Partager une offre d'emploi et réserver des entretiens — Ressources humaines

Une offre d'emploi dans Recrutement peut être ouverte à des personnes extérieures à votre organisation. Flowtly vous donne un lien ; vous l'envoyez là où vous voulez que les candidats trouvent le poste. Toute personne qui ouvre ce lien voit le poste, postule avec ses coordonnées et son CV, et arrive dans la colonne Candidaté de l'offre d'emploi — sans compte Flowtly et sans avoir été invitée.

Les entretiens fonctionnent de la même manière. Vous proposez un ensemble d'horaires, Flowtly les transforme en lien de réservation, et le candidat en choisit un. Les deux étapes diffèrent par la personne qui envoie le lien. Le lien de l'offre d'emploi, c'est à vous de le transmettre : Flowtly ne l'envoie par e-mail à personne, vous le partagez donc là où vous voulez que les candidats le trouvent. Le lien de réservation de l'entretien est envoyé par e-mail au candidat par Flowtly lorsque vous le créez, sauf si vous choisissez d'envoyer le lien vous-même, et dès que le candidat réserve un horaire, Flowtly envoie par e-mail une confirmation au candidat et une notification à l'intervieweur.

Publier une offre d'emploi

Les offres d'emploi se trouvent dans Recrutement, sur l'onglet Recrutements, et Nouvelle demande ouvre le formulaire d'une nouvelle offre. La créer ou la modifier nécessite le rôle Gestionnaire RH.

Une offre d'emploi est Brouillon, Actif ou Archivé, et le menu de sa vignette la fait passer de l'un à l'autre : Publier le recrutement tant qu'elle est un brouillon, Repasser en brouillon tant qu'elle est active, et Archiver le recrutement à tout moment.

Ces états organisent vos propres listes. Ce ne sont pas eux qui rendent le poste public — c'est le lien. Une offre d'emploi est accessible à toute personne qui détient son lien, quel que soit son état, brouillon compris ; considérez donc le partage du lien comme le moment où le poste est diffusé, et ne le transmettez pas avant que l'offre soit rédigée comme vous voulez qu'un inconnu la lise.

Obtenir le lien

Ouvrez l'offre d'emploi et choisissez Publier l'offre d'emploi. Partager l'offre d'emploi s'ouvre avec l'explication "Partagez ce lien pour que les candidats puissent postuler sans se connecter." et un Lien partageable en lecture seule que vous copiez avec le bouton à côté.

Le lien reste le même pendant toute la durée de vie de l'offre d'emploi ; il peut donc figurer à plusieurs endroits à la fois — un message à une seule personne, une annonce sur un site d'emploi, une page de votre propre site. Rien dans Flowtly ne l'envoie par e-mail.

Ce que voit un candidat

La page s'ouvre en deux moitiés. À gauche, le poste : le logo et le nom de votre organisation, le poste en titre, le lieu — ou N/D lorsque l'offre d'emploi n'en indique aucun —, puis Détails de l'offre avec la description que vous avez rédigée, Exigences sous forme d'étiquettes nommées regroupées sous le groupe d'exigences auquel chacune appartient, et la Fourchette salariale.

À droite, Postuler à cette offre, avec la ligne "Soumettez vos informations et nous vous ajouterons comme candidat."

Postuler avec LinkedIn remplit le prénom, le nom, l'adresse e-mail et le profil LinkedIn à partir du compte LinkedIn du candidat. C'est un raccourci, pas une obligation ; le formulaire peut aussi être rempli à la main.
Prénom, Nom de famille et E-mail sont obligatoires. Numéro de téléphone, Emplacement, Poste, Date de naissance, LinkedIn, Attentes et Notes sont facultatifs, et tout ce que le candidat renseigne arrive sur son profil de candidat.
CV (facultatif) et Lettre de motivation (facultatif) acceptent chacun un fichier PDF, JPG ou PNG de 64 Mo au maximum. Les deux ensemble doivent rester sous 70 Mo, et le formulaire l'indique si ce n'est pas le cas.
Envoyer la candidature termine la démarche. La page répond Candidature envoyée — "Merci pour votre candidature. Nous reviendrons vers vous si cela correspond." Prenez cela au pied de la lettre : le contact suivant, c'est vous qui le prenez.

