Le banc et les réservations provisoires
Trouver un manque dans le plan n'est que la moitié du travail ; l'autre moitié consiste à savoir qui peut le combler. Le banc garde cette réponse à l'écran en permanence, de sorte que combler un manque ne signifie pas quitter la page et perdre sa place.
Le banc
Le banc est une barre épinglée en bas de la page Resourcing. Elle reste en place pendant que la grille défile, et liste tous ceux qui ont encore de la capacité dans la période actuellement affichée — les plus disponibles en premier, afin que les personnes avec lesquelles il vaut la peine de parler en premier apparaissent en tête.
Chaque personne apparaît sous la forme d'une puce indiquant quelle part de son temps n'est pas engagée, par exemple 60% libre en moy.. Le nombre à côté du titre — 8 libres — indique combien de personnes ont de la place. Les personnes entièrement réservées sont complètement exclues : elles ne sont pas disponibles, donc elles ne sont pas proposées.
Changez la période et le banc change avec elle. Une personne libre en septembre n'est pas sur le banc pendant que vous regardez juillet.
Utilisez la flèche sur le titre Banc pour réduire la barre quand vous voulez la pleine hauteur pour la grille, et pour la rouvrir ensuite.
Lisez le pourcentage comme une moyenne sur la période. 40% libre en moy. signifie que, moyennée sur chaque semaine de la période affichée, 40% du temps de cette personne n'est pas engagé — pas que 40% est libre dans chacune de ces semaines. Quelqu'un réservé à temps plein pendant sept semaines sur neuf et inactif les deux dernières se lit comme environ 22% libre, et quelqu'un sans aucune réservation se lit comme 100%. Le chiffre évolue avec ce qui est effectivement réservé, de sorte que deux personnes sont véritablement comparables par lui, et la barre est triée selon le même chiffre qu'affichent les puces.
Une moyenne n'est cependant pas une image semaine par semaine. Une personne libre à 40% en moyenne pourrait être libre la moitié de chaque semaine, ou complètement libre deux semaines sur cinq — et ce sont des réponses différentes à peut-elle prendre ça en charge. Développez le rôle et vérifiez les semaines individuelles avant d'étendre une réservation sur plusieurs d'entre elles.
Le pourcentage est une part du contrat propre à cette personne. Un temps partiel sur trois jours par semaine sans aucune réservation se lit comme 100% libre, pas comme une fraction d'une semaine à temps plein. De cette façon, le banc s'accorde avec ce que le reste de Flowtly dit sur la même personne, et un temps partiel avec une vraie disponibilité ne semble pas presque plein.
Lorsque le détail hebdomadaire derrière une personne n'est pas disponible, la puce se rabat sur le signalement de sa meilleure semaine à la place, et le dit — l'étiquette nomme lequel des deux relevés vous regardez, de sorte qu'une moyenne n'est jamais confondue avec le meilleur cas.
Entièrement réservé est un conseil, pas un verrou. Une fois que quelqu'un n'a plus de place nulle part dans la période, il se lit comme indisponible et tombe de la barre. C'est la page qui répond à qui peut prendre ça confortablement — elle ne dit pas que la personne ne peut pas être réservée du tout.
Quelqu'un peut quand même se retrouver au-dessus d'une semaine complète, et parfois c'est le bon choix. Parce que les provisoires ne sont pas comptées comme couverture, deux provisoires pour la même personne peuvent chacune sembler abordables séparément ; c'est la confirmation qui s'additionne, et la grille marque tout le monde au-dessus de 100% en rouge, de sorte que le coût est visible plutôt qu'enfoui.
Ce qui n'arrivera pas, c'est que Flowtly le suggère. Une personne sans place n'est jamais proposée sur le banc, et faire glisser quelqu'un sur un rôle ne réserve jamais plus que le temps qu'il a effectivement de libre — donc dépasser une semaine complète est toujours une décision que vous avez prise, pas une suggestion de la page.
Il y a une limite stricte à 125%. Confirmer une réservation qui ferait dépasser quelqu'un ce seuil est refusé catégoriquement, et le message indique de combien cela aurait dépassé.
Quand personne n'a de place, la barre le dit clairement : Tout le monde est entièrement réservé dans cette fenêtre.
Esquisser une réservation
Faites glisser une personne du banc sur un rôle dans la grille, et déposez-la sur la colonne dans laquelle vous souhaitez la réserver. Les rôles se mettent en évidence pendant que vous faites glisser, il est donc clair où une puce peut atterrir.
