Qui détient une ressource

Deux listes répondent à la question de qui a quoi. L'onglet Actifs contient l'inventaire de toutes les ressources de votre organisation et indique qui détient chacune d'elles. L'onglet Réservations liste les réservations qui vous appartiennent, avec la période couverte par chacune.

Lecture de la colonne du détenteur

Chaque ligne de l'onglet Actifs indique la personne ou le projet qui détient actuellement la ressource, à côté d'une initiale colorée qui garde la même couleur pour le même détenteur sur toutes les lignes. Le nom apparaît quelle que soit l'origine de l'attribution — qu'il s'agisse d'une réservation effectuée par la personne elle-même ou d'une attribution faite par un responsable en son nom.

Une ressource que personne ne détient s'affiche comme Libre.

Ressources qui ne peuvent pas être réservées

Une ressource peut être fermée aux réservations, ce qui la maintient hors des vues de réservation afin que les employés ne puissent pas la réserver. Ces ressources sont étiquetées Non réservable, et la position de cette étiquette dépend de si quelqu'un détient la ressource :

• Une ressource libre affiche Non réservable seule.
• Une ressource détenue affiche d'abord le nom du détenteur, avec Non réservable en dessous en texte secondaire.

Être fermée aux réservations n'est pas la même chose que de ne pas être attribuée. Le matériel émis à long terme — un ordinateur portable remis à un employé, un véhicule affecté à un site — est souvent délibérément maintenu hors des écrans de réservation tout en appartenant encore à quelqu'un. L'onglet Actifs indique cette personne dans tous les cas, de sorte que l'inventaire reste lisible comme registre de qui a quoi.

Si une grande partie de vos ressources détenues sont marquées Non réservable, il vaut la peine de confirmer que c'est délibéré plutôt qu'un reliquat de la façon dont elles ont été importées.

Numéros de série

Lorsqu'une organisation possède plusieurs unités du même modèle, le nom de la ressource seul ne dit pas quelle unité physique couvre une réservation. Le numéro de série le fait, et il est affiché comme légende sous le nom de la ressource, étiqueté Numéro de série. Il apparaît dans les lignes de bureau et les cartes mobiles de la liste des Réservations, et dans les détails de la réservation.

Les numéros de série sont une option à l'échelle de l'organisation et sont masqués par défaut. Un utilisateur avec le rôle gestionnaire de biens les active sous Paramètres → Avancé → Paramètres des actifs ; voir Paramètres des actifs. L'option régit toutes les vues de réservation à la fois, donc les numéros de série sont soit affichés partout soit nulle part.

Réservations sans date de fin

Certaines ressources sont attribuées sans date de fin — un bureau permanent ou un ordinateur portable émis aussi longtemps que quelqu'un en a besoin. La colonne Réservation jusqu'au affiche le symbole de l'infini pour celles-ci à la place d'une date, car il n'y a pas de date de fin à afficher.

Une réservation ouverte ne expire pas. Elle reste dans la liste des Réservations, et la ressource continue d'indiquer son détenteur dans l'onglet Actifs, aussi longtemps que l'attribution tient, peu importe depuis combien de temps elle a commencé. La ressource n'est libérée que lorsque la réservation est annulée ou que la ressource est réattribuée.

Exemples de cas d'utilisation

• Tracer un appareil : Vérifier dans l'onglet Actifs qui détient un ordinateur portable particulier avant d'en acheter un de remplacement.
• Auditer le matériel à long terme : Passer en revue les ressources détenues mais fermées aux réservations, et confirmer que chacune est enregistrée sous la bonne personne.
• Distinguer des unités identiques : Lire le numéro de série sous le nom de la ressource pour confirmer laquelle parmi plusieurs stations d'accueil identiques est réservée pour vous.
• Confirmer une attribution permanente : Voir le symbole de l'infini dans la colonne Réservation jusqu'au et savoir que le bureau ne disparaîtra pas de la liste.