Gestion des transactions

Lorsque le client ou tout autre tiers règle une facture, la transaction de paiement est enregistrée sur votre compte bancaire, y compris celles des fournisseurs. Toutes les transactions peuvent être consultées en accédant à la section Transactions pour le compte bancaire sélectionné.

La vue Transactions offre une vue d'ensemble en temps réel de tous les mouvements financiers sur les comptes bancaires liés. Cette section aide les équipes financières à suivre les paiements, à rapprocher les transactions et à détecter les éventuels écarts, ainsi qu'à surveiller les flux de trésorerie. La vue est structurée en deux parties : la partie supérieure présente une représentation graphique de l'évolution des soldes au fil du temps, tandis que la partie inférieure affiche une vue détaillée de chaque transaction.

Ce que la vue affiche :

• Solde actuel : Indique le montant total des fonds disponibles pour le compte bancaire sélectionné.
• Historique des transactions : Présente la liste de toutes les transactions (traitées et en attente).
• Options de filtrage : Offre des options de filtrage (par période, par fournisseur ou par montant).
• Colonne Pièces jointes : Signale si des documents justificatifs (par ex. factures, reçus) sont attachés ou nécessaires.
• Liaison fournisseur : Met en évidence les informations de fournisseur manquantes nécessitant une mise à jour.
• Chaque fournisseur listé dans le tableau est associé à une icône cliquable sur la gauche, permettant d'accéder directement à sa fiche pour vérifier ou mettre à jour ses détails.

En cliquant sur une transaction spécifique, un panneau latéral s'affiche, présentant des options détaillées pour la gestion de la transaction. Cette fonctionnalité permet aux équipes financières d'examiner et de mettre à jour de manière efficace les transactions individuelles.

Fonctionnalités disponibles dans le panneau latéral :

• Ajouter une pièce jointe – Permet de téléverser des documents justificatifs tels que des factures, des reçus ou des contrats. Vous devrez également spécifier la date de réception pour des raisons de conformité.
• Joindre les fichiers en attente – Si des documents ont déjà été téléversés mais ne sont pas encore liés à cette transaction, ils peuvent être attachés ici. Il suffit de sélectionner la pièce jointe dans la liste et de cliquer sur le bouton « Joindre ».
• Assigner à un budget – Permet de lier la transaction à un budget spécifique pour un suivi financier précis. Cette fonctionnalité est disponible uniquement si le module Budgétisation est activé.

Section Détails de la transaction Sélection du fournisseur – Permet d'attribuer ou de mettre à jour le fournisseur lié à la transaction. Mois concerné – Permet de définir la période financière pertinente à des fins de reporting. Montant de la transaction et Solde après transaction – Indique l'impact financier de la transaction et le solde du compte mis à jour.

Section Pièces jointes Ici, vous avez la possibilité de consulter les pièces jointes si elles sont présentes, de les télécharger ou de les supprimer définitivement si elles ont été associées par erreur.

Une option de téléversement direct du fichier MT940 est disponible dans le coin supérieur droit de la section Transactions du menu principal. Après le téléversement, le fichier sera automatiquement associé au compte bancaire désigné.

Transactions des Fournisseurs

Comment ça marche ?

Effectuez le paiement au fournisseur via votre banque (en dehors de Flowtly). Conservez la confirmation de paiement ou les détails de la transaction bancaire en vue du rapprochement. Pour refléter le paiement dans Flowtly, importez votre relevé bancaire (fichier MT940) dans le système. Flowtly rapprochera automatiquement les paiements avec le fournisseur en se basant sur le montant, la référence de paiement et les détails du fournisseur. Si Flowtly ne rapproche pas automatiquement une transaction, vous pouvez l'affecter manuellement au fournisseur concerné en la sélectionnant parmi les pièces jointes en attente.

Naviguez vers la section Fournisseurs dans le menu principal et sélectionnez le fournisseur concerné. Sous l'onglet Transactions, toutes les transactions liées à ce fournisseur seront listées. Cet onglet offre un aperçu structuré de toutes les transactions financières relatives à un fournisseur spécifique, facilitant le suivi des paiements historiques, l'identification des pièces jointes manquantes et l'analyse des tendances financières.

Principales fonctionnalités de l'onglet Transactions Fournisseurs :

• Aperçu graphique – Propose une répartition visuelle des transactions dans le temps.
• Liste détaillée des transactions – Présente l'ensemble des transactions liées au fournisseur, incluant les dates de paiement, les montants et les statuts.
• Statut des pièces jointes – Précise si une transaction est associée à un document (par ex. facture, preuve de paiement).
• Analyse des tendances financières – Permet de suivre l'évolution des dépenses des fournisseurs sur plusieurs mois et années.

En cliquant sur une transaction, un panneau latéral s'affiche, présentant des options détaillées pour la gestion de la transaction. Cette fonctionnalité permet aux équipes financières d'examiner et de mettre à jour de manière efficace les transactions individuelles. Les détails sont décrits dans la section Fonctionnalités disponibles dans le panneau latéral.

Vous pouvez également gérer les pièces jointes associées aux transactions ici, de la même manière que pour les transactions de compte bancaire.

Transactions des Clients

Comment ça marche ?

Afin d'enregistrer les paiements clients dans Flowtly, importez votre relevé bancaire (format MT940) via la section Transactions du menu principal. Flowtly détectera automatiquement les paiements entrants et tentera de les rapprocher des factures clients existantes. Si le système trouve une correspondance, il attribuera la transaction à la facture appropriée dans le profil client concerné. L'onglet Paiements du profil d'un client offre une vue structurée de toutes les factures émises et de leurs paiements respectifs. Si un paiement n'est pas automatiquement rapproché, vous pouvez l'affecter manuellement en sélectionnant la facture sous l'onglet Paiements et en cliquant sur « Assigner la transaction ». Cela ouvrira une fenêtre modale affichant les transactions importées qui n'ont pas été rapprochées ou dont le montant n'a pas été entièrement imputé. Vous pouvez également spécifier le montant de la transaction à cet endroit.

Après cela, la transaction sera liée à la facture, et le statut ainsi que le montant payé seront mis à jour. Vous pouvez supprimer une transaction déjà attribuée. Cela entraînera également un nouveau calcul.

Exemples de cas d'utilisation

• Rapprochement des relevés bancaires : Rapprochez facilement les transactions bancaires importées avec les enregistrements internes pour garantir que tous les mouvements financiers sont comptabilisés et que les écarts sont rapidement résolus.
• Suivi des paiements fournisseurs : Suivez tous les paiements sortants effectués aux fournisseurs, liez-les à des contrats ou projets spécifiques, et assurez-vous que tous les documents justificatifs (tels que factures ou confirmations de paiement) sont joints.
• Gestion des encaissements clients : Affectez automatiquement ou manuellement les paiements clients entrants aux factures en attente, en mettant à jour leur statut de paiement et en conservant un aperçu précis des créances.
• Préparation à l'audit : Assurez-vous que toutes les transactions sont associées aux pièces jointes nécessaires (factures, reçus), ce qui facilite les audits et les contrôles de conformité grâce à un enregistrement centralisé et organisé.