Le dépôt crée une réservation provisoire :
- Elle couvre la colonne sur laquelle vous avez déposé — une semaine dans la vue Mois, une quinzaine dans la vue 90 jours, où chaque colonne représente deux semaines. (La dernière colonne d'une période de 90 jours est parfois une seule semaine, et un dépôt là réserve cette semaine seule.)
- Sa taille correspond à la capacité libre indiquée sur la puce, et jamais au-dessus de 100%, de sorte que le dépôt lui-même ne peut surréserver personne.
Pour réserver un plus long tronçon, déposez une fois et étendez ensuite la provisoire avec les poignées décrites ci-dessous.
Si une réservation ne peut pas être créée, la page dit pourquoi et la provisoire est à nouveau supprimée. Les deux raisons sont distinguées plutôt que devinées : un refus parce que le dépôt réserverait quelqu'un au-delà de sa capacité se lit différemment d'un refus parce que vous n'avez pas la permission, et le message nomme lequel c'était.
Le glisser-déposer est actuellement le seul moyen de créer une réservation depuis cette page.
Ce qu'est une provisoire
Une provisoire est une proposition. Elle est sauvegardée et vos collègues peuvent la voir, mais elle n'est pas une couverture.
Les provisoires apparaissent comme un contour en pointillés sur la cellule, et l'étiquette indique 40% prov.. De manière cruciale, les réservations provisoires sont exclues de tout chiffre de couverture dans la grille : les pourcentages de rôles, les moyennes de projet et les avertissements de surcapacité ne comptent que les réservations confirmées. C'est ce qui rend les provisoires sûres pour expérimenter — esquisser trois options de dotation ne fait pas paraître un projet doté trois fois.
La conséquence pratique mérite d'être connue : un rôle qui n'a que des réservations provisoires se lit toujours comme non couvert. Ce n'est pas une erreur. Rien n'est encore engagé.
Confirmer une provisoire
Développez le rôle pour voir les personnes qui y sont affectées. La ligne d'une personne provisoire porte un bouton Confirmer ; le sélectionner transforme la provisoire de cette personne sur ce rôle en une vraie réservation. Dès ce moment, elle compte comme couverture partout, et le contour en pointillés devient une barre solide.
Confirmer fonctionne pour une personne et un rôle à la fois. Il n'y a pas de tout-confirmer.
Confirmer nécessite le rôle d'Approbateur Resourcing, qui est une permission plus étroite que celle qui permet de créer la provisoire. Proposer et s'engager ont été délibérément séparés : toute personne ayant le rôle de Responsable Resourcing peut esquisser une réservation, mais la transformer en engagement sur lequel l'entreprise compte est une décision réservée aux approbateurs désignés. Les administrateurs ont les deux.
Sans ce rôle, le bouton Confirmer est toujours visible dans la ligne, mais grisé, et le survol explique pourquoi : La confirmation d'une provisoire nécessite le rôle d'Approbateur Resourcing. Demandez à un administrateur de l'accorder. Il est laissé visible intentionnellement — un planificateur doit pouvoir voir que cette étape existe et nécessite une approbation, plutôt que de trouver le bouton manquant et conclure que la fonctionnalité est cassée. Proposer et s'engager expose quel rôle couvre quoi.
Annuler une confirmation
La ligne d'une personne confirmée porte un bouton Annuler la confirmation, le miroir de Confirmer : il retransforme sa réservation sur ce rôle en provisoire. L'engagement est libéré, la barre revient à un contour en pointillés, et le temps cesse de compter comme couverture — donc une confirmation faite trop tôt n'est pas quelque chose avec lequel vous devez vivre. La modification est sauvegardée et survit au rechargement de la page.
Annuler une confirmation ne peut jamais provoquer de surréservation, car elle ne supprime que le temps engagé.
Annuler une confirmation nécessite également le rôle d'Approbateur Resourcing, pas seulement confirmer. Libérer un engagement est aussi conséquent que d'en prendre un, et c'est la première des deux étapes qui mènent à la suppression d'une réservation confirmée — donc les deux extrémités de l'engagement sont tenues par la même permission.
Comme pour Confirmer, le bouton Annuler la confirmation reste visible sans ce rôle et est grisé, expliquant au survol que transformer une allocation confirmée en provisoire nécessite le rôle d'Approbateur Resourcing.
