Checklist de clôture mensuelle

Envoyez le rappel quelques jours ouvrés avant la fin du mois, pour que les manques apparaissent tant que chacun se souvient encore de sa semaine.

Comparez les heures saisies avec la semaine contractuelle de chaque personne, congés déduits ; toute personne nettement en dessous a des saisies manquantes.

Corrigez ou excluez les lignes qui ne doivent pas parvenir au client, et notez le motif de chaque modification.

Un mois validé est la version à partir de laquelle la finance facture. Le modifier ensuite signifie le rouvrir, pas le retoucher discrètement.

Une par client et par projet, à partir des heures validées multipliées par le taux en vigueur pour chaque personne.

Uniquement pour les jalons acceptés par le client ; notez l’acceptation à côté de la facture.

Les coûts de sous-traitance et les frais appartiennent au mois où ils ont été engagés, sur le projet concerné.

Repérez les projets hors budget et les personnes dont le coût dépasse ce qu’elles ont facturé, et notez pourquoi avant qu’on ne vous le demande.

Envoyez les deux le même jour, pour que la comptabilité et les factures décrivent le même mois.

Notez qui a clôturé le mois et quand. Un mois rouvert fait l’objet d’une nouvelle clôture, jamais d’une modification de l’ancienne.