrer. Si quelque chose dans la structure n'est pas autorisé — une durée inférieure à un jour, par exemple — le message apparaît sur le champ qui en est à l'origine, et non comme un seul avertissement concernant l'ensemble du modèle.

Créer un projet à partir d'un modèle

Les modèles ne sont pas une façon distincte de démarrer un projet. La création d'un nouveau projet ouvre une boîte de dialogue avec deux onglets — Vierge et À partir d'un modèle — car ils représentent la même intention avec un matériau de départ différent.

Dans l'onglet À partir d'un modèle, vous fournissez à Flowtly trois éléments :

Quel modèle utiliser.
La date de début — chaque décalage dans le modèle est compté à partir de ce jour.
Un nom pour le nouveau projet. Laissez vide pour utiliser le nom du modèle.

À côté du formulaire, un aperçu montre l'arbre que vous êtes sur le point de créer, avec des dates réelles sur chaque phase et tâche, et une ligne de résumé : combien de projets, de listes et de tâches cela représente. Modifiez la date de début et l'aperçu actualise les dates, ce qui vous permet de vérifier la structure par rapport au calendrier avant de vous engager. Cela vaut la peine d'être lu, car il n'y a pas d'étape de confirmation ensuite et pas d'annulation unique.

En choisissant de créer, le projet, toutes ses phases, leurs listes de tâches et leurs tâches sont écrits en une seule étape, et vous êtes redirigé vers le nouveau projet. Si quelque chose se passe mal en cours de route, rien n'est créé — vous ne vous retrouvez jamais avec la moitié d'un projet à nettoyer.

Rappellez-vous qu'une phase est un sous-projet, donc un modèle avec trois phases crée quatre projets : celui que vous avez nommé et ses trois enfants. Le résumé de l'aperçu les compte de cette façon.

Ce qu'un modèle ne transfère pas

Délibérément, un modèle ne contient jamais :

Un client. Définissez-en un sur le nouveau projet ensuite, comme vous le feriez pour n'importe quel projet.
Des membres de l'équipe ou des tarifs. Ajoutez des personnes au nouveau projet comme d'habitude.
Des budgets, des factures ou du temps enregistré. Rien de financier n'est copié, donc utiliser un modèle ne peut jamais déplacer de l'argent ou modifier un rapport.

C'est ce qui rend un modèle sûr à réutiliser avec différents clients : c'est une structure, pas une copie d'une mission précédente.

Modifier un modèle

Modifier un modèle ne change que ce qui se passe ensuite. Les projets que vous avez déjà créés à partir de lui sont des projets ordinaires et ne sont jamais touchés — ils ne se restructurent pas quand le modèle change.

Cela signifie aussi que corriger une erreur dans un modèle ne la corrige pas dans les projets déjà créés à partir de lui. Ceux-là, vous les corrigez individuellement.

Exemples de cas d'utilisation

Un engagement client reproductible. Un onboarding qui passe toujours par la découverte, la configuration, la migration et la remise — décrit une fois, démarré à la date à laquelle chaque nouveau client signe.
Un processus interne à rythme fixe. Un audit trimestriel ou un cycle de publication dont les étapes sont toujours espacées de la même façon.
Une liste de contrôle standard. Un modèle court sans phases, juste une liste de tâches, pour que rien ne soit oublié au début d'un projet.