Émettez vos factures en quelques secondes — directement depuis le travail approuvé

Factures Flowtly propose des outils pour gérer les factures émises, permettant aux utilisateurs de créer, vérifier et envoyer des factures de vente à leurs clients. Ces fonctionnalités garantissent une documentation financière précise pour les services et produits livrés. Créer et gérer les factures émises Flowtly vous permet de créer et de gérer l'ensemble des factures émises à vos clients. Créer une facture : Créez une facture de vente en renseignant les informations du client, la date de facturation, la date d'échéance, ainsi que les lignes correspondant aux services ou produits concernés. Vérifier les détails de la facture : Examinez les lignes de facturation, les calculs et les informations client afin de garantir leur exactitude avant validation. Joindre des documents justificatifs : Ajoutez des documents pertinents directement à vos factures émises, tels que des rapports de projet ou des contrats de service, à titre de référence pour le client. Prévisualiser la facture : Générez un aperçu de la facture afin d'en vérifier la mise en page et le contenu avant l'envoi. Envoyer la facture : Transmettez la facture finalisée à votre client directement depuis le système. Suivre le statut de la facture : Suivez le statut de la facture (en attente, envoyée, payée ou en retard) dans la liste des factures. Rechercher et filtrer les factures La liste des factures propose des outils pour vous aider à retrouver des factures spécifiques parmi l'ensemble de vos factures émises. Rechercher par client ou détails de facture : Utilisez le champ de recherche pour retrouver des factures par nom de client ou toute autre information de facturation. Filtrer par statut : Appliquez un filtre de statut pour n'afficher que les factures dans un état particulier, tel que brouillon, en attente, envoyée ou en retard. Combiner recherche et filtres : Combinez la recherche et les filtres de statut pour affiner les résultats dans la liste des factures. Réinitialiser les filtres : Supprimez les filtres appliqués pour revenir à la liste complète des factures émises. Lignes de coûts périodiques sur les factures Lorsqu'un projet comprend des coûts récurrents s'appliquant à plusieurs actifs, comme plusieurs places de parking ou unités facturées dans la même catégorie, la facture émise regroupe ces charges en une seule ligne plutôt que de lister chaque actif séparément. Ce regroupement se base sur la concordance de la catégorie, du prix unitaire, du mois de facturation, du taux de taxe, de la devise, de l'unité et du projet, garantissant ainsi que le brouillon et la facture finalisée présentent toujours les mêmes lignes regroupées au client. Vérifier les lignes regroupées : Contrôlez la quantité indiquée sur une ligne combinée pour confirmer qu'elle reflète le nombre total d'actifs couverts par cette charge. Se fier à des aperçus cohérents : L'aperçu de la facture correspond toujours à la facture finale émise, car le regroupement est appliqué avant la génération du brouillon. Distinguer les autres types de lignes : Notez que les coûts liés aux relations commerciales, les coûts partagés, les frais refacturés, la consommation des compteurs et les ajustements de facturation manuels restent listés séparément et ne sont pas regroupés. Présentation des lignes de facturation Les lignes des brouillons de facture affichent les noms de catégorie et les unités de manière cohérente, qu'une charge apparaisse en tant que total regroupé ou en tant que ligne individuelle. Cela vous aide à interpréter le libellé de catégorie et l'unité indiqués sur chaque ligne avant d'envoyer une facture à un client. Vérifier la cohérence des catégories : Assurez-vous que les lignes regroupées et individuelles affichent le même nom de catégorie et la même casse pour un même type de charge. Vérifier les unités de mesure : Pour les éléments mesurés, comme les charges basées sur la surface, vérifiez que la ligne affiche l'unité correcte, par exemple des mètres carrés, plutôt qu'une unité générique par défaut. Confirmer la quantité pour les éléments discrets : Pour les charges basées sur un élément discret et dénombrable, comme une place de parking, sans mesure enregistrée, la facture doit indiquer une quantité égale à un. Vérifier avant l'envoi : Contrôlez les lignes du brouillon de facture pour confirmer que les noms de catégorie et les unités correspondent au type de charge sous-jacent avant l'envoi. Exemples de cas d'utilisation Générer une facture pour des services réalisés : Un chef de projet émet une facture à un client après la livraison d'une phase de projet. Envoyer une facture mensuelle récurrente : Un administrateur prépare et envoie une facture mensuelle pour des services de rétention en cours. Vérifier une facture avant l'envoi : Un utilisateur financier vérifie toutes les lignes et les calculs de taxes sur un brouillon de facture avant l'envoi. Confirmer les charges regroupées : Un coordinateur de facturation vérifie qu'une ligne combinée pour plusieurs places de parking reflète la quantité totale correcte avant l'envoi de la facture. Pages associées Factures groupées Envoyer des factures Liste des factures et création Consommation de compteur sur une facture client Aperçu de facture/Rattachement au budget E-mails de facturation Parcours dans l'application Ouvrir les factures