Supprimer une provisoire
La ligne d'une personne provisoire porte un petit bouton corbeille à côté de Confirmer. Il supprime cette provisoire du plan entièrement — la proposition disparaît de la grille plutôt que de s'attarder comme une suggestion que personne n'a l'intention d'honorer.
Parce que c'est la seule action sur la page qui ne peut pas être annulée, elle demande d'abord, nommant la personne dont la provisoire est sur le point de disparaître. Rien n'est supprimé avant que vous n'acceptiez.
Seules les provisoires peuvent être supprimées. Une réservation confirmée n'a pas de bouton corbeille, et la modification serait refusée même si elle était tentée. C'est délibéré : le temps confirmé est un engagement sur lequel quelqu'un compte, donc le supprimer demande deux étapes délibérées plutôt qu'un seul clic. Annulez d'abord la confirmation, puis supprimez. Cette étape supplémentaire existe pour que le travail engagé ne disparaisse jamais d'un seul mauvais clic.
Supprimer une provisoire n'affecte jamais les chiffres de couverture de personne, car les provisoires n'ont jamais été comptées comme couverture au départ.
Supprimer une provisoire ne nécessite pas le rôle d'Approbateur — créer une provisoire et la retirer sont tous deux des propositions, et une proposition que vous pouvez faire est une que vous pouvez reprendre.
La suppression est permanente. La réservation n'est pas archivée ou masquée ; elle est partie, et ne réapparaîtra nulle part dans le plan. Flowtly conserve un enregistrement de la suppression — qui l'a supprimée et quand — mais cet enregistrement est la seule trace restante, et n'est pas quelque chose que vous pouvez consulter depuis cette page. Si l'identité de la personne qui a supprimé une provisoire est importante, demandez à votre administrateur Flowtly.
Ajuster la durée d'une provisoire
Les deux petits contrôles sur la ligne d'une provisoire l'étendent ou la raccourcissent d'une semaine à la fois, depuis la fin. C'est ainsi qu'une réservation croît au-delà de la colonne unique dans laquelle elle a été déposée.
La date de début ne peut pas être déplacée ici. Pour démarrer une réservation plus tard, déposez la personne sur la colonne où vous souhaitez qu'elle commence, plutôt que de déposer plus tôt et de rogner au début.
Modifier la durée ou le pourcentage d'une provisoire, c'est proposer, pas s'engager, donc le rôle de Responsable Resourcing suffit — le rôle d'Approbateur n'est nécessaire pour aucun des deux.
Ce que Flowtly enregistre
Chaque modification qu'une personne apporte à une réservation est enregistrée, ainsi que qui l'a faite et quand : la créer, la confirmer, annuler la confirmation, modifier ses dates ou son pourcentage, et la supprimer. L'enregistrement est conservé indéfiniment.
Les réservations provenant d'un plan importé sont l'exception, y compris les modifications qui leur sont apportées ici. Elles sont reflétées depuis ce plan plutôt qu'créées sur cette page, et re-reflétées à chaque fois qu'il est appliqué à nouveau, de sorte que le rapport propre de l'import est leur enregistrement.
Il n'y a pas de vue historique sur la page Resourcing, donc ce n'est pas quelque chose que vous pouvez consulter pendant que vous planifiez. Elle existe pour qu'une question posée plus tard — qui a engagé cette personne, qui a libéré cette réservation, qui a supprimé la provisoire qui était là — ait une réponse.
Exemples d'utilisation
- Trouvez le rôle ouvert dans le projet du mois prochain et comblez-le depuis le banc sans quitter la page.
- Esquissez deux façons de couvrir le même rôle comme provisoires, comparez la grille et confirmez la meilleure.
- Vérifiez qui est vraiment libre avant d'accepter la date de début d'un nouvel engagement.
- Comparez les puces de deux personnes pour voir laquelle est la plus disponible sur la fenêtre, plutôt que laquelle a par hasard une seule semaine tranquille.
- Réservez quelqu'un pour la seule semaine où le projet est en manque, plutôt que pour tout le trimestre.
- Étendez une provisoire semaine par semaine jusqu'à ce qu'elle couvre le tronçon dont le projet a réellement besoin, puis confirmez-la.
- Libérez une réservation confirmée trop tôt, afin que la personne s'affiche à nouveau comme disponible pendant que les plans évoluent.
- Utilisez le comptage du banc comme lecture hebdomadaire de la capacité non engagée que l'équipe porte.