Codes QR des actifs
Les codes QR des actifs vous permettent d'imprimer, pour n'importe quel actif, un code QR aux couleurs de votre marque, afin que toute personne se trouvant à côté puisse agir en un seul scan — signaler un problème, enregistrer une ronde de sécurité ou enregistrer une ronde de nettoyage — sans chercher le bon endroit dans l'application. Chaque scan est rattaché à l'actif exact, de sorte que les signalements arrivent dans la bonne liste et que les rondes de sécurité et de nettoyage sont enregistrées automatiquement.
Chaque actif peut produire trois types de code. Un code Signaler un problème ouvre un court formulaire pour décrire le problème et joindre des photos, ce qui crée une tâche dans le projet « Problèmes d'actifs » propre à l'organisation, rattachée à cet actif. Un code Ronde de sécurité ne demande aucune saisie : le scan enregistre simplement une visite horodatée, constituant une piste d'audit indiquant qui a contrôlé l'actif et quand. Un code Nettoyage fonctionne de la même façon et enregistre une ronde de nettoyage pour l'actif. Les trois codes portent le logo de votre organisation ainsi que le nom, le code et l'emplacement de l'actif sur l'affiche ou l'étiquette imprimée.
Le code Signaler un problème dispose de deux modes de visibilité. Un code interne exige que la personne qui scanne soit connectée à Flowtly, afin que le signalement lui soit attribué. Un code public peut être scanné et soumis par n'importe qui, sans aucune connexion — utile pour les espaces partagés, les locataires ou les visiteurs — avec la possibilité de laisser un nom et une adresse e-mail. Les soumissions publiques sont protégées par un reCAPTCHA invisible et une limitation de débit pour écarter le spam. Les scans de ronde de sécurité n'exigent jamais de connexion et sont enregistrés immédiatement, avec un court délai anti-rebond pour qu'un double scan accidentel n'enregistre qu'une seule visite.
Vous gérez les codes depuis l'onglet Codes QR d'un actif, où vous pouvez générer chaque code, basculer un code de signalement entre interne et public, et prévisualiser le résultat à vos couleurs. De là, vous pouvez imprimer une affiche (une feuille de type chevalet de table avec un grand code, le nom, le code et l'emplacement de l'actif, et un badge d'action) ou imprimer des étiquettes (une étiquette compacte et personnalisable pour marquer de nombreux actifs), puis imprimer ou enregistrer en PDF directement depuis votre navigateur.
Exemples d'utilisation
- Signalement public : collez un code public « Signaler un problème » sur le projecteur d'une salle de réunion ou sur l'imprimante du hall, pour qu'un collègue, un locataire ou un visiteur puisse signaler une panne en quelques secondes — sans compte — et que le signalement arrive dans le projet Problèmes d'actifs rattaché à cet actif précis.
- Signalements internes attribués : gardez les codes internes là où vous voulez que chaque signalement soit rattaché à un employé nommé, pour que la responsabilité et le suivi soient clairs.
- Rondes de sécurité : placez des codes de ronde de sécurité le long du parcours d'un agent ; chaque scan enregistre une visite horodatée, produisant une trace vérifiable que la ronde a bien été effectuée.
- Preuves photo : laissez les personnes qui signalent joindre des photos du problème (appareil photo en premier sur mobile), pour que la maintenance voie le problème avant d'arriver.
- Marquage en masse : utilisez « Imprimer des étiquettes » pour marquer d'un coup tout un parc d'actifs depuis une seule feuille A4, chaque étiquette portant son propre code scannable et les données de son actif.
Comment se déroule un scan
- Chaque code imprimé renvoie vers un lien court,
https://workspace.flowtly.eu/s/<organisation>/<token>, qui ouvre une page de scan plein écran, conçue pour le mobile. - Signaler un problème (public) : la personne qui scanne voit l'actif, indique ce qui ne va pas (et éventuellement un nom, un e-mail et des photos), puis envoie — créant une tâche sans aucune connexion.
- Signaler un problème (interne) : un scan anonyme affiche une invitation à se connecter pour signaler ; une fois connectée, la personne se voit attribuer le signalement.
- Ronde de sécurité : la visite est enregistrée dès l'ouverture de la page, avec une confirmation et un horodatage ; les scans répétés en moins d'une minute sont dédoublonnés.