Un candidat qui arrive sur la page avec une adresse partielle se voit répondre "Le lien de l'offre est incomplet." et est invité à en demander un nouveau ; copiez donc le lien en entier plutôt que de le retaper ou de laisser un message le couper sur plusieurs lignes.

La candidature dans votre offre d'emploi

Les candidatures arrivent sur l'onglet Candidats de l'offre d'emploi, qui comprend trois colonnes — Candidaté, Meilleurs sélectionnés et Rejeté — chacune indiquant combien de candidats elle contient et à quoi elle sert. Faites glisser une carte d'une colonne à l'autre à mesure que le processus avance. Une candidature publique commence dans Candidaté, avec tout ce que le candidat a envoyé, le CV et la lettre de motivation figurant sur son profil.

Les candidats ajoutés à la main à partir de vos propres recherches se trouvent dans les mêmes colonnes ; une même offre d'emploi réunit donc les deux voies.

Proposer des horaires d'entretien

Le bouton en forme d'horloge sur la carte d'un candidat ouvre Proposer des créneaux. Tant que vous n'avez pas choisi de date, il affiche Aucun créneau disponible pour ce jour, car il n'y a pas encore de jour pour lequel construire des horaires. Choisissez une Durée du créneau — 15, 30, 45 ou 60 minutes — et une date sous Choisir une date, et Créneaux disponibles se remplit de tous les créneaux de cette durée entre 09:00 et 17:00 à cette date. Sélectionnez-en autant que vous êtes prêt à en proposer.

Les horaires découlent uniquement de cette plage et de la durée du créneau ; chaque date propose donc le même ensemble d'heures de début. Proposer un horaire que vous avez déjà proposé l'ajoute une seconde fois au lieu de remplacer le premier, et un candidat le verrait alors en double — proposez donc chaque horaire une seule fois.

Les horaires sont rattachés à vous en tant qu'intervieweur, via votre propre profil d'employé. Un compte sans profil d'employé n'a rien à proposer et le dit : "Votre compte n'a pas de profil employé : aucun créneau d'entretien ne peut être proposé."

Comme les horaires vous appartiennent et non à un candidat en particulier, chaque horaire encore ouvert que vous détenez est montré à tous les candidats auxquels vous envoyez un lien de réservation, et un horaire disparaît de toutes ces listes dès que l'un d'eux le prend. Proposez ce que vous pouvez réellement assurer, et ajoutez-en d'autres quand vous le souhaitez — les candidats qui détiennent un lien valide voient les ajouts à leur prochaine ouverture.

Envoyer le lien de réservation

Le bouton en forme de lien sur la carte ouvre Envoyer un lien de réservation. Il nécessite le rôle Gestionnaire RH ; proposer des horaires ne demande que l'accès aux candidats, si bien que sur certains comptes l'horloge apparaît et le bouton du lien non.

Choisissez la durée de validité du lien sous Lien valable — 24 heures, 3 jours, 7 jours ou 30 jours, 3 jours étant sélectionnés par défaut. Trente jours est le maximum que Flowtly émettra.

Créer le lien produit le Lien de réservation lui-même, un bouton Copier le lien ainsi que la date et l'heure d'expiration. Terminé ferme la boîte de dialogue.

