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Automatisez votre intégration : De l'offre à la productivité du premier jour

Bienvenue à un nouvel employé avec une expérience fluide et structurée ! Ce tutoriel vous guidera à travers la mise en place de workflows et de listes de contrôle automatisés dans Flowtly pour gérer l'ensemble du parcours d'intégration des employés. À la fin, vous disposerez d'un système robuste qui garantit la conformité, accélère la productivité et offre un accueil chaleureux dès l'acceptation de l'offre.

1. Concevez votre plan d'intégration : Le modèle de projet

La première étape pour automatiser votre intégration consiste à créer un modèle de projet complet qui englobe toutes les tâches nécessaires. Ce modèle sera dupliqué pour chaque nouvel employé, garantissant cohérence et efficacité.

  1. Naviguez vers les Projets : Depuis votre tableau de bord Flowtly, cliquez sur Projects dans la navigation principale.

  2. Créez un Nouveau Projet : Cliquez sur le bouton + New Project.

  3. Nommez votre Modèle : Donnez à votre projet un nom clair et descriptif tel que "Modèle d'intégration - Général", "Modèle d'intégration - Rôle Commercial" ou "Modèle d'intégration - Ingénierie". Cela vous permet de créer des modèles spécifiques à des rôles si nécessaire.

  4. Ajoutez les phases d'intégration comme sections (facultatif mais recommandé) : Au sein du projet, vous pouvez organiser les tâches en sections comme "Avant le premier jour", "Première semaine", "Premier mois", etc., pour offrir une structure plus claire.

  5. Remplissez les tâches : Commencez à ajouter toutes les tâches individuelles requises pour l'intégration. Pensez largement à travers les départements :

    • Tâches RH :
      • Envoyer la lettre d'offre officielle pour signature électronique.
      • Lancer la vérification des antécédents.
      • Recueillir les documents du nouvel employé (ex: formulaires fiscaux, contacts d'urgence).
      • Inscrire au programme d'avantages sociaux.
      • Planifier la session d'orientation RH.
      • Ajouter l'employé au système de paie.
    • Tâches IT :
      • Commander et configurer l'ordinateur portable/l'équipement.
      • Configurer le compte de messagerie et l'accès au réseau.
      • Accorder l'accès aux logiciels/outils nécessaires (ex: CRM, gestion de projet).
      • Préparer l'installation du bureau (moniteur, clavier, souris).
    • Tâches du manager :
      • Planifier la réunion de bienvenue avec l'équipe.
      • Assigner un parrain ou un mentor.
      • Développer un plan sur 30/60/90 jours.
      • Examiner les projets/responsabilités initiaux.
      • Fournir l'annuaire de l'équipe et les directives de communication.
    • Tâches administratives/installations :
      • Délivrer les cartes d'accès au bâtiment.
      • Préparer le kit de bienvenue (goodies, papeterie).
      • Planifier une visite des bureaux.

  6. Attribuez les rôles et définissez les dates d'échéance :

    • Pour chaque tâche, assignez la personne ou le département responsable (ex: "Chef d'équipe RH", "Support IT", "Manager recruteur"). Cela garantit la responsabilité.
    • Définissez des dates d'échéance dynamiques. Au lieu de dates absolues, pensez en termes de "X jours avant la date de début", "Jour 1", "Fin de la semaine 1", etc. Lorsque vous dupliquez ce projet pour un nouvel employé, vous pouvez facilement ajuster toutes les dates par rapport à sa date de début réelle.

  7. Définissez les dépendances de tâches : C'est crucial pour l'automatisation. Utilisez la fonction de dépendance de Flowtly pour vous assurer que les tâches sont terminées dans le bon ordre. Par exemple :

    • "Configurer le compte de messagerie" dépend de "Commander l'ordinateur portable".
    • "Accorder l'accès au système" dépend de "Configurer le compte de messagerie".
    • "Planifier l'orientation RH" dépend de "Recueillir les documents du nouvel employé". Cela évite les goulots d'étranglement et assure un flux logique.

