Prestataires

La vue « Prestataires » dans Flowtly centralise la liste de tous les fournisseurs externes, sous-traitants et prestataires de services avec lesquels votre entreprise collabore. Cette vue permet de suivre les informations relatives aux prestataires, de catégoriser les dépenses et de gérer efficacement les relations financières. Téléchargez les transactions et joignez les documents pertinents pour des opérations fluides et une clarté financière.

Les prestataires dans Flowtly sont organisés en groupes de prestataires, ce qui permet de classer les différents types de fournisseurs et de sous-traitants. Ces groupes peuvent être gérés dans les Paramètres de l'Organisation via la tuile « Groupes de prestataires ».

Chaque prestataire est rattaché à un groupe spécifique en fonction de la nature de ses services. Pour gérer les groupes de prestataires :

1. Naviguez vers Paramètres de l'Organisation
2. Sélectionnez la tuile Groupes de prestataires.
3. Cliquez sur « Ajouter un groupe de prestataires » pour créer une nouvelle catégorie.
4. Saisissez le nom du groupe et sélectionnez le type approprié.
5. Enregistrez le groupe pour le rendre disponible pour la classification des prestataires.

Types de groupes de prestataires :

• Standard – Sous-traitants réguliers fournissant des services.
• Revenus – Prestataires liés aux activités génératrices de revenus.
• Dividendes – Prestataires associés aux paiements de dividendes.
• Interne – Allocations de coûts internes.

Après la création, un groupe de prestataires peut être modifié si nécessaire.

Vue des prestataires

En sélectionnant l'option Prestataires dans le menu principal, vous accédez à la liste de tous les prestataires existants, organisés par statut. Cette vue permet de suivre les informations des prestataires, de catégoriser les dépenses et de gérer efficacement les relations financières.

Chaque fiche prestataire comprend :

• Nom – Le nom enregistré du prestataire.
• Groupe – La catégorie à laquelle le prestataire est rattaché (seuls les groupes de prestataires créés au préalable seront disponibles pour la sélection).
• Description – Détails supplémentaires sur le prestataire (si ajoutés).
• Bouton Modifier – Permet aux utilisateurs de mettre à jour les détails du prestataire.

Ajout d'un nouveau prestataire

Pour ajouter un nouveau prestataire :

• Cliquez sur le bouton « Ajouter un prestataire » dans le coin supérieur droit de la page.
• Saisissez les détails du prestataire, tels que :
  • Nom (Requis) – Le nom officiel du prestataire ou du fournisseur.
  • NIF (Numéro d'Identification Fiscale) – Utilisé à des fins fiscales et de conformité.
  • Match Regex – Un modèle utilisé pour associer automatiquement les transactions à ce prestataire.
  • Statut (Requis) – Indique si le prestataire est actif ou obsolète.
  • Cyclique – Si activé, indique des paiements récurrents (ex. : abonnements mensuels, salaires).
  • Montant Fixe – Indique que ce prestataire est sujet à des paiements récurrents fixes plutôt qu'à des montants variables.
  • Pièce jointe requise – Si cette option est cochée, les transactions liées à ce prestataire nécessiteront des documents justificatifs (ex. : factures, reçus).
  • Ne pas inclure dans le graphique – Exclut les transactions de ce prestataire des représentations graphiques de coûts pour les rapports.
  • Employé responsable – Associe un prestataire à un employé interne spécifique, responsable de la gestion de la relation.
  • Groupe de prestataires (Requis) – Rattache le prestataire à un groupe prédéfini.
  • Montant de la taxe – Définit le taux de taxe applicable pour les paiements de ce prestataire.
  • Date limite de paiement – Le délai de paiement standard appliqué à ce prestataire.
  • Budget – Affecte les dépenses du prestataire à un budget spécifique, créé au préalable pour le suivi (présent uniquement si le module Budget est actif).
  • Description – Détails supplémentaires sur le prestataire (ex. : conditions contractuelles, conditions spéciales).
• Enregistrez le prestataire pour le rendre disponible pour les transactions futures.

Après la création, le prestataire apparaîtra dans la liste Actifs ou Inactifs, selon le statut sélectionné lors de la création.

Graphique des coûts

De plus, vous pouvez consulter les graphiques de coûts en cliquant sur le bouton dédié, situé près de l'en-tête en haut de la page. La vue des graphiques de coûts dans Flowtly offre une ventilation visuelle des dépenses par groupe de prestataires au fil du temps. Cette fonctionnalité aide les équipes financières à analyser les schémas de dépenses, à suivre les tendances des coûts et à prendre des décisions financières basées sur des données. La section supérieure de la vue contient un graphique en aires empilées qui représente le total des dépenses des prestataires au fil du temps.

