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Contrats Les contrats dans Flowtly définissent les conditions financières de vos engagements — en reliant un budget à un ensemble structuré de lignes de calendrier de paiement. Chaque contrat précise les échéances, les montants et le sens (facture fournisseur ou facturation client), vous offrant une visibilité complète sur les flux de trésorerie engagés. Concepts clés Lignes de calendrier de paiement — éléments individuels définissant le montant, la date d'échéance et le sens du paiement (fournisseur ou client) Lien avec le budget — un contrat est toujours rattaché à un budget, qui constitue l'enveloppe financière de l'engagement Sens — les contrats fournisseurs suivent les coûts à régler ; les contrats clients suivent les revenus attendus Génération automatique des échéances récurrentes — les contrats peuvent générer automatiquement des lignes de paiement récurrentes selon un intervalle défini Pièces jointes — associez directement au contrat des fichiers signés, des avenants ou des documents justificatifs Conditions de paiement — le délai accordé à la contrepartie pour payer, la date à partir de laquelle ce délai court, et si le paiement est dû d'avance ou à terme échu Conditions de paiement Un contrat précise trois éléments concernant la date d'échéance de ses factures, et Flowtly les conserve séparément plutôt que de les regrouper en une seule valeur : Délai de paiement (jours) — le nombre de jours accordés. Compté à partir de — la date à partir de laquelle le délai court : Remise de la facture , Émission de la facture , Début de période ou Un événement . La remise et l'émission sont délibérément distinguées, car ce sont des dates réellement différentes et de nombreux contrats lient le délai à la première. Paiement — si le montant est dû d'avance ou à terme échu. Un délai vide signifie que le contrat ne dit rien à ce sujet. C'est une déclaration différente d'un délai de zéro jour, et différente encore d'un paiement à terme échu — les champs sont donc laissés vides plutôt que remplis par défaut, et l'ouverture d'un contrat n'inscrit jamais une condition que le document ne contient pas réellement. Ces champs apparaissent à la fois sur le contrat lui-même et sur l'écran où un contrat téléversé est examiné, de sorte que les conditions lues dans le document peuvent être vérifiées et corrigées au même endroit où elles ont été trouvées. Documents contractuels Les fichiers de contrat et d'avenant sont joints au dossier du contrat et y sont répertoriés. Un document peut être prévisualisé sur place — le fichier s'ouvre dans un visualiseur sans quitter le contrat — ce qui suffit généralement à confirmer ce qui a été signé. Tout ce que le visualiseur ne peut pas afficher est proposé en téléchargement à la place. Une action Télécharger séparée reste disponible à côté de la prévisualisation, car extraire le fichier signé de Flowtly et le lire sont deux tâches différentes. Exemples d'utilisation Facturation de projet au forfait : Créez un contrat client avec des jalons de paiement mensuels liés à un budget de projet, afin de savoir en permanence ce qui a été facturé et ce qui reste à facturer. Retainer fournisseur : Paramétrez un contrat fournisseur avec des lignes mensuelles récurrentes pour une licence logicielle ou un honoraire de conseil — Flowtly génère les lignes et signale les paiements en retard. Paiements de sous-traitants : Reliez un contrat fournisseur à un budget de projet pour suivre les coûts du sous-traitant par rapport aux dépenses planifiées. Vérifier une condition avant de relancer un paiement : Lisez le délai et la date à partir de laquelle il est compté directement sur le contrat, plutôt que de rouvrir le document signé pour retrouver la clause. Confirmer ce qui a été signé : Prévisualisez le fichier contrat joint sur place pour vérifier un détail, sans d'abord le télécharger. Pages associées Budgets Paiements récurrents Tableau de bord financier Contrôle des coûts Routes de l'application Ouvrir /contracts

Tarifs Tarifs Les tarifs sont un élément essentiel pour la facturation horaire dans Flowtly. Chaque employé peut se voir attribuer un tarif pour différents projets, avec la possibilité de les prolonger, permettant ainsi au système de calculer et de générer avec précision les factures en fonction des heures enregistrées et de la période de validité de chaque tarif. Un employé peut avoir plusieurs tarifs pour un même projet, à condition que leurs périodes de validité ne se chevauchent pas. Les nouveaux tarifs ne peuvent être ajoutés que pour les projets actifs auxquels un client est attribué. Ces tarifs sont toujours associés à des projets ayant un client attribué, garantissant ainsi une imputation précise de tous les coûts liés au projet dans les rapports financiers. Points clés concernant les tarifs dans Flowtly Les tarifs déterminent le coût horaire facturable pour un employé sur un projet spécifique. Ces tarifs sont essentiels pour générer des factures en fonction des heures enregistrées par les employés. Un tarif peut être défini pour tout projet auquel un employé est affecté (à condition que ce projet soit lui-même lié à un client). La devise du tarif est celle définie pour le client auquel le projet est rattaché. Les tarifs peuvent être ajoutés, prolongés ou modifiés pour garantir un suivi précis. Gestion des tarifs Vous pouvez effectuer trois actions principales sur les tarifs dans Flowtly : Ajout d'un nouveau tarif Si un employé est affecté à un projet pour la première fois et qu'aucun tarif ne lui est