La création du lien l'envoie aussi par e-mail au candidat, à l'adresse figurant sur son profil de candidat. L'e-mail indique le poste et votre organisation, comporte un bouton qui ouvre la page de réservation, précise au candidat que le lien lui est destiné à lui seul et indique quand il cesse de fonctionner — en UTC et avec la mention « UTC ». Sauf si vous choisissez d'envoyer le lien vous-même, cet e-mail est le moyen par lequel le candidat le reçoit. Si vous l'envoyez vous-même, Flowtly n'envoie aucun e-mail et le candidat ne reçoit le lien que de vous ; il en va de même pour un candidat dont le profil n'a pas d'adresse e-mail.

Si vous transmettez le lien vous-même, copiez-le en entier. Il contient à la fois le code d'invitation et l'espace de travail auquel l'invitation appartient, et un candidat qui n'en reçoit qu'une partie se voit indiquer qu'il manque une partie de l'adresse au lien.

Ce que fait le candidat avec le lien de réservation

Ce lien n'exige pas non plus de compte. Il s'ouvre sur Choisissez un horaire pour votre entretien, qui indique avec qui le candidat aura rendez-vous, au-dessus des horaires que vous avez laissés ouverts. En choisir un confirme immédiatement : Votre entretien est réservé.

La page de réservation affiche les heures dans le fuseau horaire de l'appareil du candidat, sans nommer ce fuseau. Les e-mails envoyés par Flowtly indiquent en revanche les heures en UTC, afin qu'un candidat situé dans un autre fuseau horaire puisse faire la correspondance.

Un lien de réservation ne vaut que pour une seule réservation. Une fois utilisé — ou une fois expiré — il répond "Cette invitation ne peut plus être utilisée" et demande au candidat une nouvelle invitation ; reprogrammer revient donc à créer un nouveau lien. Si deux candidats se disputent le même horaire, celui qui perd voit "Cet horaire vient d’être pris", conserve une invitation valide et choisit à nouveau parmi ce qui reste. Un candidat qui arrive alors que rien n'est ouvert se voit répondre "Aucun horaire n’est disponible pour le moment" et est invité à revenir vers la personne qui a envoyé le lien.

Ce que Flowtly envoie par e-mail après une réservation

Lorsque le candidat réserve un horaire, Flowtly envoie deux e-mails :

Au candidat, une confirmation indiquant le poste, votre organisation et l'horaire réservé, avec le conseil de contacter directement votre organisation s'il doit le modifier.
À l'intervieweur — l'employé dont les horaires ont été proposés et qui mène l'entretien — une notification indiquant le candidat, le poste et l'horaire réservé, et précisant que l'horaire est désormais marqué comme réservé dans Flowtly.

Les deux indiquent l'horaire réservé en UTC, avec la mention « UTC ». La notification de l'intervieweur est envoyée à l'adresse e-mail de son profil d'employé ; un intervieweur sans adresse e-mail à cet endroit n'est pas notifié, et le candidat reçoit tout de même sa confirmation.

Chaque e-mail part dans la langue d'interface de votre organisation. Aucun ne comporte d'invitation de calendrier, et Flowtly n'ajoute l'entretien à aucun calendrier externe ; inscrivez donc vous-même l'horaire réservé dans votre propre calendrier.

Exemples de cas d'utilisation

Ouvrir une offre d'emploi pour un poste, copier son lien et le publier sur un site d'emploi afin que les candidats y accèdent sans compte.
Envoyer le même lien à une personne que vous avez approchée directement, et lire sa candidature dans la colonne Candidaté avec les autres.
Recueillir un CV et une lettre de motivation avec une candidature au lieu de les demander ensuite.
Proposer quatre horaires d'entretien d'une demi-heure sur un même après-midi et laisser le candidat choisir celui qui lui convient.
Laisser Flowtly envoyer par e-mail un lien de réservation directement au candidat, et recevoir par e-mail l'horaire réservé dès qu'il en choisit un.
Émettre un lien de réservation valable 24 heures lorsqu'un entretien doit être fixé rapidement, ou 30 jours lorsque le candidat est absent.
Créer un second lien de réservation pour un candidat qui doit réorganiser un entretien qu'il a déjà réservé.