Facturation électronique Le module Facturation électronique de Flowtly permet aux organisations d'envoyer et de recevoir des factures électroniques en conformité avec les exigences réglementaires. Il s'intègre au Système national polonais de facturation électronique (KSeF) pour automatiser l'échange de données de facturation structurées entre votre organisation et ses contreparties . Les factures sortantes créées dans Flowtly peuvent être automatiquement converties au format XML requis et soumises au KSeF. Le module suit le statut de soumission , stocke les numéros de confirmation et signale toute erreur de validation afin que les problèmes puissent être résolus avant qu'ils n'affectent les délais de conformité. La synchronisation des factures entrantes récupère les factures émises à votre organisation depuis le KSeF directement dans Flowtly. Les factures reçues sont rapprochées des enregistrements fournisseurs existants et peuvent être acheminées via des workflows d'approbation , réduisant la saisie manuelle de données et le risque d'erreurs de traitement. Les corrections de factures sont entièrement prises en charge, incluant les factures correctives et les notes de correction. Le module maintient une piste d'audit claire reliant les factures originales à leurs corrections, garantissant que vos registres restent précis et auditables en permanence. Lors de la vérification d'une facture reçue, les champs de montant net et brut acceptent les valeurs négatives, de sorte qu'une facture corrective réduisant ou annulant le montant initial peut être saisie exactement telle qu'elle a été émise. Un montant net négatif associé à un montant brut négatif correspondant est accepté comme valide et n'est pas signalé comme une erreur. Exemples de cas d'utilisation Soumettre automatiquement les factures de vente sortantes au KSeF lors de leur approbation dans Flowtly. Synchroniser les factures d'achat entrantes depuis le KSeF et les acheminer pour approbation interne. Générer et soumettre des factures correctives lorsque des erreurs de facturation sont identifiées. Surveiller le statut de toutes les factures soumises et résoudre rapidement les erreurs de validation XML. Maintenir une piste d'audit complète de tous les échanges de factures électroniques pour la conformité réglementaire. Pages associées Factures Groupes de taxes Contreparties Routes de l'application Ouvrir /e-invoicing

Factures en masse Les factures en masse dans Flowtly rationalisent le processus de génération de plusieurs factures en une seule fois, faisant gagner un temps considérable aux organisations qui gèrent un volume important de projets facturables ou de missions clients. Au lieu de créer chaque facture individuellement, le module de facturation en masse vous permet de sélectionner plusieurs projets ou saisies de feuilles de temps et de générer les factures correspondantes en une seule opération groupée . Le module est particulièrement précieux pour les entreprises de services qui facturent leurs clients selon un cycle régulier. En extrayant les données directement des projets et des feuilles de temps enregistrées, la génération de factures en masse réduit la saisie manuelle de données, minimise les erreurs et garantit que tout le travail facturable est capturé avec précision. Chaque facture générée peut être examinée et ajustée avant finalisation. La facturation en masse s'intègre aux fonctionnalités plus larges de facturation et de gestion financière de Flowtly, ce qui signifie que les factures générées suivent les mêmes conventions de numérotation, règles fiscales et workflows d'approbation que celles créées individuellement. Cette cohérence garantit que vos registres financiers restent propres et auditables, quelle que soit la méthode de création des factures. Exemples de cas d'utilisation Facturation mensuelle des clients : Générer les factures de tous les projets clients actifs à la fin de chaque cycle de facturation, assurant une facturation ponctuelle et complète. Facturation basée sur les feuilles de temps : Convertir les saisies de feuilles de temps approuvées en factures en masse, facturant précisément les clients pour les heures travaillées sur plusieurs projets. Rapprochement de fin de trimestre : Créer par lot les factures pour tout travail non facturé à la clôture d'un trimestre afin de garantir une reconnaissance correcte des revenus. Clients multi-projets : Générer des factures séparées pour chaque projet d'un même client en une seule opération, maintenant des registres de facturation clairs au niveau du projet. Pages associées Factures Projets Groupes de taxes Routes de l'application Accéder à la section Factures en masse