  8. Ajoutez des descriptions détaillées et des ressources : Pour chaque tâche, incluez des instructions claires, des liens vers des formulaires pertinents, des politiques ou des ressources internes. Cela minimise la confusion pour la personne assignée à la tâche.

    Conseil : Envisagez de créer différents modèles de projets pour différents rôles ou départements si leurs processus d'intégration varient considérablement. Cela permet des expériences adaptées.

2. Intégrez votre nouvel employé : Dupliquer le modèle

Une fois votre modèle prêt, ajouter un nouvel employé et initier son processus d'intégration est rapide et simple.

  1. Créez le profil du nouvel employé :

    • Allez dans Employees dans la navigation principale.
    • Cliquez sur + New Employee.
    • Remplissez les informations de base du nouvel employé (nom, e-mail, rôle, date de début). Ce profil sera le centre de toutes ses données d'employé.

  2. Dupliquez votre modèle de projet d'intégration :

    • Retournez dans Projects.
    • Trouvez votre "Modèle d'intégration".
    • Cliquez sur le menu d'options (généralement trois points) à côté du modèle et sélectionnez Duplicate ou Copy Project.

  3. Personnalisez le projet dupliqué :

    • Renommez le nouveau projet : "Intégration - [Nom du nouvel employé] - [Date de début]".
    • De manière cruciale, ajustez les dates d'échéance de toutes les tâches par rapport à la date de début réelle du nouvel employé. Flowtly devrait vous permettre de décaler en masse les dates en fonction d'une nouvelle date de début de projet.
    • Assignez le nouvel employé comme participant au projet (le cas échéant) ou assurez-vous que les tâches sont correctement assignées à son manager spécifique, son contact informatique ou son représentant RH.

    Conseil : Dans la description du projet dupliqué, liez directement au profil du nouvel employé dans Flowtly. Cela offre un accès rapide à ses détails pour toute personne travaillant sur ses tâches d'intégration.

3. Rationalisez la gestion des documents et les signatures électroniques

Les capacités de gestion de documents de Flowtly sont essentielles pour gérer efficacement les lettres d'offre, les contrats et les accusés de réception de politiques.

  1. Téléchargez les documents clés :

    • Accédez au profil du nouvel employé (depuis l'étape 2).
    • Allez dans l'onglet Documents.
    • Téléchargez la lettre d'offre, le contrat de travail, les politiques de l'entreprise, les accords de non-divulgation et tout autre document requis.

  2. Envoyez pour signature électronique :

    • Pour les documents nécessitant une signature, Flowtly vous permet d'initier une demande de signature électronique directement depuis la plateforme. Sélectionnez le document, spécifiez le signataire (le nouvel employé) et envoyez.

  3. Suivez le statut de la signature :

    • Surveillez le statut de tous les documents envoyés depuis l'onglet Documents ou une section dédiée Signatures dans Flowtly. Vous verrez si les documents sont en attente, signés ou rejetés.

    Conseil : Tirez parti des alertes de rappel de documents de Flowtly. Configurez des rappels automatiques à envoyer au nouvel employé si les documents restent non signés après une certaine date limite, réduisant ainsi les suivis manuels.

4. Attribuez les ressources, les avantages sociaux et les accords

Assurez-vous que votre nouvel employé dispose de toutes les ressources physiques et numériques nécessaires et qu'il est correctement configuré avec les avantages sociaux et les accords.

  1. Gestion des actifs :

    • Si vous utilisez le module Asset Management de Flowtly, attribuez des équipements comme des ordinateurs portables, des moniteurs, des téléphones mobiles ou des licences logicielles directement au nouvel employé.
    • Suivez l'inventaire, les dates d'affectation et les dates de retour.

  2. Inscription aux avantages sociaux :

    • Depuis le profil de l'employé, accédez à l'onglet Benefits.
    • Inscrivez-les aux avantages sociaux appropriés de l'entreprise (assurance maladie, régimes de retraite, programmes de bien-être) et donnez-leur accès aux informations pertinentes.