Informations clés :

Tendances générales des dépenses – La hauteur du graphique indique les dépenses totales par période. Répartition des dépenses par catégorie – Différentes couleurs représentent différents groupes de prestataires, ce qui facilite l'identification des postes où la majeure partie des coûts est allouée. Variations mensuelles des coûts – Les pics et les creux mettent en évidence les fluctuations des dépenses, aidant ainsi à suivre les tendances saisonnières ou les hausses de coûts inattendues.

Le survol du graphique permet aux utilisateurs de visualiser les valeurs exactes pour chaque catégorie de prestataire pour un mois spécifique.

Sous le graphique, un tableau détaillé ventile les coûts par groupe de prestataires sur plusieurs mois. Chaque ligne représente une catégorie de prestataire spécifique, et les colonnes affichent les dépenses mensuelles.

Colonne Groupe de prestataires – Répertorie les différents groupes de prestataires (ex. : B2B, Externe, Équipement IT, Éducation). Colonnes Coût mensuel – Affiche les dépenses enregistrées par mois pour chaque groupe de prestataires. Valeurs négatives ou nulles – Indique les remboursements, les corrections ou l'absence de transactions enregistrées pour cette catégorie.

Modifier un prestataire

Les gestionnaires peuvent également modifier les prestataires existants. La vue de modification offre non seulement un mode d'édition, mais également la possibilité de visualiser et de joindre des documents, ainsi que d'afficher toutes les transactions liées à ce prestataire. Pour accéder au mode Édition, cliquez simplement sur le bouton Modifier (crayon) pour le prestataire spécifique dans la liste.

Onglet Aperçu

Dans l'onglet Aperçu, vous pouvez consulter et mettre à jour toutes les informations fournies lors de la création du prestataire.

Onglet Documents

L'onglet Documents dans le profil du prestataire permet aux utilisateurs de :

• Télécharger et stocker les contrats fournisseurs, accords, NDA et autres fichiers pertinents.
• Suivre les dates d'expiration pour les renouvellements de contrats.
• Visualiser, télécharger et supprimer des documents selon les besoins.
• Maintenir une documentation organisée et sécurisée à des fins de conformité et d'audit.

Chaque document enregistré comprend les colonnes suivantes :

Type – Spécifie la catégorie du document (ex. : Contrat fournisseur, NDA). Notes – Remarques supplémentaires relatives au document. Date d'expiration – Un champ dédié pour suivre la validité du contrat (la date d'expiration ne peut être définie que si elle est activée pour un type de document spécifique dans les paramètres de l'organisation). Fichier joint – Permet aux utilisateurs de télécharger ou de prévisualiser le document téléchargé. Options Modifier et Supprimer – Permet la modification ou la suppression des documents.

Pour ajouter un nouveau document de prestataire :

• Cliquez sur le bouton « Ajouter un document » dans le coin supérieur droit.
• Remplissez les champs requis :
• Type de document – Sélectionnez parmi les types de documents créés au préalable ou ajoutez-en un nouveau (En cliquant sur le bouton « + » situé à côté du champ Type de document, vous serez redirigé vers la page des Paramètres de l'Organisation. Vous pourrez y ajouter un nouveau type de document et l'associer à l'entité « Prestataires » pour le rendre visible dans la liste des documents des prestataires. Ce bouton est présent uniquement pour le rôle de Gestionnaire de Documents).
• Fichier joint – Téléchargez le contrat ou le document pertinent.
• Notes – Fournissez des détails supplémentaires sur le document (facultatif).
• Cliquez sur « Ajouter » pour enregistrer le document dans le profil du prestataire.

Gestion et suivi des documents des prestataires :

• Afficher et télécharger – Cliquez sur l'icône en forme d'œil pour prévisualiser le document ou sur l'icône de téléchargement pour enregistrer une copie locale.
• Modifier les détails du document – Cliquez sur l'icône de modification pour mettre à jour les notes du document ou la date d'expiration.
• Supprimer des documents – Cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer les fichiers obsolètes ou incorrects.

Onglet Transactions

Dans l'onglet Transactions, vous pouvez consulter les graphiques et toutes les transactions liées au prestataire spécifique. Pour plus d'informations, consultez l'article Gestion des transactions.

Exemples de cas d'utilisation

• Gestion efficace des fournisseurs : Centralisez toutes les informations relatives aux fournisseurs externes, sous-traitants et prestataires de services en un seul endroit pour en faciliter l'accès et la gestion.
• Catégorisation et analyse des coûts : Regroupez les prestataires par type (ex. : Standard, Revenus, Dividendes) pour catégoriser précisément les dépenses et analyser les schémas de dépenses au fil du temps à l'aide des graphiques de coûts.
• Opérations financières optimisées : Gérez les échéances de paiement, suivez les paiements récurrents et assurez une documentation appropriée en exigeant des pièces jointes pour les transactions spécifiques aux prestataires.
• Conformité et préparation à l'audit : Stockez et gérez tous les documents liés aux prestataires, tels que les contrats et les NDA, directement dans Flowtly pour maintenir une piste d'audit organisée et sécurisée.