attribué, suivez ces étapes : Cliquez sur le bouton « Ajouter un tarif » . Sélectionnez le Projet (seuls les projets liés à un client apparaîtront). Indiquez la Fonction de l'employé (cette fonction sera mentionnée sur les factures). Saisissez le Tarif horaire (celui-ci sera exprimé dans la devise du client). Sélectionnez la Date de début (elle est préremplie par défaut avec la date actuelle). Sélectionnez la Date de fin (facultatif). Cliquez sur « Ajouter un tarif » pour enregistrer. Modifier un tarif existant Pour mettre à jour un tarif (par exemple, en raison d'un changement de fonction ou d'une prolongation de la date de fin) : Localisez le tarif sous le projet que vous souhaitez modifier. Cliquez sur l'icône Modifier (crayon) à côté du tarif. Apportez les modifications nécessaires. Cliquez sur « Enregistrer » pour confirmer les modifications. Les managers peuvent également supprimer des tarifs existants en cliquant sur l'icône Corbeille associée à chaque tarif. Note : Les modifications apportées aux tarifs existants impacteront les calculs de facturation à compter de la date de mise à jour. Prolonger le tarif d'un employé La fonction de prolongation est utilisée lorsqu'un tarif employé change à un moment précis. Plutôt que de remplacer un tarif existant, la prolongation permet de suivre l'historique des modifications de tarifs. Cliquez sur Prolonger à côté du projet concerné. La fonction et le tarif sont préremplis avec les valeurs actuelles pour une meilleure visibilité. Ajustez le Tarif horaire au nouveau tarif. La Date de début est préremplie avec la date du lendemain, mais reste modifiable si nécessaire. Indiquez la Date de fin si applicable. Cliquez sur Prolonger le tarif pour appliquer la modification. Note : La prolongation des tarifs offre aux managers une visibilité complète sur l'évolution des tarifs au fil du temps. L'historique des modifications de tarifs est consultable dans le graphique de suivi des tarifs. Impact des tarifs sur la facturation (si le module Factures est actif) Flowtly calcule automatiquement les montants facturables en fonction des heures enregistrées et des tarifs attribués. Les quantités correspondent exactement au temps enregistré La quantité facturée correspond exactement au temps enregistré sur le projet, sans arrondi à la hausse ou à la baisse au quart d'heure près. 15 heures et 46 minutes de travail enregistrées sont facturées 15.77 heures. Des quantités telles que 7.43 sont donc normales sur une facture générée à partir des heures de projet, et sont multipliées par le tarif exactement comme indiqué. Chaque jour enregistré doit être couvert par un tarif Un tarif ne s'applique que dans sa propre plage de dates, à partir de sa Date de début . Le temps enregistré un jour antérieur à cette date n'est pas couvert — situation fréquente lorsqu'un tarif est ajouté ou antidaté après que le travail a déjà été enregistré. Lorsqu'un employé a un ou plusieurs tarifs sur un projet mais qu'aucun ne couvre un jour enregistré, la facture n'est pas générée. Prolongez un tarif existant ou ajoutez-en un nouveau afin que sa plage de dates couvre le temps enregistré, puis générez à nouveau la facture. La vue Gestion du suivi du temps signale ces lacunes lors de la révision du temps enregistré. Un projet sur lequel l'employé n'a aucun tarif se comporte différemment : les heures figurent quand même sur la facture, facturées à zéro. La ligne est visible, ce qui permet de la repérer et de la questionner avant l'envoi de la facture. Aucun jour ne peut être couvert par deux tarifs Les plages de dates des tarifs d'un employé sur un projet ne doivent pas se chevaucher. Lorsque deux d'entre eux couvrent tous les deux un jour enregistré, ce temps a deux prix et il est impossible de choisir entre eux — la facture n'est pas générée. Le conflit est signalé avec la personne, le projet, la date ainsi que les deux tarifs en collision et leurs valeurs, afin qu'il soit clair quelle paire corriger. Donnez au tarif antérieur une Date de fin qui tombe avant la Date de début du tarif ultérieur — l'action Prolonger effectue cette opération — ou supprimez celui des deux qui ne s'applique pas, puis générez à nouveau la facture. L'ajout d'un tarif sans clôturer celui qu'il remplace est la manière habituelle dont un chevauchement apparaît. Lorsqu'un employé a un tarif défini et a enregistré du temps sur un projet spécifique, le manager peut générer une facture directement depuis la page du Rapport des heures travaillées, dans la section Projets. Pour plus de détails, consultez l'article Liste des projets . Exemples de cas d'utilisation Intégration d'un nouvel employé sur un projet client : Attribuez un tarif horaire spécifique pour la fonction de l'employé sur le projet afin de garantir que son temps est facturé avec précision dès le premier jour. Promotion ou changement de fonction d'un employé : Mettez à jour le tarif d'un employé pour refléter ses nouvelles responsabilités ou son expérience accrue sur un projet en cours en utilisant la fonction « Prolonger le tarif » afin de conserver l'historique des modifications. Prolongation de contrat de projet : Prolongez la Date de fin d'un tarif existant lorsqu'un projet est étendu, assurant la continuité de la facturation selon les tarifs convenus. Génération de factures client : Utilisez des tarifs précisément définis et actifs pour calculer automatiquement les montants facturables des services rendus, en fonction des heures enregistrées pour les projets. Pages associées Comptabilité Accords d'employés Routes de l'application Afficher les employés