  3. Accords d'employé :

    • Dans la section Agreements du profil de l'employé, liez-les à leur contrat de travail, à leur horaire de travail ou à tout autre accord pertinent à l'échelle de l'entreprise ou spécifique au rôle.

    Conseil : Intégrez ces attributions de ressources dans vos tâches de projet d'intégration. Par exemple, ayez une tâche "Attribuer un ordinateur portable (IT)" ou "Inscrire aux avantages sociaux (RH)" pour vous assurer que tout est couvert.

5. Communications et notifications automatisées

Les notifications automatisées maintiennent tout le monde sur la bonne voie et garantissent une communication en temps opportun avec le nouvel employé.

  1. Notifications de tâches :

    • Lorsque des tâches sont assignées dans le projet d'intégration, Flowtly enverra automatiquement des notifications aux personnes responsables.
    • Assurez-vous que vos Notification Preferences personnelles sont configurées pour recevoir des alertes pour les tâches qui vous sont assignées ou les projets que vous suivez.

  2. Messages de bienvenue automatisés (facultatif) : Bien que Flowtly ne dispose pas d'un module direct "automatisation des e-mails de bienvenue", vous pouvez planifier des tâches pour les RH ou le manager afin d'envoyer des e-mails de bienvenue ou des annonces internes à des moments spécifiques (par exemple, "Envoyer l'e-mail 'Bienvenue dans l'équipe !' à la date de début").

  3. Invitations au calendrier :

    • Pour les réunions planifiées (orientation RH, présentations d'équipe, entretiens individuels), créez des événements de calendrier dans Flowtly ou liez-les à votre système de calendrier externe. Incluez tous les participants et ordres du jour pertinents.

    Conseil : Utilisez la messagerie interne de Flowtly ou le Action Center pour une communication rapide concernant les tâches d'intégration. Cela centralise toutes les discussions connexes.

6. Surveillez les progrès et assurez la préparation du premier jour

Avec votre système automatisé en place, le suivi des progrès de chaque parcours d'intégration devient sans effort.

  1. Vue du projet :

    • Allez dans la section Projects et filtrez vos projets "Intégration". Vous obtiendrez un aperçu immédiat de tous les processus d'intégration actifs.
    • Suivez visuellement l'achèvement des tâches, les éléments en retard et les dépendances.

  2. Aperçu du profil de l'employé :

    • Le Employee Profile offre une vue globale du nouvel employé, y compris ses documents assignés, ses avantages sociaux et les projets éventuellement liés, vous permettant de vérifier rapidement son statut.

  3. Tableaux de bord et rapports :

    • Tirez parti des tableaux de bord ou des rapports personnalisés de Flowtly pour obtenir des informations sur l'efficacité de votre intégration. Suivez des métriques telles que le temps moyen pour accomplir les tâches d'intégration, les taux de signature de documents ou les éléments en retard.

    Conseil : Révisez régulièrement votre modèle de projet d'intégration. Recueillez les commentaires des nouveaux employés et des managers pour identifier les domaines à améliorer et mettez à jour le modèle en conséquence. Cette optimisation continue garantit que votre processus reste efficient et efficace.

Résumé et prochaines étapes

En mettant en œuvre un workflow d'intégration automatisé dans Flowtly, vous avez transformé un processus traditionnellement complexe et chronophage en une expérience rationalisée, cohérente et conforme. Vous avez veillé à ce que, dès l'acceptation d'une offre, chaque étape nécessaire, document et ressource soit géré systématiquement, menant à un début productif et positif pour vos nouveaux employés.

Prochaines étapes :

  • Affinez vos modèles : Améliorez continuellement vos modèles de projets d'intégration en fonction des commentaires et des besoins évolutifs de l'entreprise.
  • Explorez d'autres intégrations : Recherchez comment Flowtly s'intègre à d'autres outils que vous utilisez (par exemple, SIRH, paie) pour automatiser davantage le transfert de données et réduire la saisie manuelle.
  • Développez des workflows de départ : Appliquez les mêmes principes pour créer des projets de départ automatisés afin d'assurer une transition en douceur lorsque les employés quittent votre organisation.

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